Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с клиентами» (Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)).pdf

Введение

В процессе хозяйственной деятельности организации взаимодействуют с контрагентами: поставщиками и покупателями. Важнейшую часть работы с контрагентами составляет ведение взаиморасчетов. Взаиморасчеты по- казывают, где находится часть денежных средств организации и из каких источников они получены. Таким образом, от своевременного контроля взаиморасчетов зависит количество денежных средств, которые можно пустить в оборот. Ведение взаиморасчетов осуществляется в разрезе контрагентов и расчет- ных документов. Кроме того, взаиморасчеты с контрагентами можно вес- ти в разрезе договоров. Ведение взаиморасчетов осуществляется на основании бухгалтерского учета и учета по первичным документам. Бухгалтерский учет взаиморасчетов позволяет определять общую сумму задолженности за любой период времени, а также когда и по каким доку- ментам она возникла. Кроме того, на основании бухгалтерского учета формируется бухгалтерская и налоговая отчетность.

Объектом и предметом исследования является процесс ведения взаиморасчетов с клиентами..

Цель работы - разработка информационной системы процесса учета ведения взаиморасчетов с клиентами.

Методы исследования: анализ предметной области и полученных результатов и их систематизация, анализ данных.

В процессе работы рассматриваются особенности процесса реализации взаиморасчетов, а также разрабатывается информационная система по данному процессу в системе «1С:Предприятие 8.2».

Эффективность от внедрения данного процесса определяется такими показателями как доступность, эффективность, управляемость ИТ-инфраструктурой, а также позволяет минимизировать негативное влияние ИТ-инцидентов на бизнес и увеличить качество предоставляемых ИТ-сервисов.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной работы для достижения основной цели:

1. - Провести анализ и описание предметной области;
2. - Создать хранилище данных;
3. - Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;
4. - Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
5. Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;
6. Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации процесса взаиморасчетов, для информационной системы предприятия настроенный под требования сотрудников.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

Самой важной составляющей учетной системы является ведение взаиморасчетов. Это даже можно назвать самой главной, так как деньги на любом предприятии намного важнее, чем внутреннее передвижение товара и его остатки на складах.

В условиях жесткой конкуренции очень сложно производить взаиморасчеты на крупных предприятиях, когда товар может отпускаться в кредит, так как нет полной уверенности в платежеспособности клиента.

Требования к взаиморасчетам

При работе с постоянным клиентом, как правило, взаиморасчеты – это прохождение по схеме, которая выработана путем переговоров и устраивает всех участников.

Существуют в этой области некоторые требования, которые нужно строго соблюдать.

Требования, которые

Достоверность.

Вывод данных должен происходить быстро и без сложностей.

Возможность контролировать задолженность.

Быстрая детализация отчетов любой сложности.

В эту систему входит две подсистемы: первая следит за движением товара (склад), вторая следит за движением денег (касса). Обе этих подсистемы нераздельны друг от друга и принимают участие во взаиморасчетах.

Рассмотрим простой пример. Мы пришли в магазин за покупкой. Нам подают выбранный товар (товарная операция), мы оплачиваем покупку (кассовая операция). Как только мы взяли в руки поданный нам товар, мы становимся должниками магазина на сумму покупки.

Как только мы отдали продавцу деньги, мы погасили задолженность. Какие бы крупные операции не происходили на предприятиях, принцип всегда один.

Виды взаиморасчетов

Взаиморасчеты - это в принципе понятный процесс, который делится еще и на некоторые виды, которых три:

Взаиморасчеты по заказам – в том случае, когда взаиморасчет происходит по конкретному заказу клиента.

Взаиморасчет по договору – все покупки и продажи осуществляются согласно подписанному между сторонами  договору. Это может быть продажа товара в кредит, либо покупка по предоплате.

Взаиморасчет по накладным – в этом случае покупка или продажа оплачивается отдельно по конкретной накладной.

Этих видов достаточно для того, чтобы можно было охватить все сферы деятельности, в которых присутствуют взаиморасчеты.

Итак, взаиморасчеты - это прямое перераспределение доходов, от продажи товаров или услуг, между той или иной организацией, которые учувствуют в предоставлении услуг или в продаже товара.

Говоря простым языком, это операции купли-продажи. Ведет все операции по расчетам в большинстве случаев бухгалтер-экономист, он же и отвечает за всю отчетную документацию по взаиморасчетам.

Для осуществления качественного контроля в современных условиях просто необходимо применение качественного программного обеспечения.

Как правило, грамотное отражение текущих операций позволяет быстро и своевременно получить любую информацию по взаиморасчетам.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства:

Основные бизнес-процессы:

- принять заказ;

- выписать счет;

- отгрузить товар

-получить оплату

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки заказов и порядка документооборота.

- анализ работы сотрудников

Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:

- принять заказ;

- выписать счет;

- отгрузить товар

-получить оплату

Построим модель Как есть (рис. 1, 2).

Рис. 1.1. Функциональная модель нулевого уровня «Взаиморасчеты с клиентами» AS-IS

Входными данными являются:

Заказ

Оплата

Выходными данными являются:

Товар

Отчеты

Рис.1. 2. Функциональная модель первого уровня «Взаиморасчеты с клиентами» AS-IS

В процессе анализа предметной области выявлено, что в процессе работы с заказами тратится много времени, возникает путаница с документами, которые подлежат строгой отчетности, документы в бумажном виде часто теряются. Так же много времени уходит на оформление отчетов.

Построим модель Как будет (рис. 3, 4).

На для процессов:

- принять заказ;

- выписать счет;

- отгрузить товар

-получить оплату

добавляется Информационная система

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Взаиморасчеты с клиентами» TO-BE

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис. 1.4. Функциональная модель первого уровня «Учет ремонтных работ ЖКХ» TO-BE

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Заявка, Акт выполнения и Квитанция. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения об отпуске лекарств по льготным и обычным рецептам, провести анализ основных причин низкого спроса и выявить ответственных.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Возможность потери важных документов (заявки, акты о выполнении работ, наряды)
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы бухгалтерии.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы

В состав информационного обеспечения должны входить: