Файл: Учетные регистры. Их классификация и способы записи в них (Формы ведения бухгалтерского учета).pdf

Первичные документы - наряды, путевые листы, сменные рапорты машинистов, листки на доплату, табели-расчеты и др. после счетной проверки и проверки по существу регистрируются в специальном реестре.

Промышленные объединения и главные управления после получения отчетов и балансов от подведомственных предприятий и объединений проверяют их по существу, производят счетную проверку, проставляют в специально отведенных местах коды формы отчета предприятия, промышленного объединения, видов хозяйственной деятельности, а также код отрасли промышленности. Коды разрабатывает министерство и сообщает их объединениям.^[40]

Независимо от способа документального оформления материалы должны отпускаться по лимиту. При счетных проверках и экономическом анализе выявляются количество и качество таких нормативов, правильность их расчета.^[41]

При этом учитываются и остатки материалов, не израсходованных цехами на начало планируемого месяца. Лимит отпуска материалов обычно устанавливает отдел снабжения, используя расчеты планово-производственного отдела.^[42]

Взаимную увязку и согласованность показателей разных таблиц отчета осуществляют вышестоящие организации, принимающие от предприятий отчеты и балансы. Учреждения Госбанка проводят счетную проверку в полном объеме не во всех случаях.

Иногда, например, достаточно проверить правильность отражения в заключительном балансе установленных нормативов запасов товарно-материальных ценностей и соответствие их тем нормативам, которыми руководствовался банк при кредитовании данного предприятия.

Однородные показатели в разных формах годового отчета должны быть увязаны между собой. Правильность составления отчета устанавливают счетной проверкой. Годовые отчеты предприятий проверяет, анализирует, а затем рассматривает и утверждает вышестоящая организация не позднее пятнадцати дней с момента их получения.^[43]

По данным этих отчетов осуществляют счетную проверку и экономический анализ выполнения таких показателей плана, как задания по себестоимости, реализации продукции и прибыли.

Балансовый прием расчета используется при анализе и проверке взаимной увязки плановых и фактических данных и сводится к балансировке: входные данные с учетом изменений за отчетный период должны соответствовать исходным. Этот метод чаще всего применяется при счетной проверке баланса.^[44]

2.2 Виды счетных проверок

Проверка подразделяется на техническую и по существу. При технической проверке выясняется:

• полнота используемых источников, правильность их оформления;
• отсутствие ошибок в арифметических подсчетах и итогах;
• соответствие одних и тех же показателей, приведенных в разных привлекаемых источниках;
• согласованность показателей, повторяющихся в нескольких формах отчетности;
• преемственность материалов отчетного периода с данными предшествующего периода.^[45]

При проверке по существу определяется достоверность материалов и соответствие их объективной действительности.

Документальная проверка месячных и квартальных отчетов плательщиков проводится по данным бухгалтерского учета и первичным документам не реже одного раза в полугодие, а при взимании платежей в процентах от балансовой прибыли - одновременно со счетной проверкой бухгалтерских отчетов и балансов.^[46]

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, должны проверяться по форме, арифметически и по существу - это является одним из этапов бухгалтерской обработки. При формальной проверке выявляют:

• был ли использован бланк соответствующей формы;
• все ли необходимые реквизиты указаны;
• содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и недоговоренных исправлений.^[47]

Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки.

Счетную проверку необходимо выделить как самостоятельную форму экономического контроля.

Однако ревизия и аудит - понятия, близкие по содержанию многих операций, далеко не одно и то же. Понятие аудита неравнозначно понятию анализа хозяйственной деятельности, документальной комплексной ревизии, счетной проверки баланса или, скажем, судебно-бухгалтерской экспертизы, несмотря на то, что при осуществлении своих задач аудиторы пользуются процедурами названных и других областей учетной и контрольно-аналитической практики.

Среди приемов документального контроля выделяют встречную проверку документальных данных и взаимный контроль содержания разных документов, где первый заключается в сопоставлении данных разных документов, относящихся к одним и тем же или различным, но взаимосвязанным хозяйственным операциям, а второй - в изучении и сопоставлении отдельных реквизитов, повторяющихся в ряде документов, отражающих взаимосвязанные операции.^[48]

Бюджетно-распределительные счета предназначены для равномерного распределения расходов и доходов между смежными отчетными периодами. К ним относится, например, активный счет Расходы будущих периодов. ^[49]

На этом счете отражаются расходы, произведенные в данном периоде, но относящиеся к будущим отчетным периодам. Это арендная плата, уплаченная вперед, подписная плата на газеты и журналы. Эти виды расходов фактически производятся еще до наступления тех периодов, к которым они относятся, и поэтому в расходы данного периода не включаются. Они отражаются на дебете счета Расходы будущих периодов и кредите счета Расчетный счет.

