Файл: Проектирование организации (Понятие проектирования организации)..pdf

В предыдущих разделах было определено, что проектирование организаций представляет собой оптимизацию деятельности организаций, которые уже существуют, либо формирование организационных структур вновь создаваемых предприятий. Организационное поведение имеет огромное значение, так как дает возможность сформировать систему с характеристиками, которые заданы заранее и установлены заранее. Такие данные обычно состоят в проектной документации^[15].

При проектировании организаций необходимо учитывать следующие принципы организационного проектирования, реализация которых должна быть закреплена в документах организации, таких как трудовой договор, должностные инструкции, рабочий проект и других^[16].

Принцип разделения функций. Данный принцип представляет собой разделение функций всех сотрудников в зависимости от закрепляемых подразделений. Это необходимо для того, чтобы исключить вероятность возникновения непонимания того, кто, за что несет ответственность. К примеру, бухгалтера относятся к подразделению бухгалтерии, менеджер по персоналу относится к подразделению отдела кадров и т.д.

Принцип разделения полномочий и ответственности (между руководством должны быть разделены объем полномочий, который должен быть достаточен для того, чтобы нести ответственность Полномочия должные быть у каждого руководителя и сотрудника и, следовательно, должна быть ответственность, соответствующая этим полномочиям).

Принцип обеспечение вертикали власти (формирование системы, при которой управляющие воздействия передаются по вертикали с верхнего уровня управления до нижнего уровня и обратно без потерь и искажений) ^[17].

Принцип единоначалия. Суть данного принципа состоит в том, что существует некое единоначалие, то есть существует только один непосредственный руководитель и его заместитель. В отсутствие руководителя все сотрудники подчиняются заместителю руководителю.

Принцип единства действия (все действия должны быть направлены на достижение поставленной цели и не противоречить ей).

Принцип демократического централизма (действовать по указаниям, а не на свое усмотрение и, как следствие, формирование системы организационно-распорядительной документации организации) ^[18].

Принцип централизации. Суть данного принципа состоит в том, чтобы обеспечить централизованное хранение документации. Причем данная документация должна храниться в одном общем месте. Это может быть единый архив или единая база данных^[19].

Принцип разумного порядка (формирование представления о том, какое состояние организации является нормальным, то есть порядком, и как его необходимо восстанавливать).

Принцип справедливости. Суть данного принципа состоит в том, чтобы сформировать эффективную систему поощрений и наказаний таким образом, чтобы сотрудники предприятия не чувствовали ущемлений и послаблений со стороны руководства. Система поощрений и наказаний должна соответствовать достижениям сотрудника, а также его проступкам.

Принцип обеспечение стабильности персонала (формирование условий, при которых персонал, хорошо работающий, будет стремиться остаться в организации, а не уйти из нее).

Принцип разумной инициативы (формирование системы, при которой у сотрудника будет возможность проявлять инициативу, но только в рамках определенных документами (трудовым договором, должностными инструкциями и т.д.)) ^[20]

В процессе проектирования организации вовсе необязательно применять все вышеперечисленные принципы. Однако предприятие должно стремиться к выполнению данных принципов^[21].

Таким образом, в заключении раздела можно прийти к следующим выводам:

- были рассмотрены принципы проектирования организации. Данные принципы весьма разнообразны и многочисленны, но каждый несет в себе определенный смысл, в соответствии с которым возможен процесс проектирования организации.

- одним и наиболее важных принципов является принцип разделения функций. Данный принцип представляет собой разделение функций всех сотрудников в зависимости от закрепляемых подразделений. Это необходимо для того, чтобы исключить вероятность возникновения непонимания того, кто, за что несет ответственность. К примеру, бухгалтера относятся к подразделению бухгалтерии, менеджер по персоналу относится к подразделению отдела кадров и т.д.

Выводы по главе 1.

В первой главе, которая является теоретической, были рассмотрены теоретические аспекты проектирования организации. Следует отметить, что проектирование организации может существенным образом сказаться на дальнейшем развитии данного предприятия и росте его успешности. Ведь тщательно спланированные и спроектированные мелочи могут оказаться решающими в деятельности предприятия, и могут помочь избежать в будущем ряда сложных проблем.

- было рассмотрено понятие организационного проектирования.

- целью организационного проектирования является разработка новых организационных систем, а также разработка рекомендаций по внедрению мероприятий, которые данные организационные структуры помогут усовершенствовать.

- недостатком в проектировании организации можно отметить факт чрезмерного использования типовых схем деятельности. Это проектируется на саму деятельность предприятия. Автоматически при использовании типовых схем работы переносятся организационные формы прошлых лет в новые условия. Это тормозит развитие организации.

- были рассмотрены принципы проектирования организации. Данные принципы весьма разнообразны и многочисленны, но каждый несет в себе определенный смысл, в соответствии с которым возможен процесс проектирования организации.

- одним и наиболее важных принципов является принцип разделения функций. Данный принцип представляет собой разделение функций всех сотрудников в зависимости от закрепляемых подразделений. Это необходимо для того, чтобы исключить вероятность возникновения непонимания того, кто, за что несет ответственность. К примеру, бухгалтера относятся к подразделению бухгалтерии, менеджер по персоналу относится к подразделению отдела кадров и т.д.

