Файл: Документирование и инвентаризация (Правила и основные этапы проведения инвентаризации).pdf

Введение

Актуальность темы курсовой работы. Документация обеспечивает сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия путем регистрации каждой хозяйственной операции в соответствующем документе.

Изменения, постоянно происходящие в результате различных хозяйственных процессов, иногда приводят к расхождениям между учетными данными, которые отображают движение и наличие хозяйственных средств и источников, а также их фактическим наличием. Наличие такого рода отклонений можно выяснить лишь путем проведения инвентаризации.

Не все происходящие в процессе хозяйственной деятельности явления могут быть зафиксированы посредством документации. Например, естественная убыль, ошибки в учете, хищения, неточности при приеме или отпуске материальных средств и прочее приводят к отклонениям действительного количества соответствующих материальных ценностей от указанного в документах.

Инвентаризация является самым действенным способом выявления и учета тех хозяйственных средств и источников их образования, которые не нашли документального отображения в бухгалтерском учете. Она с одной стороны выступает как элемент метода бухгалтерского учета, а с другой - как техника ее проведения.

В связи с тем, что документирование и инвентаризация являются основными способами контроля за сохранностью средств предприятия, вопросам ее изучения уделяется огромное внимание. Вопросы осуществления документирования хозяйственных операций и проведения их инвентаризации изучались такими авторами как Н.А. Миславская, С.Н. Поленова, Е.С. Соколова, З.П. Архарова, М.Д. Акатьева, В.А. Бирюков, В.М. Швецкая, Н.А. Головко и многие другие экономисты.

Объектом исследования курсовой работы является документирование и инвентаризация, как способы проверки соответствия наличия средств данным бухгалтерского учета.

Предмет исследования – документирование в бухгалтерском учете и процедура проведения инвентаризации.

Цель исследования – анализ документирования и определение цели инвентаризации и порядка ее проведения.

Задачи исследования состоят в изучении таких вопросов как:

• Необходимость и сущность документирования в бухгалтерском учете
• Классификация документов в бухгалтерском учете
• Инвентаризация, ее виды и значение
• Требования к проведению инвентаризации
• Порядок составления инвентаризационных форм
• Отражение результатов инвентаризации
• Урегулирование расхождений, выявленных в результате инвентаризации

Практическая значимость курсовой работы. Данную работу можно использовать как основу для написания ВКР, а также при изучении бухгалтерского учета студентами.

Структура работы состоит из введения, основной части, заключения, списка использованных источников и приложения.

1. Документирование в бухгалтерском учете: понятие, цель, значение

1.1. Понятие и способы документирования

В общем представлении документы - основной и важный источник получения информации о хозяйственной деятельности организации. При этом имея в виду, что особенностью бухгалтерского учета является сплошное, непрерывное и взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации, документирование следует рассматривать как один из элементов метода бухгалтерского учета.^[1]

Документирование - способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершающихся хозяйственных явлениях.^[2]

Документы в бухгалтерском учете представляют собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций. Документы являются основанием и подтверждением учетных записей.^[3]

Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью любого юридического лица.

Например, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков - для перечисления денежных средств с расчетного счета организации в уплату за поступившие сырье, материалы и т. д.

На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов.

Подписывая документ, руководитель или другой работник контролирует законность и целесообразность операции, оформляемой документом. Это возлагает на каждого руководителя и работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия.^[4]

Большое значение бухгалтерские документы имеют в обеспечении сохранности собственности, для контроля за действиями материально ответственных лиц, вскрытия случаев хищений и злоупотреблений.

Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет в любой момент получить сведения о наличии тех или иных материалов и денежных ценностей у каждого материально ответственного лица. Сопоставление документальных (учетных) данных с фактическими позволяет выявлять расхождения - недостачи или излишки.^[5]

Документы используются для анализа финансово-хозяйственной деятельности любого юридического лица. В процессе данного анализа изучаются факторы, способствующие выполнению показателей или, наоборот, явившиеся причиной их невыполнения. Для установления таких причин нередко, кроме отчетных данных, привлекаются документы, послужившие основанием для учетных записей. Это позволяет определить, насколько рационально расходуются материальные и денежные средства и эффективно используются.

Велико и правовое значение документов. Являясь письменным свидетельством совершенных хозяйственных операций и основой записей в бухгалтерском учете, документы используются как доказательства при спорах, возникающих между юридическими лицами или юридическим и физическим лицами. Эти споры рассматриваются в судебных органах и арбитраже.^[6]

Документы используются и в судебно-бухгалтерской экспертизе, которая проводится в необходимых случаях по решению следственных органов при расследовании отдельных дел. Они имеют юридическую силу в качестве письменного свидетельства только в случае, если составлены своевременно и оформлены в соответствии со всеми предъявляемыми к ним требованиями.^[7]

Документы, оформляющие хозяйственные операции, представляют собой бланки, отпечатанные типографским способом, содержат строки, графы в виде колонок (клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях.^[8]

Документы могут заполняться от руки или автоматизированным способом с помощью ПЭВМ. Как правило, учетные документы заполняются в нескольких экземплярах.

В последние годы применяются такие первичные документы, которые частично или полностью заполняются и обрабатываются автоматически. Получают распространение читающие автоматы, с помощью которых считывается буквенно-цифровая информация непосредственно с печатных документов.

Общий порядок создания первичных документов, отражения информации в бухгалтерском учете, ее хранения, порядок организации документооборота определяются соответствующими документами, утверждаемыми Министерством финансов РФ по согласованию с Госкомстатом РФ.^[9]

Создаются первичные документы на бланках типовых междуведомственных, типовых и специализированных форм.

Министерства и ведомства разрабатывают и утверждают специализированные формы для своих организаций с учетом отраслевой специфики.

1.2 Формы и виды документов в бухгалтерском учете

В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации).^[10]

По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.^[11]

Распорядительные документы содержат распоряжение, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей.^[12]

Например, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке безналичных расчетов, наряд на сдельную работу и т. п.^[13]

Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т. е. они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций.^[14]

Например, для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.

К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.^[15]

Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления.

К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.

Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.^[16]

По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации основных средств, платежное требование и др.^[17]

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.^[18]