Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом» (Характеристика существующих бизнес-процессов).pdf

Общие трудовые затраты за год при машинной обработке составят:

T_0м = 498,45 (чел./час.);

Общие стоимостные затраты за год при ручной обработке, рассчитанные по формуле  (4) составят:

C_0м = 498,45× 250 × (1 + 0,7) = 211841,25 (руб.);

Сравнение расходов на обработку документов

Таблица 4. Сравнение расходов

Из расчетов мы видим экономическую целесообразность внедрения информационной системы, если прибавить к этой экономии сумму ежегодных выплат неустоек (89 567р), то окупаемость проекта будет минимальной.

Как правило, неустойки возникают из-за нарушения главного положения системы документооборота. А именно, исключение возвратного движения документов в системе. Также система исключит такие проблемы существующей практике как:

• Простой в работе менеджеров и конструкторов
• Задержка отправки проекта в работу по причине не сделанного вовремя заказа поставщику материалов
• Перерасход материала или заказ не нужных позиций
• Высокая трудоемкость обработки информации
• Трудоемкий сбор статистики
• Исключение ошибок менеджеров с точки зрения технических аспектов проекта
• Информация о статусе заказа в режиме реального времени

Исходя из описанных недостатков и расчетов, возможно, вычислить среднегодовую экономию от использования системы.

Формула 7. Расчет среднегодовой экономии

; (7)

С_эк =158372+89 567= 247 939р

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В нашей сфере производства вполне возможно обойтись унифицированными формами документов. Решено ИС полностью адаптировать под основные документы и контроль за сроками.

При самостоятельной разработке формы отчетов ИС должна следовать трем основным принципам: обязательный минимум, унификация и стандартизация.

Минимальные требования. При разработке формы первичного документа в него обязательно нужно включить реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование составителя документа;

содержание факта хозяйственной жизни;

наименование должностей лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события;

Унификация - создание единообразной системы реквизитов и их размещения для каждого вида документов. При этом решается задача типизации форм для их многократного применения, повышения качества работы, снижения трудоемкости при обработке документов, информационной совместимости документов.

При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных документов с оперативной информацией целесообразно использовать комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с проектной документации и договоре, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в базу данных.

При построении экранных форм для документов с постоянной информацией, таких как договора, следует применить анкетную форму расположения реквизитов удобную для выполнения этих операций.

В основе выбора экранных форм должны лежать принципы минимальной трудоемкости, и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени восприятия результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности в выполнения этих операций.

Классификатор — это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание экономической информации, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения.

По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов: международные, общегосударственные, отраслевые и локальные классификаторы.

Так как наши компания действует только на территории России, классификаторы будут использоваться отраслевые.

Рассмотрим основные характеристики некоторых СУБД — лидеров на рынке. В рассматриваемую группу программных продуктов вошли:

dBASEIV 2.0;

MicrosoftAccess;

Microsoft FoxPro 2.6 for DOS;

Microsoft FoxPro 2.6 for Windows;

Paradox for Windows, версия 4.5 компании Borland.

Производительность СУБД оценивается:

временем выполнения запросов;

скоростью поиска информации;

временем выполнения;

скоростью создания индексов и выполнения таких массовых операций, как обновление, вставка, удаление данных;

максимальным числом параллельных обращений;

временем генерации отчета.

Выбрана иерархическая логическая организация файловой системы.

Рисунок 4. Организация файловой системы.

Заявка на расчет

Договор

Проект

Акт проверки качества

При написании базы данных использовалась система квалификации, и кодирования информации не предполагается. Кодирование информации не будет использоваться, потому как в данной задаче не целесообразно реализовывать кодирование информации.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Разрабатываемая система предназначена для работы в операционной системе Windows. Программа должна работать в любой операционной системе семейства Windows: WindowsXP, 7, 8, а также на серверных вариантах этой операционной системы. Такой выбор объясняется развитым удобным графическим пользовательским интерфейсом данного семейства операционных систем, а также ее популярностью на российском рынке. Многие компании - разработчики программного обеспечения, в том числе разработки СЭД (Система электронного документооборота), также ориентированы на семейство операционных систем Windows.

Эта операционная система имеет очень большой набор утилит и служебных программ, предназначенных для администрирования, управления сетью и диагностики системы, а также прикладных приложений.

