Файл: Учетные регистры. Их классификация и способы записи в них (Формы ведения бухгалтерского учета).pdf

Предприятия для проверки правильности составления учетных регистров могут применять оборотную ведомость по счетам бухгалтерского учета, которая состоит из данных оборотов на счетах бухгалтерского учета Главной книги после занесения в нее оборотов из всех журналов. Обороты по дебету счетов и кредиту счетов также должны быть равными. Информация о хозяйственных операциях предприятия за отчетный период из учетных регистров используется для составления финансовой отчетности.

1.3 Характеристика регистров бухгалтерского учета и их классификация

Для учета и регистрации хозяйственных операций предприятия применяют разнообразные по форме, содержанию, способу отражения и накопления информации учетные регистры. Состав учетных регистров зависит от принятой на предприятии формы бухгалтерского учета.^[17] (Приложение 1)

В бухгалтерском учете по внешнему виду используют такие учетные регистры: книги, журналы, ведомости, карточки, машинограммы, отдельные листки.

По характеру записей учетные регистры делятся на:

• хронологические,
• систематические,
• комбинированные.^[18]

Хронологическими называют такие учетные регистры, в которых записи осуществляют в календарной последовательности согласно времени совершения и оформления хозяйственной операции - регистрационный журнал операций, кассовая книга и т.д..^[19]

Систематические учетные регистры предназначены для отображения в определенной последовательности с определенным группировкой однородных по экономическому содержанию операций на соответствующих синтетических и аналитических счетах - Главная книга, карточки складского учета и др..

Комбинированные - это такие регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи - книга Журнал-Главная, журналы-ордера, ведомости и т.п..^[20]

По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные.

В регистрах синтетического учета ведется учет в обобщенном виде по синтетическим счетам в денежном измерителе, аналитического - по аналитическим, где информацию подают в натуральных, трудовых и стоимостных измерителях.^[21]

Регистром синтетического учета является Главная книга, регистрационный журнал операций, в регистры аналитического учета относятся карты и книги. В комбинированных регистрах синтетический и аналитический учет сочетаются. К комбинированным регистрам можно отнести отдельные журналы-ордера, ведомости, машинограммы.^[22]

Учетные регистры, используемые для ведения бухгалтерского учета, можно сгруппировать по ряду признаков.

По видам бухгалтерских записей регистры подразделяются на хронологические и систематические.

В регистрах хронологического учета хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Если в первичных документах указана корреспонденция счетов, то она находит отражение и в регистрах хронологического учета.^[23]

В бухгалтерских регистрах систематического учета производится группировка однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций, например на счетах синтетического и аналитического учета. Поэтому регистры систематического учета подразделяются на две группы: систематические регистры синтетического учета и систематические регистры аналитического учета.^[24]

В бухгалтерском учете получили широкое распространение комбинированные регистры систематического учета, соединяющие синтетические и аналитические записи. Применение комбинированных регистров сокращает общее их число и снижает количество ошибок и описок при регистрации данных первичных документов.^[25]

Накопительные и группировочные ведомости являются промежуточным звеном между первичными документами и регистрами систематического и хронологического учета.

По своему внешнему виду регистры бухгалтерского учета делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы.

Повсеместное использование средств вычислительной техники привело к появлению новых приемов и способов организации учета. Разработаны машиноориентированные формы бухгалтерского учета, отличительной особенностью которых является возможность составления на основе компьютерных программ в автоматическом режиме учетных регистров.

Программы регистрации и обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к установленным правилам ведения бухгалтерского учета.

Организации вправе сами выбирать формы и методы ведения бухгалтерского учета в зависимости от объема учетных работ, наличия вычислительной техники и других условий. Но вместе с тем они также должны придерживаться общих методологических принципов, установленных в централизованном порядке, а также технологии обработки учетных данных.

По своему строению учетные регистры различаются односторонние, двухсторонние, многогранные и шахматные.^[26]

В односторонних регистрах вся учетная информация размещена с одной стороны, как правило, справа. Примером могут служить все типичные карточки аналитического учета.

Двусторонние регистры состоят из двух частей: левая предназначена для учета дебетовых записей, права - для кредитных. К таким регистрам относится Главная книга.^[27]

В многографных регистрах одна из граф, чаще дебетовая, разделена на несколько граф для детализации записей.

