Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Совершенствование существующих продуктов.pdf

Введение

Управление бизнес-процессами – важнейший элемент системы управления современной компании. Методики процессного управления активно развиваются. Появляются новые и совершенствуются существующие инструменты для описания и регламентации бизнес-процессов. Активно используются подходы и инструменты для управления процессами на основе показателей (метрик). Но собственникам и руководителям компаний подчас не хватает системного понимания возможностей процессного подхода и методов его внедрения. Для совершенствования управления нужно системно представлять себе существующие возможности.

В данном курсовом проекте задача состояла в разработке регламента выполнения процессов управления персоналом.

Для достижения поставленной цели были выполнены следующие задачи:

- обеспечение хранения и обработки больших объемов информации;

- формирование различных отчетов;

- обеспечение защиты и безопасности хранимой информации;

- достижение наиболее высокой скорости обработки документов.

Выполнение поставленных задач обеспечивалось реализацией следующих функций системы:

- ведение базы сотрудников;

- автоматизация работ по поиску данных;

- автоматизация работ по планированию рабочего времени специалистов;

- создание и ведение информационной базы.

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.

Глава 1. Теоретические аспекты разработки регламента бизнес-процессов

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

Постоянное усложнение производственно-технических и организационно-экономических систем - фирм, предприятий производств и других субъектов производственно-хозяйственной деятельности - и необходимость их анализа с целью совершенствования функционирования и повышения эффективности обуславливают необходимость применения специальных средств описания и анализа таких систем. Эта проблема приобретает особую актуальность в связи с появлением интегрированных компьютеризированных производств и автоматизированных предприятий.

---

В США в конце 70-х была предложена и реализована программа интегрированной компьютеризации производства ICAM, направленная на увеличение эффективности промышленных предприятий за счет внедрения компьютерных технологий [2].

Реализация программы ICAM потребовала создания адекватных методов анализа и проектирования производственных систем и способов обмена информацией между специалистами, занимающимися такими проблемами. Для удовлетворения этой потребности в рамках программы ICAM была разработана методология моделирования IDEF (ICAM Definition), позволяющая исследовать структуру, параметры и характеристики производственно-технических и организационно-экономических систем. Общая методология состоит из трех частных методологий моделирования, основанных на графическом представлении систем:

IDEFO используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, преобразуемые этими функциями;

IDEF1 применяется для построения информационной модели, отображающей структуру и содержание информационных потоков, необходимых для поддержки функций системы;

IDEF2 позволяет построить динамическую модель меняющихся во времени поведения функций, информации и ресурсов системы.

К настоящему времени наибольшее распространение и применение имеет методология IDEF0 и IDEF1 (IDEF1X).

Методология IDEF0, особенности и приемы применения которой описывается в настоящих рекомендациях, основана на подходе, получившем название SADT (Structured Analysis Design Technique - метод структурного анализа и проектирования). Основу этого подхода и методологии IDEF0 составляет графический язык описания (моделирования) систем.

Методология IDEF0 основана на следующих концептуальных положениях:

Разрабатывается модель для понимания, анализа и принятия решений о реконструкции или замене существующей, либо проектирование новой системы. Система представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих частиц, выполняющих некоторую полезную работу. Частями системы могут быть любые комбинации разнообразных сущностей, включающие людей, информацию, программное обеспечение, оборудование, изделия, сырье или энергию. Модель описывает, что происходит в системе, как ею управляют, что она преобразует, какие средства использует.

Основной принцип - представление любой изучаемой системы в виде набора взаимосвязанных и взаимодействующих блоков, выполняющих некоторую полезную работу. Все, что происходит, в системе - функции. Связь между функциями представляется стрелками, входящими в блок или исходящими из него. Входящие стрелки показывают, какие условия должны быть одновременно выполнены, чтобы функция описанная блоком, осуществилась.

---

Документация, описывающая систему, должна быть точной и лаконичной. Графический язык, в данном случае, позволяет лаконично, однозначно и точно показать все элементы системы и все отношения и связи между ними, выявить ошибочные, лишние или дублирующие связи.