Глава 2. Особенности практического проектирования организации

2.1.Проектирования организационной структуры

Организационные структуры, которые применялись до сих пор в системе организационного проектирования, отличались слишком нормативным характером, а также типовым использованием заданных моделей прошлых лет. Это все приводило к тому, что организационные формы прошлого времени механическим и автоматическим образом переносились на последующие годы, без учета времени. Иногда подобные перекосы способствовали потере эффективности принятия управленческих решений.

Одним из главных недостатков применявшихся методик являлась их функциональная ориентация, строгая регламентация процессов управления, а не их результатов. Однако в условиях рыночных отношений состав и содержание функций управления становятся неустойчивыми. Поэтому цели и взаимосвязи различных звеньев системы управления приобретают зачастую более важное значение, чем строгое установление их функциональной специализации. Это особенно отчетливо проявляется при решении проблем, связанных, например, с созданием корпораций, акционерных обществ, финансово-промышленных групп с более тесным подчинением производственной деятельности выполнению заказов и договоров запросам потребителей.

Степень эффективности построения организационной структуры предприятия не может быть оценена каким-либо одним показателем. Это необходимо осуществлять и проводить в комплексе действий. При построении организационной структуры необходимо учитывать следующие нюансы:

- необходимо выяснить, в какой степени организационная структура обеспечивает потребности организации и соответствует намеченным целям.

- каким образом и в какой степени внутреннее построение организационной структуры соответствует требованиям к содержанию и свойствам организационной структуры.

Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям: 1) формирование общей структурной схемы аппарата управления; 2) разработка состава основных подразделений и связей между ними; 3) регламентация организационной структуры.

Процесс формирования общей структурной схемы организационной диаграммы дает возможность определить главные характеристики предприятия, стиль руководства, а также все направления, в соответствии с которыми проектируется организационная структура предприятия.

Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих методов: а) аналогий; б) экспертно-аналитического; в) структуризации целей и г) организационного моделирования.

Все методы, которые были названы выше, должны работать в совокупности, то есть по отдельности они не могут дать того колоссального эффекта, которого можно достичь, используя вышеупомянутые методы в совокупности.

Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит от ее характера, а также от возможностей для проведения соответствующего исследования (наличия методики, необходимой информации, а также квалификации разработчиков системы и сроков представления рекомендаций).

Таким образом, в заключении раздела можно прийти к следующим выводам:

- процесс проектирования организационной структуры состоит в том, чтобы максимальным образом приблизиться к модели такого организационного управления, которая считается наиболее рациональной.

- проектирование организации представляет собой эффективное сочетание организационных составляющих элементов.

Проектирование организации осуществляется в четыре этапа.

1. В первую очередь определяются цели и результаты деятельности той самой организации. На данном этапе формируется продукт труда, объемы и технологии продукта труда.

2. Затем необходимо определить взаимосвязь с внешней средой. В данном случае необходимо выделить все контакты, которые должны осуществляться организацией в ходе ее деятельности.

3. Разделяются процессы по различным стадиям и по уровням иерархии.

4. Происходит группировка функций. Все процессы собираются воедино и переплетаются.

- при проектировании организации важно учитывать так называемые факторы проектирования организации.

2.2.Факторы проектирования организаций

Факторы проектирования организаций определяются параметрами внешней и внутренней среды, которые должны учитываться при проектировании организаций и организационных структур.

Необходимо отметить четыре группы факторов.

1 группа - внешняя среда и инфраструктура, в которой действует организация 

2 группа - технология работ и тип совместной деятельности 

3 группа - особенности персонала и корпоративной культуры 

4 группа - прототипы и уже существующие, и, показавшиеся себя эффективными, организационной структуры аналогичных организаций.

Рассмотрим факторы внешней среды.

- внешняя среда обладает высокой степенью сложности, которая должна определиться всей степени совокупности факторов, которые оказывают влияние на организацию.

- внешняя среда обладает неким динамизмом. То есть в данном случае динамизм определяется скоростью изменения факторов, которые оказывают также большое влияние на деятельность организации.

В процессе того, как создается организационная структура, организация может существовать в четырех различных ситуациях:

Первая ситуация. Данная ситуация характеризуется умеренной и высокой неопределенностью, которая вызвана тем, что нет возможности спрогнозировать логику изменений поведения организацией. Первая ситуация наблюдается в отраслях народного хозяйства, которая производит товары народного потребления. Организационная структура для таких предприятий может быть преимущественно функциональная организационная структура.

Вторая ситуация  характеризуется высокой неопределенностью: факторов много, факторы не схожи и к тому же факторы постоянно меняются по непредсказуемым траекториям. Такая ситуация может сложиться в отраслях, производящих сложное современное оборудование, например современные компьютерные системы. Для таких организаций наиболее эффективной может оказаться проектная (или матричная при достаточном количестве одновременно осуществляемых проектов) организационная структура