Файл: ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (Что такое документооборот и первичные учетные документы).pdf

1.3 Типичные проблемы в первичных учетных документах

Налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержит четко определенных правил, регламентирующих порядок восстановления первичной документации в случае ее утраты. Ряд нормативных актов определяет только сроки хранения первичных учетных документов. В статье 23 НК РФ указано, что налогоплательщик обязан вести в установленном порядке учет своих доходов (расходов) и объектов налогообложения и в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.

Согласно п. 39 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, изменения в бухгалтерской отчетности, относящиеся как к отчетному году, так и к предшествовавшим периодам (после ее утверждения), следует производить в отчетности, составляемой за отчетный период, в котором обнаружены искажения данных.^[18] Другими словами, ошибки в бухучете нужно исправлять в том месяце, в котором они обнаружены. Если выявлено неправильное отражение хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года, исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, в котором искажения выявлены.

Чтобы исправить ошибки, допущенные в отчетном году, достаточно внести исправления в первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета. ^[19]

Для обеспечения достоверности учетных сведений имеет большое значение правильно исправленные ошибки в счетных записях. Виды ошибок бывают различные: нарушение принципа двойной записи, ошибки в корреспонденции счетов, когда сумма хозяйственной операции записывается не на тот счет, на который нужно, хотя и в правильной сумме и т.д.

В соответствии с п. 14 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. N 107н:

1. записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются
2. в первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются
3. исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления
4. в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.^[20]

Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете существует несколько способов.

Корректурный способ исправления ошибок заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и написании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать то, что исправили. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: утверждено в документе - подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах и табуляграммах - подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера против строки исправленной записи. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами банка.^[21]

Корректурный способ используют для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета сумм, а также когда записали операцию не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим в том случае, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства до подведения в них итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета до составления бухгалтерского баланса и, если исправление их не требует изменения мемориального ордера. После перенесения итогов регистра в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки оформляют справку бухгалтерии, данные которой заносят в Главную книгу отдельной строкой. Они хранятся при соответствующих учетных регистрах обособленно.^[22]

Исправление найденных в учетных регистрах ошибок в случаях, когда они относятся к корреспонденции счетов и к суммам операций после проставления итогов, осуществляется с помощью дополнительных бухгалтерских проводок, которые исправляют неправильную запись.^[23] Все откорректированные данные, вносимые в бухгалтерский учет, должны быть оформлены соответствующим документом. Этим документом может стать бухгалтерская справка, в которой требуется указать причины, по которым произошла ошибка, пояснить смысл вносимых в учет исправлений и изменений, отразить корреспонденцию счетов и суммы. Документы, в которых обнаружены подчистки, исправления, приписки и т.д. относятся к материальному подлогу, а если в них отражена хозяйственная деятельность, которая в действительности не была совершена, являются документами интеллектуального подлога.

Далее нужно рассмотреть основные нормативные документы, устанавливающие и регулирующие правила оформления и учёта первичной учётной документации, а также сами привила, определённые данными документами.

2. Нормативное регулирование

2.1 Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в организации

Пожалуй, эту главу необходимо начать, с того, что учет первичной документации осуществляется в строгом соответствии с определённой нормативной документации, а не «на усмотрение» организаций. В настоящее время система нормативного регулирования бухгалтерского учета включает в себя нормативные акты и документы четырех уровней:

Табл. 3. 4-х уровневая система^[26]

Далее вкратце рассмотрим, как избежать допущения ошибок в первичной учетной документации, и как их можно исправить. Как это регулируется законодательством, и какие последствия могут произойти в связи с этим.

2.2 ФЗ РФ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ

Глава II данного закона знакомит с общими требованиями к ведению бухучёта, определяет правила оформления бухгалтерских документов и их регистрации. Так, в статье 9 «Первичная учётная документация», вся хозяйственная деятельность, проводимая на предприятии, должна оформляться оправдательной документацией, которая и является первичной учётной документацией, на основании которой ведется бухгалтерский учёт.^[27] Здесь же говорится о том, что первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены и заполнены по утвержденной форме, содержащей обязательные реквизиты (наименование документа, дату составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления, а также личные подписи указанных лиц).

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учёте», за своевременное и качественное составление первичной документации и достоверность указанных в них данных отвечают лица, составившие и подписавшие эти документы; право подписи первичных документов может быть только у сотрудников, внесённых в список, утверждённый руководителем организации. Данный закон указывает на то, что первичные учётные документы должны быть составлены в момент совершения операции либо непосредственно после её окончания.^[28] Так же в ФЗ отражено то, что документация, которой оформляются хозяйственные действия с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то сотрудниками; внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается, в остальную первичную учётную документацию исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных действий, и это должно быть подтверждено подписями тех участников (также обязательно нужно указать дату внесения исправлений).

Статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте», также определяет порядок контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных действиях на основе первичных учётных документов, - для этого составляется сводная учётная документация; первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и электронных носителях информации.^[29]

Закон указывает на то, что первичные учётные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

2.3 Постановление Правительства РФ №835 от 08.07.97 г. «О первичных учетных документах»

Это Постановление было разработано правительством РФ в целях реализации положений Федерального закона "О бухгалтерском учёте". Основными его положениями стали следующие:

1. Функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учётной документации и их электронных версий возложены на Государственный комитет Российской Федерации по статистике функции
2. Установлены сроки введения унифицированных форм первичной учётной документации (по учёту сельскохозяйственной продукции и сырья, по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве, по учёту работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте)
3. Заинтересованным федеральным органам исполнительной власти по согласованию с Государственным комитетом РФ по статистике предоставлено право на базе унифицированных форм первичной учётной документации разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учётных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности.^[30]

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы). ^[31]