Файл: Анализ внешней и внутренней среды организации (Среда организации).pdf

Введение.

Любая организация находится и функционирует в рамках внешней и внутренней сред. Внутренняя и внешняя среда определяют успешность функционирования организации, накладывают определенные ограничения на операционные действия, так как любое действие организации возможно лишь в том случае, если среда допускает его осуществление. [1]

Внешняя среда организации является источником ресурсов, необходимых ей для поддержания внутреннего потенциала на надлежащем уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая, таким образом, себе возможность выживания. Однако ресурсы внешней среды ограничены, к тому же конкурентные организации, находящиеся в этой же среде, также претендуют на них. Следовательно, возможность того, что организация не сможет получить необходимые ресурсы из внешней среды, существует. Потенциал организации может ослабнуть, что приведет ко многим негативным для нее последствиям. Задачей стратегического управления является обеспечение такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

Изучение внутренней среды дает руководству компании возможность оценить ее внутренние ресурсы и способности. После выявления сильных и слабых сторон организация способна увеличивать и укреплять конкурентные преимущества и, тем самым, предупредить появление затруднений. Аналогично анализу внешней среды, задачей анализа внутренней среды организации является поддержка и усовершенствование сторон, которые способствуют увеличению конкурентного преимущества в долгосрочном периоде.

Цели данной курсовой работы - изучить понятия внутренней и внешней среды организации, понять принципы и составные элементы анализа как внутренней, так и внешней среды.

Задачи, которые необходимо выполнить для осуществления этих целей:

·   изучить теоретические основы организации;

·   ознакомиться с понятиями внутренней и внешней среды;

·   изучить комплекс мероприятий по проведению анализа внутренней и внешней среды.

Таким образом, в первой главе курсовой работы дадим определение организации в целом, определим ее признаки. Далее подробнее остановимся на раскрытии понятий «внутренняя среда» и «внешняя среда» организации, а также, на какие категории они подразделяются. После чего приступим к рассмотрению методов анализа как внутренней, так и внешней среды.

---

Источники, использованные для написания данной курсовой работы, помогли с освоением теоретической основы рассматриваемой темы.

1. Определение организации.

Для начала дадим определение организации. Организацией является институционализированная группа лиц (физических и юридических), взаимодействующих с помощью материальных, экономических, правовых и иных условий для достижения поставленных целей. В этом и состоит ее главная функция (задача), выполняя которую организация преобразует с помощью соответствующих технологий материальные, информационные, трудовые ресурсы в требуемые конечные результаты. [2]

Рассмотрим признаки организации:

1. Наличие цели, к достижению которой стремятся члены организации.
2. Совместная деятельность членов организации (совместное выполнение работ, их координация, обмен информацией и т.д.).
3. Наличие ресурсов (люди, материалы, технология и информация), необходимых для преобразования и достижения целей организации.
4. Взаимосвязь с внешней средой. Любая организация находится в зависимости от среды, которая ее окружает.
5. Горизонтальное и вертикальное разделение труда. Разделение труда - это качественное разграничение и обособление различных видов трудовой деятельности. Горизонтальное разделение труда соответствует последовательным этапам превращения исходных ресурсов в конечный продукт или услугу. Вертикальное же разделение труда осуществляется по уровням управленческой иерархии, т.е. между руководителями и подчиненными.
6. Обособленность. Ее смысл состоит в замкнутости внутренних процессов, а также наличием границ, которые отделяют организацию от внешнего окружения. Эти границы могут быть «прозрачными» или «непрозрачными», материальными в виде стен и заборов или «идеальными», основывающимися каких-либо предписаниях и запретах в отношении тех или иных действий.
7. Саморегулирование - самостоятельное решение тех или иных вопросов организационной жизни. Оно осуществляется с помощью внутриорганизационного центра, координирующего деятельность членов организации и обеспечивающих их единство.
8. Организационная культура - совокупность установившихся традиций, символов, ценностей, верований, которые во многом определяют характер взаимоотношений и поведение людей.

Любая организация существует и функционирует в среде, которую разделяют на внутреннюю и внешнюю. Далее мы подробно разберемся, что представляет собой каждая из них, и почему их анализ необходим для жизнедеятельности и развития организации.

---

Организация представляет собой открытую систему, поскольку взаимодействует с внешней средой и получает из нее ресурсы в виде сырья, материалов, рабочей силы, информации. Часть полученных из внешней среды ресурсов перерабатывается, преобразуясь затем в продукцию, которая передается во внешнюю среду в виде товара или услуг. Таким образом, любая организация осуществляет три ключевых процесса:

- получение ресурсов из внешней среды

- производство продукции (их внутреннее преобразование)

- передача продукции во внешнюю среду

На Рисунке 1 в Приложении мы схематично изобразили организацию и ее внутреннюю и внешнюю среду.

1.1 Внутренняя среда организации.

Внутренние ситуационные факторы в организации образуют ее внутреннюю среду. К числу этих факторов относятся цели, задачи, структуры, технологии и работающих в организации людей. [3]

Цели. Организацию можно расценивать как инструмент коллективного достижения целей, которые индивидуально человеком не могут быть достигнуты. Цель - это образ конечного результата, которого стремится добиться группа, когда работает вместе. В процессе планирования руководство формирует цели и информирует членов организации о них. Данный процесс является механизмом координации, так как члены организации имеют представление, к чему должны стремиться.