Шахматные учетные регистры построены по принципу шахматной доски. Записи суммы хозяйственных операций в таких регистрах делают только один раз в ячейке на пересечении столбца и строки таблицы, означает кредит одного счета и дебет другого.^[28]

Такое строение значительно сокращает количество записей, поскольку двойная запись осуществляется в один рабочий прием. Шахматная форма является характерным признаком журнально-ордерной формы бухгалтерского учета.

В регистрах синтетического и аналитического учета систематизируется информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах. Данные аналитических счетов должны быть тождественны соответствующим счетам синтетического учета на первое число каждого месяца.^[29]

Учетные регистры должны иметь название, период регистрации хозяйственных операций, фамилии и подписи или другие данные, позволяющие идентифицировать лиц, участвовавших в их составлении.

Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.^[30]

В случае составления и хранения учетных регистров на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

Предприятие должно принимать все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивать их надлежащее хранение в течение установленного срока. Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и учетных регистров и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.^[31]

Первичные документы и учетные регистры могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятым в пределах их полномочий.^[32]

Данные хозяйственных операций, отраженные в первичных документах, должны быть в дальнейшем зарегистрированы с целью группировки, отвечающей нуждам управления. Для этого используются учетные регистры. Они представляют собой специальные таблицы, которые имеют свою форму и содержание в зависимости от требований контроля и систематизации информации.

Учетные регистры - это носители информации установленной формы и содержания, предназначенные для регистрации, отображения, накопления, урегулирования и обобщения хозяйственных операций, оформленных соответствующими первичными документами, на счетах бухгалтерского учета.

Применение различных регистров обусловлено объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки экономической информации и т.п. Эти особенности накладывают отпечаток на строение учетных регистров.

2. Способы проверки записей в учетных регистрах

2.1 Сущность счетной проверки

Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Если акт счетной проверки организации-налогоплательщика подписан начальником Государственной налоговой инспекции или его заместителем, то при несогласии налогоплательщика с актом он может обжаловать его в арбитражном суде.^[33]

В необходимых случаях счетная проверка бухгалтерских отчетов и балансов строительно-монтажных организаций, входящих в состав трестов (организаций), производится финансовыми органами по месту нахождения этих организаций по поручению финансового органа по месту нахождения организации; акты и заключения направляются финансовому органу, по поручению которого производилась проверка.

При анализе, контрольных и счетных проверках отчетов и балансов предприятий важно следить за правильностью учета транспортно-заготовительных расходов по однородным группам и видам материалов и их списания на производственные счета, так как от этого зависят себестоимость продукции и финансовые результаты. На это важно обращать внимание при счетных проверках.^[34]

Анализу эффективности формирования фонда социального развития предшествует счетная проверка правильности распределения прибыли предприятий и определения величины фактической прибыли, оставляемой в распоряжении предприятий.^[35]

Показатели счетов расчетов имеют большое значение при счетных проверках и экономическом анализе.

Приемами документального контроля являются: чтение документов, счетная проверка документов, сопоставление документов, письменный запрос и экономический анализ.

Суммы заниженной прибыли, выявленной финансовым органом в результате счетной проверки годовых бухгалтерских отчетов и балансов, перечисляются в бюджет в 5-дневный срок со дня подписания акта проверки за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, или хозрасчетного дохода.^[36]

Финансовым органам и учреждениям банка вменено в обязанность проводить счетную проверку и экономический анализ отчетов и балансов предприятий и объединений. Они могут участвовать при рассмотрении отчетов и балансов в вышестоящих органах, сообщать свои возражения не только по отчетам предприятий, но и по сводным отчетам промышленных объединений, главных управлений и министерств. Вышестоящие органы обязаны рассмотреть замечания финансовых органов и учреждений банка. До разрешения разногласий приводятся в исполнение только согласованные решения.^[37]

Анализ начинают с изучения данных отчетов, которые подвергают предварительной счетной проверке для определения их пригодности для анализа.^[38]

В эти же сроки вносятся в бюджет суммы доплат, выявленные по результатам счетных проверок квартальных бухгалтерских отчетов и балансов, независимо от внесения организациями исправлений в бухгалтерские отчеты и балансы.

Используя данный способ контроля, налоговые органы вначале подвергают отчеты о доходах кооператива счетной проверке, а затем исследуют каждый вид расходов и доходов, проверяя их законность, документальное оформление, соответствие ряда расходов установленным нормам.

При необходимости проводят инвентаризации и контрольные замеры, для того чтобы выяснить, сколько фактически израсходовано сырья и материалов.^[39]

Бухгалтерия строительной организации все принятые первичные документы по учету труда и заработной плате подвергает счетной проверке.