Файл: ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (Что такое документооборот и первичные учетные документы).pdf

Введение

Одно из основных умений которым должен обладать каждый сотрудник на в организации, это как правильно отражать свои действия, и свой функционал документально. Именно поэтому считаю тему выбранной мною для курсовой работы, актуальной всегда. Правильное ведение и составление первичной документации имеет огромное значение для деятельности любого предприятия. Первичные документы организации – это его основание, его фундамент. По архивным документам компании, можно восстановить практически все события происходившие в организации, разобраться ошибках заполнения, и исправить их, восстановить утерянные данные, и тд. Ошибочное составление первичных документов (например, неправильно заполненные поля реквизитов, номеров, и форм) как правило приводит к большим проблемам в дальнейшем. Поэтому, все первичные документы должны оформляться строго с принятыми правилами, формами, и нормативами.

Первичную документацию, можно сравнить с первой ступенью большой лестницы бухгалтерского учета. Без нее не представляется возможным ведение первичного бухучета. А без его ведения, мы не сможем формировать и весь учет организации, который отражает финансовые показатели, и финансовые возможности. Основная целью курсовой работы я ставил анализ существующих форм и видов первичных учётных документов, а также действующих стандартов и методик работы с ними.

В этой работе я приведу примеры документов первичного учета, их основные определения и классификация, законодательное регулирования форм первичных учетных документов, а также разбираю основные требования заполнения этих форм, ответственность, и исправление ошибок. Все это мы рассмотрим.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

1. Основы первичного учета

1.1 Что такое документооборот и первичные учетные документы.

Первичные учётные документы – это оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, осуществляемые предприятием, составляемые в тот момент, когда совершается хозяйственная операция или сразу после её завершения, и подтверждающие факт окончания данной операции, на основании которых ведется бухгалтерский учёт.^[1] Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.^[2]

Так как оформление этих документов является началом учётной регистрации хозяйственных операций, то они составляют основу учётной информации, обеспечивая бухгалтерский учёт сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации. К первичной учётной документации относятся накладные, счета-фактуры, договора, акты сдачи-приемки, платежные поручения, кассовые приходные и расходные ордера, наряды, квитанции, товарные чеки и иные документы.^[3] Вся информация, которая содержится в этих документах, систематизируется и накапливается в процессе ведения регистров бухгалтерского учёта.

Лица, имеющие право подписи первичной учётной документации, утверждаются руководителем предприятия, и согласовываются с главным бухгалтером. В основном, этими лицами являются сотрудники отдела бухгалтерии, отдела материально-технического обеспечения, отдела сбыта, и отделов контроля. Нужно знать, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, обязательно подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.^[4]

После прихода в отдел бухгалтерии документы первичного учета проверяются на полноту и правильность заполнения, а также на законность совершенных хозяйственных операций и логическую увязку каждого показателя. После обработки документы помечаются, чтобы избежать возможности повторного внесения в реестр. Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа, следовательно, все первичные учётные документы должны составляться с соблюдением установленных правил и требований.^[5]

Давайте рассмотрим основные правила документооборота на предприятиях. Для этого нужно дать ему определение. Документооборот - это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив.^[6] График документооборота разрабатывается главным бухгалтером. На главного бухгалтера и сотрудников бухгалтерии возлагается также и контроль за выполнением графика документооборота. График документооборота утверждается руководителем организации в виде приложения к приказу об учетной политике организации.^[7] Он должен включать в себя оптимальное число отделов и исполняющих лиц, которые должен проходить первичный учётный документ, указывать минимальный и максимальный срок его пребывания в ответственном отделе, или у ответственного лица. График составляется, как правило, схемой или перечнем работ, выполняемых каждым отделом предприятия с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Сотрудники компании (руководители цехов, мастера, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов кадров, материально-технического обеспечения, кладовщики, работники бухгалтерии и др.) создают либо заполняют документы, относящиеся к области их деятельности, по графику документооборота. Всем ответственным лицам выдается выписка из графика документооборота, где показаны документы, относящиеся к сфере их деятельности, сроки их предоставления, и отделы предприятия, в которые они представляются. Ниже приведу несколько примеров оформления графиков.

