Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Расчет заработной платы» (Структура регламента).pdf

Продолжение таблицы 3

Продолжение таблицы 3

Продолжение таблицы 3

Продолжение таблицы 3

2.2 Владелец и ресурсы, выходы и входы процесса. Схемы управления процессов, схемы подпроцессов

Выходом процесса расчета заработной платы является набор документов, перечисленных ниже:

- платежная ведомость;

- расчетный листок сотрудника;

- документы по требованию (справки 2НДФЛ и 3НДФЛ);

- налоговые документы;

- отчетные документы;

- аналитические документы.

Входом процесса является совокупность учетных документов:

- табель работника;

- штатное расписание;

- система оплаты труда;

- трехсторонний договор;

- приказы и распоряжения руководства о поощрениях и наказаниях;

- положение о премировании;

- внешние документы (больничный лист, исполнительные лист, заявление о переводе денежных средств и т.д.).

Событием, запускающим процесс является утверждение производственного календаря на бизнес-год.

Сроком выполнения процесса является текущий бизнес-год.

Место выполнения процесса – бухгалтерия или отдел расчета заработной платы.

Исполнители процесса – работники бухгалтерии.

Документирование процесса производится в системе учета зарплаты и кадров.

Построим диаграмму процесса в терминах UML (рисунок 2).

Рисунок 2. Диаграмма процесса

2.3 Состав регламента

Перечень обозначений и сокращений

1. Общие положения.

1.1 Настоящий регламент предназначен для работников всех структурных подразделений организации и устанавливает порядок подготовки документов для начисления заработной платы, закрепляет сроки подготовки и ответственность должностных лиц, участвующих в этом процессе.

1.2 Требования настоящего регламента являются обязательными к исполнению и распространяются на все структурные подразделения университета.

1.3 Нормативные документы:

- Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ;

- Положение об оплате труда организации, принятое трехсторонним собранием от хх.хх.20хх года, введенное в действие хх.хх.20хх года приказом генерального директора № ХХХ/1.

2. Общие положения.

2.1 Настоящий регламент определяет порядок создания, согласования, передачи и возврата документов для начисления заработной платы, находящихся в компетенции ОТИЗ (в составе бухгалтерии организации и кадровой службы).

2.2 Перечень документов для начисления заработной платы, включает в себя:

- табель сотрудника;

- приказы о премировании;

- внешние документы.

Формы документов представлены в Приложении А.

3. Порядок подготовки документов.

3.1 Подготовка документов для начисления заработной платы, включает в себя следующие этапы:

1) создание документов;

2) предварительное согласование документов;

3) передача документов в бухгалтерию;

4) проверка и оформление документов;

5) согласование документов главным бухгалтером и их подписание;

6) передача документов на соответствующим службам.

3.2 Исходными данными для создания, проверки и оформления документов о премировании является ФОТ структурных подразделений, формируемый за счет организационных расходов, или остатки ФОТ структурных подразделений, формируемого за счет доходов от их экономической деятельности.

ФОТ структурных подразделений, формируемый за счет организационных расходов, утверждается генеральным директором на определенный период.

Сведения об остатках ФОТ структурных подразделений, формируемого за счет доходов от их экономической деятельности, предоставляются бухгалтерии ответственным исполнителям структурных подразделений ежемесячно в сроки, установленные настоящим регламентом, на основании сведений о доходах структурных подразделений от их экономической деятельности, предоставленных заместителем директора по финансовым вопросам.

Сведения о доходах структурных подразделений от их экономической деятельности предоставляются заместителем директора по финансовым вопросам в бухгалтерию ежемесячно в сроки, установленные настоящим регламентом.

Форма сведений об остатках ФОТ структурных подразделений, формируемого за счет доходов от их экономической деятельности, утверждается генеральным директором.

Сведения о доходах структурных подразделений и остатках ФОТ, формируемого за счет доходов от их экономической деятельности, предоставляются по состоянию на день, предшествующий дню предоставления сведений о доходах структурных подразделений заместителем директора по финансовым вопросам в бухгалтерию.

Порядок подготовки приказов о выплате премий и единовременных надбавок представлен на рисунке 3.

Рисунок 3 Последовательность действий при подготовке приказов о выплате премий и единовременных надбавок

3.3 После проверки, в случае отсутствия замечаний, проекты приказов проходят процедуру оформления работниками бухгалтерии, которая включает в себя определение и фиксацию в печатном и электронном виде:

- регистрационного номера и даты приказа;

- источника финансирования;

- кода сметы и статьи затрат;

- кода подразделения затрат.

Далее проекты приказов передаются работниками бухгалтерии на согласование главному бухгалтеру, а затем на подписание генеральному директору или заместителям генерального директора, наделенными правом подписи данных документов.

4. Порядок возврата документов.

4.1 В случаях несоответствий проектов приказов, переданных в бухгалтерию установленным требованиям, проекты приказов подлежит возврату ответственному исполнителю структурного подразделения, о чем делается отметка в книге регистрации проектов приказов.

4.2 В исключительных случаях при обнаружении технических ошибок приказы, переданные на подпись, могут быть возвращены в бухгалтерию. Приказы должны быть возвращены, как в распечатанном, так и электронном видах. При этом заместителем директора вместе с приказом передается уведомление о возврате с указанием причины возврата.

В случае если причина возврата является обоснованной, то работниками бухгалтерии в тот же день приказы возвращаются ответственному исполнителю структурного подразделения, о чем делается отметка в книге регистрации проектов приказов. Ответственным исполнителем данный документ должен быть откорректирован не позднее, чем на следующий рабочий день с момента возврата и вновь передан в бухгалтерию в распечатанном и электронном видах.

Переданный в бухгалтерию проект приказа проверяется, оформляется и передается на согласование главному бухгалтеру и на подписание Генеральному директору или заместителям генерального директора, наделенными правом подписи данных документов. После подписания на следующий рабочий день приказ передается в финансовую службу в распечатанном и электронном видах. Приказ в распечатанном виде передается вместе со служебной запиской, составленной в двух экземплярах, на первом экземпляре которой заместителем генерального директора ставится отметка о приеме приказа.