Задачи - это установленная работа, ряд работ или часть работы, которые должны быть выполнены заранее заявленным способом в заранее установленные сроки. Каждая должность предназначена для выполнения ряда задач, которые рассматриваются как обязательный вклад для достижения целей организации. Задачи организации можно разделить на три категории: работа с людьми и предметами, энергией и информацией.

Структура. Организации включает в себя несколько уровней управления и подразделений. Подразделения могут быть определены как функциональные области. Их не нужно путать с функциями управления. Определение «функциональная область» применимо к работе, которую выполняет подразделение: маркетинг, подбор персонала, бухгалтерский учет, сбыт. Структура организации должна быть согласована с уровнями управления и функциональными областями таким образом, который дает возможность эффективно достичь целей организации.

Технология - четвертый важнейший внутренний фактор. Технологии тесно связаны с задачами. Реализация задачи включает применение определенной технологии в качестве способа преобразования сырья, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.

---

Социолог и теоретик организаций Джеймс Томпсон разработал классификацию технологий, разделив ее на три категории:

1. Многозвенные технологии отличаются серией взаимозависимых задач, которые необходимо выполнять последовательно. Сборочные линии массового производства являются типичным образцом такого вида технологии.

2. Посреднические технологии характеризуются процессами между людьми. Примером могут быть клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми. Например, телефонные компании являются посредниками между людьми, которые хотят позвонить сами и которые хотят, чтобы им позвонили.

3. Интенсивные технологии используют конкретные навыки, приемы или услуги для того, чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

Персонал. Главный фактор в любой модели управления - это люди. Основными аспектами человеческого фактора в ситуационном подходе к управлению являются: поведение отдельного человека, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, деятельность менеджера в роли лидера и то, как он способен влиять на поведение отдельных людей и групп.

1.2 Внешняя среда организации.

Внешняя среда организации - это те условия и факторы, которые возникают независимо от деятельности организации и оказывают существенное воздействие на нее.

Внешние факторы делятся на факторы прямого воздействия (ближайшее окружение) и факторы косвенного воздействия (макроокружение).

К факторам среда прямого воздействия относятся те, что непосредственно влияют на организацию. К ним относятся поставщики, потребители, конкуренты, трудовые ресурсы, государственные органы, акционеры (если организация является акционерным обществом).  Рассмотрим перечисленные факторы более подробно.

1. Поставщики. Существуют организации, которые находятся в зависимости от непрерывного притока сырья и материалов. Другие фирмы, не имеющие складов, нуждаются в том, чтобы материалы доставлялись точно в срок. В таких случаях требуется тесное взаимодействие производителя с поставщиками. Данный пример зависимости между организацией и поставщиками - образец фактора прямого воздействия среды на операции организации. Другой пример- изменение цены и качества ресурсов, что создает проблемы для организации и прямо влияет на нее.
2. Потребители. От способности находить потребителей и удовлетворять его запросы зависит само существование организации. Значимость потребителей для предпринимательства очевидна. Это основной фактор, оправдывающий существование организации.
3. Конкуренты также являются важнейшим внешним фактором. [4]

---

Руководители предприятий должны понимать, что предприятие не сможет долго просуществовать, если нужды потребителей не будут удовлетворять столь же эффективно, как у конкурентов. Также необходимо помнить, что потребители - не единственный объект соперничества организаций. Конкурентная борьба ведется, в том числе, за трудовые ресурсы, материалы, капитал и использование инновационных технологий. Конкуренция как фактор влияет на условия работы, оплату труда и отношения между руководителем и подчиненными.

1. Трудовые ресурсы. Обеспечение квалифицированным персоналом нужных специальностей необходимо для выполнения задач, направленных на достижение поставленных целей. Персонал, способный эффективно использовать сложные технологии, капитал и материалы, является главным ресурсом, который обеспечивает прибыльность и результативность организации.
2. Государственные органы. Организации обязаны соблюдать не

только федеральные и региональные законы, но и требования органов государственного регулирования. Выполнение законов этих органов носит принудительный характер в соответствующих сферах своей компетенции, в том числе требований, зачастую также имеющих силу закона. Министерства и ведомства правительства, центральный банк, департаменты, управления и отделы местных органов власти занимаются контролем, лицензированием и проверками деятельности по различным направлениям.

1. Акционеры, т.е. владельцы акций предприятия. Чем больший процент акций находится во внешней среде у акционеров, тем меньший их процент приходится на сотрудников организации, так называемых миноритарных акционеров. Соответственно они получают меньший процент по дивидендам и, как фактор материального стимулирования, это отрицательно влияет на мотивацию сотрудников.

Под средой косвенного воздействия имеют в виду факторы, которые не оказывают прямого немедленного воздействия на процессы организации, но, тем не менее, могут повлиять на них. К ним относятся состояние экономики, политика, научно-технический прогресс, социальные и культурные изменения, а также состояние экологии.

Экономика. Умение руководителя организации оценивать, как скажутся на ее операциях общие изменения состояния экономики, очень важно и необходимо. Состояние мировой экономики имеет влияние на стоимость всех ресурсов и потребительскую способность. Состояние экономики также может значительно повлиять на возможности получения организацией капитала для своих нужд, темпы инфляции или дефляции, уровень занятости трудовых ресурсов, международный платежный баланс, процентные и налоговые ставки, величина и динамика внутреннего валового продукта, производительность труда и т. д. Эти параметры неоднозначно оказывают влияние на различные предприятия. То, что представляет экономическую угрозу для одной организации, другая воспринимает как выгоду.

---