Средства IDEFO облегчает передачу информации от одного участника разработки модели к другому:

- с помощью диаграмм;

- меток на естественном языке для описания блоков и стрелок, а также глоссарий и сопроводительный текст, уточняющий смысл элементов диаграммы;

- последовательная декомпозиция диаграмм, строящаяся по иерархическому принципу, при котором на верхнем уровне отражается основные функции, а затем происходит их детализация и уточнение;

- древовидные схемы иерархии диаграмм и блоков, что обеспечивает обозримость в целом и входящих в нее деталей, что особенно важно при моделировании больших систем.

Разработка изучаемой модели требует соблюдение строгих правил и формулировок, которые обеспечивают преимущества методологии в однозначности, точности и целостности сложных многоуровневых моделей.

Разработка модели IDEFO представляет собой пошаговую, итеративную процедуру. На каждом шаге итерации разработчик предлагает вариант модели, который подвергает обсуждению, рецензированию и последующему редактированию, после чего цикл повторяется [2].

При разработке моделей следует избегать изначальной привязки функций исследуемой системы к существующей организационной структуре моделированию объекта. Это помогает избежать субъектной точки зрения, навязанной организацией и ее руководством. Организационная структура должна являться результатом использования модели. Сравнение результата с существующей структурой позволяет:

1. Оценить адекватность модели.

2. Предложить решение, направленные на совершенствование этой структуры.

Семантика определяет содержание синтаксических компонентов языка и способствует правильности их интерпретации. Интерпретация устанавливает соответствие между блоками и стрелками с одной стороны и функциями и их интерфейсами с другой.

Чтобы гарантировать точность модели, следует использовать стандартную терминологию. Блоки именуется глаголом или глагольными оборотами, и эти имена сохраняются при декомпозиции. Стрелки и сегменты помечаются существительными или оборотами существительного.

Каждая сторона функционального блока имеет стандартное назначение с точки зрения блок/стрелки. В свою очередь, сторона блока, к которому присоединена стрелка, однозначно определяет ее роль. Стрелка, входящая в левую сторону блока, - вход. Входы преобразуются или расходуются функцией, чтобы создавать то, что появиться на ее выходе. Стрелка, входящая в блок сверху - управление. Управление определяют условия, необходимые функции, чтобы произвести правильный выход. Стрелка, покидающая блок справа - выход, т.е. данные или материальные объекты, производственные функцией.

---

Стрелки, подключенные к нижней стороне блока, представляют механизмы, т.е. все то, с помощью чего осуществляется преобразование входов в выходы. Стрелки, направленные вверх, идентифицируют средства, поддерживающие выполнение функций. Другие средства могут наследоваться из родительского блока. Стрелки механизма, направленные вниз, являются стрелками вызова. Стрелки вызова обозначают обращение из данной модели к блоку, входящему в состав другой модели, обеспечивая их связь, т.е. разные модели могут совместно использовать один и тот же элемент (блок).

Формулировка цели выражает причину создания модели, т.е. содержит перечень вопросов, на которые должна отвечать модель, что в значительной степени определяет ее структуру. Функции разбиваются на подфункции. Каждая подфункция декомпозируется на элементы следующего уровня, и так происходит до тех пор пока не будет получена релевантная структура, позволяющая ответить на вопросы, сформулированные в цели моделирования.

1.2. Моделирование бизнес-процесса «Совершенствование существующих продуктов»

В курсовом проекте я рассматриваю деятельность компании ООО "Метрополь". Организация осуществляет продажу сейф-дверей на территории города Тамбова и области.

Основные виды работ в компании таковы:

- закупка необходимого товара в нужное время, необходимого качества, в необходимом количестве, в нужное место, с необходимыми затратами;

- доставка до склада;

- складирование;

- распределение;

- обработка заказов потребителей;

- доставка продукта до покупателя, либо отгрузка клиентам заказа со склада.

Контекстная диаграмма процесса "Продавать продукт" изображена на рис. 1.

Рис. 1. Контекстная диаграмма «Продавать продукт»

Таблица 1. Стрелки контекстной диаграммы

Название стрелки (Arrow Name)	Определение стрелки (Arrow Definition)	Тип стрелки (Arrow Type)
Звонки клиентов	Запросы информации, заказы, тех. обслуживание и т.д.	Input
Правила и процедуры	Правила продаж, инструкции руководителя	Control
Проданные продукты	Сейф-двери	Output
Менеджеры	Принятие заказа, оформление заказа, работа с покупателями	Mechanism

---

Диаграмма декомпозиции А0 процесса "Продавать продукт" изображена на рис. 2.