Рис. 1. График документооборота монтажной компании^[8]

Рис. 2. График документооборота работников склада^[9]

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение играет важную роль. Он оптимально распределяет должностные обязанности между сотрудниками, облегчает контроль за работой над документами, выполняемый начальниками отделов, а также способствует своевременному составлению отчетов.

Значение учетных документов в организации очень большое. Документы первичного учета составляют основу учётной информации, обеспечивают бухгалтерский учёт данными, которые нужны для правильного ведения хозяйственной деятельности организации. Ни одна операция не может быть отражена в учёте, если на неё нет надлежащим образом составленного документа.^[10] Разделим значение первичной учетной документации на несколько блоков, и приведем их в Табл.1:

Табл. 1. Значение первичных документов^[12]

Теперь мы знаем, что первичные учётные документы – являются документами, оправдывающими всю хозяйствующую деятельность предприятия, на основании которых ведется ее бухучёт. Первичная учётная документация является одной из самых важных частей бухгалтерского учёта. Задача которой сводится к постоянному отражению хозяйственной деятельности с целью получения данных, которые нужны для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля за деятельностью организации.^[13] Для точной и правильной работы документооборота на предприятии нужно составить его график. Свой документооборот есть для каждого первичного учетного документа. Значение учётных документов на предприятии огромно. Ни одна операция не может быть отражена в учёте, если на неё нет надлежащим образом составленного документа. 

1.2 Какие бывают формы первичных учетных документов, и как их классифицируют

Классифицировать первичные учетные документы можно несколькими способами:

1. по объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления
2. по способу использования
3. по назначению, по месту составления
4. по количеству учётных позиции
5. по способу заполнения
6. по характеру регистрируемых операций

Подробнее эту классификацию можно рассмотреть в Приложении №1.^[14]

Теперь мы разберем понятие «формы документа». Под формой документа нужно понимать состав и расположение реквизитов в документе. Одно из важных условий оформления первичных учётных документов это наличие в них полных сведений, необходимых для работы, учёта и контроля. Первичная учетная документация принимается к учёту в том случае, если она составлена по форме, содержащейся в альбомах, унифицированных (типовых) форм первичных учётных документов. Когда форма первичного учётного документа не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичных учётных документов, то такие документы должны разрабатываться организацией самостоятельно и в обязательном порядке содержать реквизиты.^[15]

Реквизиты служат для придания полноценной характеристики факту хозяйственной операции, изложенной в документе, а также придают ему юридическую силу. К обязательным реквизитам относят:

1. наименование документа
2. наименование организации или составителя (должно совпадать с названием, указанным в учредительных документах организации)
3. дата (подписания или утверждения; оформляется арабскими цифрами по принципу: день, месяц, год)
4. наименования сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции
5. содержание хозяйственной операции
6. измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении)
7. наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции
8. личные подписи указанных лиц и их расшифровки

В первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, в зависимости от характера операции, требований нормативных актов и других факторов, при этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичных документов остаются без изменения. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается, а вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.^[16]

Для регистрации документа нужно его утвердить; после этого документу присваивается регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу для возможности его учёта и последующего отслеживания.

Существует понятие «стандартизации документов». Это установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. Стандарты унифицированных форм первичных учётных документов утверждает Госкомстат РФ по согласованию с Министерством Финансов РФ и Минэкономразвития РФ. Подобные формы разработаны практически для всех направлений внутренней деятельности организации. К примеру, по учёту использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (N Т-12 "Табель учёта использования рабочего времени и расчета заработной платы", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-13 "Табель учёта использования рабочего времени"), по учёту кадров (N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-7 "График отпусков", N Т-10 "Командировочное удостоверение"), по учёту

кассовых операций (N КО-1 "Приходный кассовый ордер", N КО-4 "Кассовая книга") и т.д.^[17]

Итак, классифицировать первичную учётную документацию можно по многим признаков. Существует понятие «формы документа». Под формой документа понимается состав и расположение его реквизитов. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по определённой форме, либо содержащейся в альбомах унифицированных форм, либо разработанной организацией самостоятельно.