Файл: Документирование и инвентаризация (Правила и основные этапы проведения инвентаризации).pdf
Добавлен: 13.06.2023
Просмотров: 181
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
1. Документирование в бухгалтерском учете: понятие, цель, значение
1.1. Понятие и способы документирования
1.2 Формы и виды документов в бухгалтерском учете
2. Задачи и правила проведения инвентаризации
2.1. Сущность и основания проведения инвентаризации
2.2. Правила и основные этапы проведения инвентаризации
2.3. Особенности инвентаризации отдельных объектов учета
2.4. Подведение итогов и порядок отражения результатов инвентаризации
При организации инвентаризации в ее процессе можно выделить три основные этапа (таблица 1):
Таблица 1
Этапы организации и проведения инвентаризации
|
№ |
Этапы |
Виды работ |
|
1 |
Подготовительный |
Определяются объекты инвентаризации, сроки ее проведения, персональный состав инвентаризационных комиссий, оформляются приказы. Подготавливаются и представляются последние отчеты материально-ответственных лиц, с приложением всех документов по приходу и выбытию объектов учета, выводятся остатки инвентаризируемых объектов, величина которых будет фактически устанавливаться и проверяться в ходе проведения инвентаризации. Готовятся необходимые документы и обеспечиваются другие условия для проведения инвентаризации. Берутся расписки с материально-ответственных лиц. |
|
2 |
Основной |
Проводятся осмотр и другие приемы инвентаризации, выявляется фактическое наличие соответствующих объектов учета, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Осуществляется фиксация результатов работы инвентаризационной комиссии в рабочих документах, на основании которых затем оформляются утвержденные в Учетной политике экономического субъекта документы инвентаризации. |
|
3 |
Заключительный |
Оформляются утвержденные в Учетной политике документы инвентаризации, выявляются результаты, заполняются Сличительные ведомости, берутся объяснительные с материально ответственных лиц. Уточняются данные, отраженные в бухгалтерском учете. Организуются заседания инвентаризационных комиссий, где принимаются окончательные решения по результатам проведения инвентаризации. Результаты инвентаризации отражаются в системе учета и отчетности. |
2.3. Особенности инвентаризации отдельных объектов учета
Правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств изложены в ст. 3 Методических указаний №49.
Как ранее уже указывалось, при проведении инвентаризации устанавливается фактическое наличие и состояние объектов учета. Приемы проведения инвентаризации будут определяться применяемыми измерителями инвентаризируемых объектов путем осмотра каждого объекта - активы экономического субъекта, измеряемые в единицах веса, - проверяются путем перевешивания, активы, учитываемые поштучно, - пересчитываются, активы учитываемые в объемных единицах, - обмеряются. Наличие нематериальных активов устанавливается по наличию всех необходимых, правильно оформленных документов. Наличие и величина дебиторской и кредиторской задолженности устанавливается путем проведения сверки расчетов с контрагентами по операциям, для чего в их адрес направляются соответствующие запросы.
При инвентаризации финансовых вложений проверяются документы, подтверждающие наличие фактических затрат в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также предоставленных другим организациям займов. По незавершенному производству устанавливается фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, объектов находящихся в производстве. Проверка заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) производится путем фактического осмотра, подсчета, взвешивания, перемеривания. При инвентаризации резервов по документам проверяется правильность и обоснованность созданных в организации резервов.
Кроме этого отдельные положения по порядку проведения инвентаризации в части материально-производственных запасов содержатся в «Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов», утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 №119н, а также в «Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств», утвержденных приказом Минфина РФ от 13.10.2003 №91н.
Особенности проведения инвентаризации отдельных объектов учета представлены в таблице 2:
Таблица 2
Особенности инвентаризации отдельных объектов учета
|
№ |
Объекты инвентаризации |
Особенности инвентаризации |
|
1. |
Основные средства |
Обращается внимание на наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета, технических паспортов или другой технической документации, документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение, документов, подтверждающих нахождение объектов в собственности организации. При инвентаризации комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное наименование каждого объекта, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции и вследствие этого изменилось его основное назначение, то он вносится в опись в соответствии с новым назначением. |
|
2. |
Нематериальные активы |
Устанавливается фактическое наличие и правильность оформления полного пакета всех необходимых документов, подтверждающих правильность отнесения объектов к нематериальным активам, их ценность, полезность и право организации их использовать и получать доход от этого использования. |
|
3. |
Финансовые вложения |
Особенности проверки определяются видом, способом хранения и управления ценными бумагами, вложениями в уставные капиталы других организаций, предоставленными другим организациям займам. Ценные бумаги, хранящиеся у экономического субъекта, изучаются, осматриваются по отдельным их видам, по отдельным эмитентам. В акте указываются названия, серии, номера, номинальная и фактическая стоимости, сроки погашения, количество и общая стоимость отдельно по каждому виду вложений. Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг). Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специализированные организации (например, банк-депозитарий), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специализированных организаций. При необходимости информация запрашивается в специализированных организациях, проводится встречная проверка. По бездокументарным финансовым вложениям устанавливается наличие документов, подтверждающих их осуществление в конкретных эмитентов и стоимость. |
|
4. |
Материально-производственные запасы (МПЗ) |
Инвентаризация проводится и данные заносятся в описи по каждому отдельному наименованию материально-производственных запасов с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). МПЗ находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально-ответственным лицам, в описи заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в системе учета. |
|
5. |
Незавершенное производство (строительство) и расходы будущих периодов |
Проверка фактического наличия заделов незавершенного производства производится путем их фактического подсчета, взвешивания, перемеривания. Описи составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению с указанием наименования заделов, стадии, степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам - с указанием объема работ. По незавершенному производству, представляющему собой неоднородную массу или смесь сырья, в документах инвентаризации приводятся: количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов (по отдельным наименованиям), входящих в ее состав, которое определяется техническими расчетами в порядке, установленном отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости. Особое внимание уделяется законсервированным и временно прекращенным строительством объектам. По ним, в том числе, выявляются причины и основание для их консервации. |