Рис. 2. Диаграмма декомпозиции А0 процесса "Продавать продукт"

Таблица 2. Работы диаграммы декомпозиции А0

Название работы (Activity Name)	Определение работы (Activity Definition)
Закуп	Закуп необходимого товара в нужное время, необходимого качества, в необходимом количестве, в нужном месте, с необходимыми затратами
Доставка и складирование	Доставка необходимого товара в нужное время, необходимого качества, в необходимом количестве, в нужном месте, с необходимыми затратами
Продажа	Продажа стальных дверей на территории г. Екатеринбурга и области
Отгрузка	Отгрузка заказов клиентам

Декомпозируем процесс "Продавать продукт".

Руководитель и офис-менеджер получают заказы клиентов от отдела продаж и от звонков клиентов по мере их поступления.

Офис-менеджер координирует работу менеджеров, сортирует заказы, группирует их, распределяет согласно спецификациям заказа и инструкциям руководителя [6].

Менеджеры, каждое утро, исходя из полученных заказов, по данным прошлых продаж, а также инструкций руководителя набирают необходимое количество товара со склада и отправляются (используются две грузовые машины) на торговые точки.

Схема процесса "Продавать продукт" показана на рис. 3.

Рис. 3. Процесс "Продавать продукт"

Таблица 3. Работы декомпозиции А3

Название работы (Activity Name)	Определение работы (Activity Definition)
Отслеживание заказов и их распределение	Просмотр заказов, установка расписания выполнения заказов, формирование групп заказов на торговые точки и товаров с доставкой
Формирование заказов и объемов товара, подлежащего реализации по месту реализации	Формирование заказов в соответствии с инструкциями и указаниями руководителя, офис-менеджера, по данным прошлых продаж и из интуитивных соображений
Доставка товара до места назначения	Отправка товара на торговые точки, доставка товара до заказчика

Таблица 4. Стрелки диаграммы декомпозиции А3

Наименова- ние стрелки (Arrow Name)	Источник стрелки (Arrow Source)	Тип стрелки источника (Arrow Source Type)	Приемник стрелки (Arrow Dest)	Тип стрелки приемника (Arrow Dest. Type)
Офис-менеджер	Персонал	Mechanism	Просмотр заказов, установка расписания выполнения заказов, формирование групп заказов на торговые точки и товаров с доставкой	Mechanism
Заказы клиентов	Формирование заказов	Control	Отслеживание расписания и распределения заказов	Control
Сгруппированные заказы	Просмотр заказов, установка расписания выполнения заказов, формирование групп заказов на торговые точки и товаров с доставкой	Output	Формирование заказов и объемов товара, подлежащего реализации по месту реализации	Control
Товар на хранении	"Tunnel"	Input	Формирование заказов и объемов товара, подлежащего реализации по месту реализации Доставка товара до места назначения	Input Input
Товар на транспорт, товар на отпуск	Формирование заказов и объемов товара, подлежащего реализации по месту реализации	Output	Доставка товара до места назначения	Input
Менеджеры по сбыту	Персонал	Mecha- nism	Формирование заказов и объемов товара, подлежащего реализации по месту реализации Доставка товара до места назначения	Mecha- nism Mecha- nism
Инструкции руководителя и принятые заказы	Руководитель, исходя из принятых заказов, дает распоряжение менеджерам по контролю качества, ценам, срокам оплаты	Control	Формирование заказов и объемов товара, подлежащего реализации по месту реализации	Control
Инструкции руководителя	Делает распоряжения	Control	Доставка товара до места назначения	Control
Наименование стрелки (Arrow Name)	Источник стрелки (Arrow Source)	Тип стрелки Источника (Arrow Source Type)	Приемник стрелки (Arrow Dest)	Тип стрелки Приемника (Arrow Dest. Type)
Звонки клиентов	"Tunnel"	Input	Просмотр заказов, установка расписания выполнения заказов, формирование групп заказов на торговые точки и товаров с доставкой	Input
Товар на реализацию	Доставка товара до места назначения	Output	Граница диаграммы	Output
Указание передать товар на отгрузку	Просмотр заказов, установка расписания выполнения заказов, формирование групп заказов на торговые точки и товаров с доставкой	Output	Доставка товара до места назначения	Control

---