Файл: Документирование и инвентаризация (Правила и основные этапы проведения инвентаризации).pdf

К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др. Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей.

Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.^[19]

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.

Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.^[20]

Например, к таким документам относится лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись.^[21]

Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.

По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.^[22]

Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, например, видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например, наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным.

Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.^[23]

По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др.

Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например, счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.^[24]

По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную.^[25]

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.

Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.

Вывод. Хозяйственные операции контролируют путем регистрации их в соответствующих документах в момент выполнения операций. Таким образом, документация является способом первичной регистрации хозяйственных операций. Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в хозяйственной деятельности организации.

2. Задачи и правила проведения инвентаризации

2.1. Сущность и основания проведения инвентаризации

Инвентаризация - это прием экономического контроля (в аудите процедура), позволяющий выявить и оценить фактическое состояние любого объекта бухгалтерского учета. По качеству представляемых результатов трудно заменим, но является трудоемким. Используется этот прием как при организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля^[26], так и в аудите, при проведении выездных налоговых проверок и в других видах контрольных мероприятий и проверок. Как показывает практика, допущенные руководством предприятий, организаций нарушения порядка организации и проведения инвентаризации, могут привести для экономического субъекта и собственника к большим неприятностям и убыткам. Ошибки в проведении инвентаризации часто приводят к трудовым спорам с материально ответственными лицами, имущественным спорам с другими организациями, к арбитражным разбирательствам.

В процессе инвентаризации выявляется и оценивается фактическое состояние любого объекта бухгалтерского учета, а отражение ее результатов в системе учета и отчетности обеспечивает точное и правильное отражение всех объектов учета конкретного предприятия, организации в бухгалтерском учете и отчетности, что позволит обеспечить достоверность этой бухгалтерской отчетности. Требование представления пользователям достоверной отчетности содержится в ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».^[27]

Согласно статье 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», активы и обязательства подлежат инвентаризации, при этом выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.^[28]

В соответствии с законом, проведение инвентаризации может инициироваться экономическим субъектом, за исключением случаев ее обязательного проведения в установленном законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами, а также случаи проведения инвентаризации, установленные решением руководителя организации.

В предыдущей редакции закона о бухгалтерском учете были определены случаи обязательного проведения инвентаризации, закон №402-ФЗ прямо не содержит такие нормы, а ссылается на нормы законодательства, федеральные и отраслевые стандарты. До разработки и утверждения федеральных стандартов, регулирующих вопросы проведения инвентаризации активов и обязательств, на основании ст. 30 Закона №402-ФЗ продолжают действовать правила проведения инвентаризации, утвержденные до дня вступления в силу Закона о бухгалтерском учете.

Случаи обязательного проведения инвентаризации перечислены во втором по значению в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета документе - Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 №34н. В соответствие с пунктом 27 Приказ №34н^[29]:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

Дополнен список случаев обязательного проведения инвентаризации в пунктах 1.5-1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49:

- при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ, в том числе нормативными документами Минфина РФ;

- при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).^[30]

Порядок организации и проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной политике экономического субъекта, эта норма установлена в ст. 8 Закона №402-ФЗ, где сказано, что экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации. В этом случае к документам законодательства РФ следует отнести ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» п. 4^[31], Приказа №34н п. 8.

В соответствии с перечисленными документами случаи, сроки, порядок проведения и перечень объектов, подлежащих инвентаризации устанавливаются решением руководителя экономического субъекта за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации.

2.2. Правила и основные этапы проведения инвентаризации

Общие правила проведения инвентаризации содержатся в Методических указаниях №49 ст. 2, полностью переписывать их в учетную политику не следует.

Целесообразно на основании общих правил утвердить график проведения инвентаризаций, внутреннее положение по порядку проведения инвентаризаций в организации с учетом специфики ее вида деятельности, наличия и характера активов и обязательств, структуры организации, документооборота и т.п. При этом порядок проведения инвентаризации в организации не должен противоречить Методическим указаниям №49. Как показывает арбитражная практика, допущенные руководством экономического субъекта нарушения порядка проведения инвентаризации, могут привести для него и собственника к большим убыткам. Недочеты в проведении инвентаризации часто играют против организации, как в трудовых спорах с материально-ответственными работниками, так и в имущественных спорах с другими организациями (например, определение Вологодского областного суда от 02.11.2012 №33-4539/2012 - отказ работодателю в иске о взыскании денежных средств с работников в связи с недостачей, поскольку при проведении работодателем были допущены многочисленные нарушения порядка проведения инвентаризации, предусмотренного Методическими указаниями; определение Московского городского суда от 17.06.2010 по делу №33-14762/2010 по восстановлению на работе бухгалтера-кассира и др.).^[32]

Для проведения инвентаризации в организации должна создаваться постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Это следует сделать распорядительным документом, который включить в Учетную политику организации. Могут создаваться рабочие комиссии. Персональный состав инвентаризационной комиссии назначается приказом руководителя экономического субъекта, куда включаются представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Состав специалистов, включенных в комиссию, должен позволить профессионально и качественно осуществить процесс инвентаризации и оформить ее результаты. По составу комиссии в дальнейшем внешние проверяющие (аудиторские, налоговые проверки и др.) будут судить о правильности и достоверности отражения результатов инвентаризации в отчетности экономического субъекта и о достоверности этой бухгалтерской отчетности.

Кроме того, пунктом 2.3 Методических указаний №49 допускается участие в инвентаризации аудиторов. Это могут быть представители службы внутреннего аудита или независимой аудиторской организации. Участие в проведение инвентаризации независимых профессионалов значительно повышает достоверность ее результатов. Однако следует иметь ввиду, что аудиторские услуги представляются по договору на платной основе [5].^[33]