При счетных проверках следует обратить внимание на правильность учета затрат на бюджетно-распределительных счетах. Неправильное и неравномерное отнесение расходов на тот или иной отчетный период искажает себестоимость продукции данного периода, а следовательно, и конечные финансовые результаты.^[50]

2.3 Техника учетных записей и исправление ошибок в регистрах

Техника записи в учетные регистры подчинена форме и назначению учетного регистра. Одни регистры предназначены для линейной записи, другие для линейно-позиционной, третьи – для шахматной записи. При линейной записи каждая операция полностью отражается по одной горизонтальной строке. Такая запись содержит все необходимые данные о совершенной операции и больше не дополняется.^[51]

При линейно-позиционной записи операция также отражается по одной горизонтальной строке, но не полностью. Записи, отражающие ее продолжение и завершение в последствии по позициям дополнительно вписываются в ту же строку, но в соответствующие графы..^[52]

При шахматной записи каждая операция отражается только один раз. Соблюдение принципа двойной записи и сокращение вдвое объема учетных работ по «разноске» хозяйственных операций в учетные регистры обеспечиваются измерением суммы записи в прямоугольнике, образуемом пересечением строки дебетуемого и графы кредитуемого счета.^[53]

После регистрации всех данных документы подшиваются в папки с указанием регистра, к которому относятся (или номера счета). В самих же регистрах подводят итоги сумм по вертикали и горизонтали, сверяя данные синтетического и аналитического учета.^[54]

При множестве записей, имеющих место на предприятии, ошибки в документах и регистрах неизбежны.

При обнаружении расхождений и ошибок в учетных регистрах их следует исправлять. Существует несколько способов исправления ошибок в бухгалтерском учете в зависимости от характера и этапа записи суммы хозяйственной операции.^[55]

Ошибки, допущенные в учете, могут иметь место при составлении первичных документов, учетных регистров или финансовых отчетов. Они могут быть результатом небрежности работников, сбоев вычислительной техники или преднамеренных действий исполнителей

Характер ошибок определяют описки в цифрах, неправильно составленная корреспонденция счетов, неверное подведение итогов. Отсюда и деление ошибок на математические, канцелярские, учетно-методические.

Для снижения количества ошибок или их исключения администрация предприятия должна создавать нормальные условия работы лицам, имеющим отношение к сбору и обработке учетной информации, следить за исправностью вычислительной техники, заботиться о повышении квалификации учетных работников и т.п.

Практика выработала несколько способов нахождения ошибок в бухгалтерском учете. К ним относятся последовательная сверка записей в регистрах с первоисточниками, взаимная сверка одних и тех же данных, отраженных в разных регистрах, выборочный и логический способы.^[56]

Последовательная сверка заключается в проверке правильности разноски данных из первичных документов в учетный регистр, отмечая (повторно) на каждом документе какой-либо знак сверки. Но это самый трудоемкий и вынужденный способ нахождения ошибок.^[57]

Во многих случаях полученные суммы (итоги) в одних регистрах должны быть идентичны суммам, отраженным в других учетных регистрах. В таких случаях проводится взаимная сверка одних и тех же данных.

Числовые ошибки можно установить выборочным пересчетом сумм (итогов) или произведя обратную операцию - вычитание. Если такая проверка результатов не дает, следует осуществить повторный подсчет всех сумм, отраженных в учетных регистрах.^[58]

При шахматном построении регистров найти ошибку довольно легко, так как достаточно проверить правильность сумм, отраженных по вертикали и горизонтали, которые в итоге должны быть равны.

Логический способ состоит в том, что, зная сущность двойной записи, ошибку обнаруживают в оборотной ведомости по синтетическим счетам. Для этого сравнивают итоги оборотов по дебету и кредиту счетов, разница между ними укажет на неправильное отражение какой-либо хозяйственной операции. Возможно ее сумма записана дважды по дебету или кредиту одного корреспондирующего счета. В таком случае необходимо полученную разницу разделить на два и результат найти в одном из документов, приложенных к данному регистру. Этот факт можно установить при помощи ЭВМ.^[59]

Найденную ошибку надо немедленно исправить. Для этого существует несколько способов: корректурный, дополнительной проводки и сторнировочный.^[60]

Корректурный способ самый простой и используется, когда ошибка обнаружена в самом первичном документе или в ходе заполнения учетных регистров. Он состоит в зачеркивании неправильно записанной цифры одной линией (так, чтобы ее было видно) и записи рядом правильной цифры.^[61]

Такое исправление должно подтвердиться подписью лица, которое имеет отношение к оформлению регистра или документа, с указанием даты исправления. Неоговоренные исправления в первичных документах и учетных регистрах не допускаются, а в кассовых и банковских документах их вообще не должно быть.

В случаях, когда при заполнении регистра на счетах была записана сумма, меньшая чем указано в первичном документе, а корреспонденция счетов не нарушена, для исправления ошибки применяют способ дополнительной проводки. В условиях автоматизированного учета методика выявления и исправления ошибок несколько отличается.^[62]

В случаях, когда найдено большое количество ошибок машинограмма должна перепечатываться. Если ошибок мало, то исправления осуществляются корректурным способом.

Таким образом, регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах осуществляется в определенном порядке на основе предварительно обработанных документов.

Учетные регистры, как и документы должны вестись аккуратно, без помарок и подчисток. Записи в учетных регистрах должны быть обязательно проверены путем сопоставления данных синтетических и аналитических учетных регистров, так как их итоговые данные служат исходным материалом для составления отчетности. Обороты и остатки обязательно должны сверятся на 1-ое число каждого месяца независимо от их сверки в течении отчетного периода.

Заключение

Информация, содержащаяся в первичных и сводных документах, для дальнейшего использования в организации в различных направлениях подлежит обобщению и накоплению в учетных регистрах. Регистры – это таблицы различного построения, являющиеся носителями систематизированной информации, сгруппированной по определенным признакам хозяйственных операций.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.