|
6. |
Денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности |
В кассе инвентаризируются покупюрно денежные средства, ценные бумаги, денежные документы. Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров бланков, а также по материально ответственным лицам. Для проверки остатков денег на счетах в банке может быть проведена встречная проверка с банком, направлены запросы об остатках на счетах. |
|
7. |
Расчеты |
Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета по соответствующим документам, правильности и обоснованности сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, в т.ч. по которым истекли сроки исковой давности. Используется прием сверки расчетов с контрагентами по операции. |
|
8. |
Резервы |
Устанавливается правильность и обоснованность созданных в организации резервов. Инвентаризационная комиссия по соответствующим документам, расчетам проверяет обоснованность расчета созданных резервов и при необходимости может предложить скорректировать нормы отчислений, величину резервов, затрат. |
2.4. Подведение итогов и порядок отражения результатов инвентаризации
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета в соответствии с пунктом 4 статьи 11 Закона №402-ФЗ с 1 января 2013 года подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. То есть, если инвентаризация проводилась по состоянию на 1 июля 2015 года, то ее результаты отражаются в бухгалтерском учете и отчетности за 3-й квартал 2015 года. Так как п. 5.5 Методических указаний №49 о периоде отражения результатов инвентаризации вступает в противоречие с этой нормой, поэтому не действует. В Информации Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» подчеркнуто, что утвержденные до вступления в силу Закона №402-ФЗ правила ведения бухучета и составления финансовой отчетности применяются только в части, не противоречащей этому закону.
В законе №402-ФЗ отсутствуют указания касающиеся порядка отражения возникших в результате инвентаризации разниц на счетах бухгалтерского учета, при этом сохраняет свое действие пункт 28 Приказа №34н, исходя из которого, выявленный при инвентаризации излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, его сумма относится на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли включаются в расходы экономического субъекта, сверх норм относятся на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.
До 1 января 2013 года для отражения результатов инвентаризации в обязательном порядке должны были применяться унифицированные формы документов. Эти формы утверждены Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 г. №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», №26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №ИНВ-26» «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» от 27.03.2000 г.[34]
В соответствии с законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ст. 9 с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе используемые при проведении инвентаризации, не являются обязательными к применению. Это значит, что организация имеет право либо самостоятельно разработать документы для оформления инвентаризации, либо доработать унифицированные формы под потребности организации, либо продолжать использовать унифицированные формы. В любом случае применяемые формы документов должны быть утверждены руководителем организации в составе Учетной политики предприятия, организации.
При разработке своих форм первичных документов должно быть соблюдено одно условие - любой документ должен содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ):
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование предприятия, где составлен документ;
- содержание факта хозяйственной деятельности;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной деятельности;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося факта хозяйственной деятельности;
- подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Таким образом, случаи, когда проведение инвентаризации обязательно для организаций, не изменились по сравнению с действующей до принятия Закона №402-ФЗ практикой, также сохранилось требование к утверждению в учетной политике порядка проведения инвентаризации.
При организации и проведении инвентаризации следует четко соблюдать требования нормативных документов, чтобы избежать неприятностей и убытков.
Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Не обязательно применять для оформления результатов инвентаризации унифицированные формы документов, но в любом случае документы надо утвердить в составе Учетной политики экономического субъекта.
Заключение
Документ является письменным доказательством фактического осуществления хозяйственной операции или письменным распоряжением на право ее осуществления и предоставляет юридическую силу данным учета.
Сплошное и непрерывное отображение хозяйственных операций с помощью бухгалтерских документов называется документацией.
Показатели, содержащиеся в документе и характеризующие операцию, называют его реквизитом. Количество и содержание реквизитов определяются характером операции и назначением документа
Периодически на всех предприятиях хозяйствующего субъекта, независимо от форм собственности по действующему законодательству проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей.
Целью проведения инвентаризации является пересчет фактического наличия материальных ценностей и сопоставление данных инвентаризаций с показателями бухгалтерского учета. С другой стороны проведение инвентаризации преследует цель контроля за работой материально-ответственных лиц, обеспечения сохранности материальных ценностей предприятия, а также проверки условий хранения и порядок ведения учета их движения.
Инвентаризации подлежат все имущество хозяйствующего субъекта, независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу.
Инвентаризация проводится с целью проверки соответствия учетных данных фактическим данным. Если данные учета не совпадают с фактическими, то их необходимо откорректировать.
В зависимости от полноты охвата проверкой объектов учета инвентаризация бывает:
- полная (сплошная проверка всего имущества, денежных средств и состояния расчетных операций предприятия). Например: перед составлением годового отчета.
- частичная (проверка состояния отдельных объектов учета).
Для проведения инвентаризации на хозяйствующих субъектах руководителем предприятия создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии.
Перед началом инвентаризации лицо, ответственное за материально-техническую базу должно дать расписку, в которой оговаривается, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
В случае обнаружения в ходе проведения инвентаризации каких-либо расхождений - излишки или недостачи, повреждения или порчи, необходимо оформить их в сличительной ведомости и провести оценку по фактической себестоимости. По каждому случаю расхождения принимаются соответствующие решения. Материально-ответственное лицо обязано отчитаться за выявленные расхождения и возместить убытки.