В последнее время особую популярность приобретает операционная система Linux и ее производные. Однако, самые популярные разработчики СЭД не выпускают программное обеспечение под данную операционную систему.

В Access, возможно изменять права доступа, чтения и редактирования документов.

Доступ к данным посредством языка SQL–это самый важный фактор в выборе корпоративной СУБД.

Язык запросов SQL реализован в целом ряде СУБД для различных типов ЭВМ либо как базовый, либо как альтернативный. Является международным стандартом языка запросов. Язык SQL предоставляет развитые возможности удаленного обращения.

СУБД имеют доступ к данным SQL в следующих случаях:

базы данных совместимы с ODBC (OpenDatabaseConnectivity — открытое соединение баз данных);

реализована естественная поддержка SQL-баз данных;

возможна реализация SQL-запросов локальных данных.

Многие СУБД могут подключаться к входным SQL- подсистемам с помощью ODBC или драйверов, являющихся их частью.

Access 2.0 и Paradox for Windows работают с источниками SQL-данных, совместимых с системой ODBC.

FoxPro (for dos и for Windows) поставляются с дополнительными библиотеками, которые обеспечивают доступ к SQL-базам данных.

Можно напрямую управлять базами данных Access с помощью языка SQL и передавать сквозные SQL-запросы совместимым со спецификацией ODBC SQL-базам данных, таким, как MS SQL Server и Oracle, так что Access способна служить средством разработки масштабируемых систем: клиент-сервер.

Также тот факт, что Access гораздо ближе других СУБД соответствует реляционной модели, по надежности сохранения целостности данных на уровне базы данных делает эту систему самой привлекательной для наших целей. Правила хранятся вместе с базой данных и автоматически соблюдаются основные требования, предъявляемые к выбираемой технологии проектирования:

• созданный с помощью этой технологии проект должен отвечать требованиям компании;

• технология должна максимально отражать все этапы проекта;

• должна обеспечивать минимальные трудовые и стоимостные затраты при её использовании;

• обеспечивать надежность процесса эксплуатации проекта;

• технология должна способствовать простому ведению проектной документации.

Методы проектирования АИС можно классифицировать по степени использования средств автоматизации.

По степени автоматизации различают:

• ручное проектирование, при котором проектирование компонентов АИС осуществляется без использования специальных инструментальных программных средств, что приводит к удорожанию ИС.

• компьютерное проектирование, при котором генерация или конфигурация (настройка) проектных решений производится с использованием специальных инструментальных программных средств.

Методы проектирования:

Метод "снизу-вверх".

В этом случае, при наличии квалифицированного штата программистов, вполне сносно будут автоматизированы отдельные, важные с точки зрения руководства рабочие места. Общая же картина "автоматизированного предприятия" просматривается недостаточно хорошо, особенно в перспективе.

Метод "сверху вниз".

Учитывая тот факт, что ядром ИС безусловно является аппарат, обеспечивающий автоматизированное ведение аналитического учета, большинство фирм начали с детальной проработки данной проблемы. Системы были спроектированы "сверху", т.е. в предположении, что одна программа должна удовлетворять потребности всех пользователей после минимальных доработок.

Именно метод "сверху вниз" подходит нам для реализации проекта.

Глава 2. Практическая часть.

2.1 Информационная модель и её описание

В данном проекте можно выделить следующие категории функций:

• функции ввода информации в справочник клиентов
• функции ввода данных о проекте
• функции получения бланков отчетности

Каждая из этих категория относится к подсистеме ведения справочников, подсистеме ввода документов и подсистеме получения бланков отчетности.

Приложение обеспечивает удобный и понятный диалог пользователя с программой для вызова всех функций. Работа с программой производится через главную форму приложения и через кнопки панели быстрого запуска, дублирующие соответствующие пункты меню. Главная форма приложения кроме предоставления основного интерфейса доступа ко всем функциям приложения.

Первая группа экранных форм предоставляет пользователю доступ к подсистеме ведения справочников системы. Эта группа экранных форм вызывается из главного меню программы «Таблицы». Каждый подпункт этого пункта меню соответствует вызову экранной формы, которая позволяет редактировать соответствующий справочник.

Все экранные формы просмотра и редактирования справочников похожи друг на друга и позволяют выполнять функции просмотра списка справочника, ввода новых данных в справочник, редактирования существующих данных и удаления имеющихся данных.

Далее представлен сценарий диалога.