Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Характеристика существующих бизнес-процессов).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом». В данном курсом проекте, рассмотрен пример внедрения системы автоматизации - документооборота в компании «Gate».

Структура курсового проекта состоит из двух частей.

В первой части подробно описано само предприятие и его проблемы. А так же прописаны: структура предприятия, детализация нулевого уровня, узкие места в алгоритме реализации заказа, и предложены варианты их устранения.

Во второй части будет произведен расчет рентабельности. А также рассмотрен практический пример СУБД.

Объект исследования: производственная компания «Gate».

Предмет исследования: документооборот, автоматизация сбора данных.

Цель курсового проекта: реализация автоматизации бизнес процессов.

Задачи курсового проектирования:

Определение узких мест в документообороте предприятия.

Описание и проектирование бизнес процессов.

Проектирование и реализация СУБД

Описание всех стадий заказа

Выполнение контрольного примера.

Глава 1. Аналитическая часть.

Компания «GATE» специализируется на установке автоматических ворот, пандусов и входных групп промышленного назначения.

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

1) Все входные и выходные информационные потоки в структуре предприятия, записаны на рисунке 1, так же на рисунке 1 представлена структурно-функциональная диаграмма, организации деятельности предприятия, соответствующая бизнес-процессу, протекающему на предприятии до внедрения ИС, проектируемой в данной работе. Данная диаграмма построена с использованием принципов стандарта - IDEF0.

Рисунок 1 Структурно-функциональная диаграмма организации «Gate»

В деятельности компании «Gate» можно выделить следующие функциональные направления, связанные между собой на макроуровне и тесно взаимосвязанные (Рисунок 2):

Оформление заказа;

Заявка на расчет;

1. Договор;

Согласование документации;

Разработка проекта.

Рисунок 2 Детализация нулевого уровня функциональной диаграммы бизнес процессов компании «Gate»

Данные функциональные блоки взаимосвязаны по входам и выходам, а значит, в комплексе составляют единый бизнес-процесс компании «Gate».

Итоговыми документами являются отчеты, передаваемые непосредственно руководителю предприятия, для принятия оперативных решений. А также после завершения проекта отправляются данные статистики.

Среди функций управления, приведенных выше на диаграммах (Рисунок 1,Рисунок 2), осуществляемых на предприятии «Gate» необходимо выделить ту совокупность функций, для которых будет разрабатываться проект автоматизации. Очевидно, что в связи с обоснованием тематики данного проекта, в качестве комплекса задач автоматизации будут выбраны те, которые касаются оформления и проектирования заказа.

Данный участок важен, так как он наиболее требователен к временным ресурсам и выполняется с помощью ручного труда. Так же на данном участке часто происходят ошибки человеческого фактора, что плохо сказывается на сроках сдачи объектов и в целом на имидже фирмы. Так же с помощью автоматизации документооборота мы сократим себестоимость продаж, что позволит стать более конкурентоспособными.

Подробнее рассмотрим этот участок:

Клиент приходит в офис, делает заказ на разработку проекта, в этот момент еще один клиент отправляет документы на расчет удаленно. При нынешней системе менеджеру придется уделить внимание удаленному клиенту, вынудив подождать очного клиента. Что вызывает дискомфорт у второго.

После внедрения ИС менеджер может перенаправить удаленного клиента напрямую в проектный отдел, а договор составить и внести в базу данных позже. При этом в базе об отсутствии договора в пакете документов будут оставлены отметки в примечаниях. И менеджер не сможет забыть об этом.

Автоматизация управления документооборотом в первую очередь затронет отдел продаж (оформление заказов) и проектный отдел (разработка проекта) при последующих работах в пакет документов будут вноситься незначительные поправки.

Также в числе основных достоинств внедрения ИС в компанию является отказ от бумажного внутреннего документооборота.

Решение о внедрении ИС принимает непосредственно директор компании.

Описание перечня результатных показателей, рассчитываемых на базе использования совокупности исходных показателей, в процессе выполнения этих функций. Главным показателем эффективности разрабатываемого проекта, будет уменьшение трудозатрат и времени на участке от заказа до цеха.

Значение задержки оформления заказа в цех рассчитывается по Формуле 1.

Формула 1 Значение задержки

Где

• – Время оформления договора отделом продаж.
• – Время оформления проекта отделом продаж.
• – Время оформления проекта отделом конструкторов.
• – Количество времени между фактом подачи заявки от клиента и передачей документации в производственный цех.
• – Время неоправданной задержки в документообороте.

Для , вычислены среднеарифметические значения.

– в предыдущем отчетном периоде составила 654 рабочих дня.

Что привело к потерям, в виде выплат неустоек клиентам, на сумму 89 567р. Что в свою очередь равно 358,2 чел/часам.

Статистика собирается вручную: сверкой дат на документах, что приводит к еще большим трудозатратам. В проектируемой ИС просчет статистики автоматический и может контролироваться ежедневно.

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

Рисунок 3. Схема бизнес-процессов в случае ошибки оформления заказа

Рисунок 3 наглядно показывает пример задержки оформления проекта. Связано это с тем, что специалисты отдела продаж некомпетентны в вопросах технических возможностей цеха и совместимости материалов. Намного реже случается, когда к конструктору возвращается проект из цеха с поправками. Поэтому мы сосредоточили свое внимание на взаимодействии конструкторов и отдела продаж. Даже самые малейшие поправки конструктора, могут задержать проект на месяцы. Связано, это с тем, что специалист отдела продаж постоянно занят новыми клиентами. Проект, требующий поправок, может пролежать у него на столе. 3 недели. Затем он снова пойдет на согласование и вернется к конструкторам.

Когда проектируемая информационная система закончит свое внедрение - ожидается, что подобные ошибки будут устранены в корне.

Достичь этого позволит он - лайн доступ к проекту. В программу вводится URL– адрес на проект, находящийся в облаке. Таким образом, конструктор может осуществить проверку, сразу после подписания договора клиентом, и сообщить о недочетах, до того как клиент уйдет из офиса. Таким образом, 90% ошибок удастся избежать.

1.3 Характеристика документооборота, возникающая при решении задачи

Схема документооборота компании (Таблица 1) разрабатывалась, основываясь на основных положениях оптимизации.

Таблица 1. Схема документооборота компании

Трудовые затраты при ручной обработке документов в существующем варианте. (Таблица 2). Все расчеты проводились при следующих равных условиях:

- Каждый документ формируется одним сотрудником;

- Часовая тарифная ставка сотрудника по данным бухгалтерии составляет в среднем 250 руб.

Таблица 2. Расчет трудовых затрат при ручной обработке документов.

Трудоемкость обработки одного документа с учетом использования клавишных вычислительных машин в соответствии с формулой (2, 3, 4) составит: T_0м = 498,45 (чел./час.)

При ручной обработке рассчитываются следующие типовые показатели:

Формула 2 Трудоемкость обработки одного i-ого документа (T_Оi):

(2)

Формула 3. Трудовые затраты при ручной обработке (Т_О):

(3)

Формула 4. Стоимостные затраты при ручной обработке (С_О):

(4)

Где , , , , - соответственно объем символов записи, объем логических преобразований, объем символов сложения, объем символов умножения и объем символов деления в i-ом документе;

N – количество документов, обрабатываемых вручную;

p – часовая тарифная ставка сотрудника;

K_g – коэффициент, учитывающий дополнительную заработную плату, отчисления на социальное страхование, косвенные и накладные расходы. K_g = 0,53 ÷ 0,85

Итого на каждый документ расходуется:

T₀₁ = 0,170 (чел./час.);122,8

T₀₂ = 0,429 (чел./час.);262,2

T₀₃= 0,197 (чел./час.);120,2

T₀₄ = 0,044 (чел./час.);26,84

T₀₅ = 0,135 (чел./час.);68,58

T₀₆ = 0,103 (чел./час.);52,705

T₀₇ = 0,166 (чел./час.);84,455

T₀₈ = 0,0272 (чел./час.);133,37

Общие трудовые затраты за год при ручной обработке согласно формуле  (3) составят:

T_0Р = 871,09 (чел./час.);

Общие стоимостные затраты за год при ручной обработке, рассчитанные по формуле  (4) составят:

C_0Р = 871,09× 250 × (1 + 0,7) = 370213,25 (руб.);

Расчет затрат при машинной обработке документов.

При машинной обработке рассчитываются следующие показатели:

Формула 5. Трудоемкость операции

(5)

Формула 6. Трудоемкость операции Т_jЭВМ

(6)

где:

, - трудоемкость j-ой операции и обработки на ПЭВМ соответственно;

- объем работы на j-ой операции;

- среднечасовая норма выработки на j-ой операции;

- машинное время решения задачи на ЭВМ.

В таблице 3 приведен расчет операционных затрат при машинной обработке документов. Расчеты проведены в соответствии с формулами (5) – (6).

Расчет операционных затрат при машинной обработке документов в базовом варианте

В проектируемой ИС два вида отчетов генерируются автоматически и не требуют участия менеджера это:

1. Статистика по статусу
2. Статистика по менеджерам

Таблица 3. Расчет операционных затрат при машинной обработке.