Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Аптека Ригла «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».pdf

Введение.

В современном мире быстрыми шагами происходит компьютеризация и такая наука, как информатика, становится более востребованной в разных аспектах нашей жизни, начиная от серьёзных бизнес-проектов и заканчивая повседневностью. Также, стоит отметить высокую конкуренцию и жёсткие рыночные условия, которые приводят к тому, что без анализа, проектирования и планирования очень тяжело выжить на рынке различных товаров, в том числе и на рынке программного обеспечения. Каждая организация стремиться минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности и упростить процесс обработки информации для более широкого анализа.

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов: систем управления базами данных, CASE-средств автоматизации проектирования и других.

Объектом исследования курсовой работы является Аптека Ригла. Именно этот бренд я попытаюсь рассмотреть в рамках курсовой работы. Отмечу, что деятельность моей курсовой работы будет связана с рынком фармацевтических и лекарственных препаратов, что является одной из актуальнейших тем для нас, так как в рамках нашей страны климат достаточно суров (хотя есть районы и с мягкими климатическими условиями), и отсюда следует вывод, что болеть потенциальные покупатели будут чаще, соответственно просчитать примерно спрос и предложение будет легче.

Предметом исследования является бизнес-процесс работы с поставщиками.

Целью является разработка информационной системы для автоматизации процесса работы с поставщиками в аптеку.

Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Выбрать объект исследования и сформулировать требования к разрабатываемой информационной системе на основе полученных данных.
2. Определить информационные потоки исследуемого объекта и построить их модели.
3. Выбрать предмет исследования курсовой работы на основе полученных данных об информационных потоках.

Глава 1. Аналитическая часть.

Предметом курсовой работы является Аптека Ригла, которая является учреждением здравоохранения по лекарственному (Медикаментозного) обеспечению населения, учреждений здоровья, других учреждений, предприятий и организаций.

Основной целью деятельности данного бренда является обеспечение населения, учреждений здравоохранения и других учреждений, предприятий, организаций продукцией медико-фармацевтического назначения (лекарственные средства - лекарства, лекарственные вещества, лекарственное растительное сырье, минеральные воды лечебные, иммунобиологические препараты, изделия медицинского назначения - перевязочные материалы и лейкопластыри, резиновые изделия санитарии и гигиены, аптечная посуда и рецептурное стекло, дезинфекционные средства, прочие медицинские товары; химреактивы, современные технические средства для определения уровня сахара в крови и давления, всевозможные витамины и так далее).

Аптека Ригла в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и своим Уставом.

Данный бренд является юридическим лицом, действующим на принципах хозяйственного расчета. Также имеет обособленное имущество, основные и оборотные фонды, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, круглую печать с изображением Государственного герба России и своим наименованием, угловой штамп, лицензии и другие реквизиты.

Основные бизнес-процессы компании - закупки, складирование запасов, продажи, взаиморасчеты с поставщиками и клиентами.

Аптека Ригла осуществляет следующие виды деятельности:

1. Изготовление, контроль и отпуск лекарств по рецептам и требованиями, оформленными в соответствии с установленными правилами;
2. Реализацию населению лекарственных средств, разрешенных к отпуску без рецептов, а также изделий медицинского назначения.
3. Надлежащее хранение продукции медико-фармацевтического назначения в соответствии с утвержденными правилами, нормами, требованиями;
4. Определение текущей и перспективной потребности в продукции медико-фармацевтического назначения для формирования заказов при заключении договоров с поставщиками продукции;
5. Создание оперативного резерва продукции медико-фармацевтического назначения по установленной номенклатуре;

Другие виды деятельности, направленные на улучшение обеспечения населения, учреждений здравоохранения и других учреждений, предприятий, организаций продукцией медико-фармацевтического назначения, развитие социально-экономического и финансово-хозяйственного состояния аптеки, которые не противоречат действующему законодательству России.

Управление аптекой осуществляется согласно Уставу на основании сочетания прав собственника по хозяйственному использованию своего имущества, самоуправления трудового коллектива, коллегиальности и единоначалия.

Аптеку Ригла возглавляет заведующий, который назначается и освобождается от должности собственником имущества или уполномоченным им органом, осуществляет руководство деятельностью аптеки в соответствии с действующим законодательством по трудовому договору (по контракту).

Заведующий аптекой самостоятельно решает вопросы ее деятельности, за исключением отнесенных Уставом к компетенции других органов управления аптеки. Основными задачами заведующего аптекой является определение и утверждение ее структуру и штата; прием и увольнение работников аптеки, в т.ч., руководителей отделений. Распоряжение в пределах своих полномочий имуществом аптеки, учитывая денежные средства; действовать без доверенности от имени аптеки, представление ее во всех организациях, учреждениях, в отношениях с российскими и зарубежными юридическими и частными лицами; заключение сделок, выдача доверенностей, открытие расчетных и других счетов аптеки, в т.ч. и валютные.

Основными задачами руководителя отдела закупок являются:

1. Осуществление анализ аудитории потенциальных поставщиков, выявляет потребности поставщиков, их уровень и направленность.

Разработка методик поиска поставщиков,

1. Осуществление поставщиков (размещения рекламы, участия в выставках, ярмарках, презентациях, направления предложений по средствам коммуникаций, электронной почтой, факсимильными сообщениями, пр.).
2. Поддержка постоянного контакта с существующими поставщиками, организация работы с ними по устоявшимся деловым схемам.
3. Разработка схемы взаимоотношений с наиболее выгодными и перспективными поставщиками (предложения особых условий договоров, систем скидок и индивидуального обслуживания, ускоренных сроков и особых условий исполнения договорных обязательств, пр.).
4. Налаживание обратной связи с поставщиками (изучает их условия поставки продукции, устанавливает причины неудовлетворенности поставщика совместной работой). 

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации.

В настоящее время коммерческим предприятием приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности предприятия на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика.

Автоматизация бизнес процессов современного предприятия является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет — далеко не единственный пример приложения автоматизации на предприятии.

Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

В данной курсовой работе рассматривается автоматизация деятельности предприятия оказывающего услуги, что, естественно, накладывает свою специфику на задачу автоматизации. Автоматизация деятельности предприятия оказывающего услуги представляет из себя комплекс задач, каждая из которых представляет из себя законченный проект. Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

1. Бухгалтерский учета на предприятии;
2. Учёт лекарственных препаратов, которые находятся уже на складе предприятия.
3. Учёт эпидемиологической обстановке в стране, что даст примерное представление о том, какие лекарственные препараты станут наиболее актуальными (В «мокрый» осенний период это будут всевозможные средства от простуды и гриппа, а в жаркий стоит закупить средства для корректировки артериального давления, также не стоит забывать о круглогодичных препаратах, которые отпускаются по рецепту от врачей, как пример: инсулин и производные инсулина для больных диабетом)
4. Учёта объёмов поставок;
5. Учёт клиентов и оказываемых им услуг (пример: прикрепление аптеки к государственной поликлинике, которая и будет направлять часть клиентов за лекарственными препаратами в данную сеть)
6. Можно привести еще целый ряд подсистем в комплексе задач автоматизации деятельности аптечного бизнес-проекта. Следует отметить, что все задачи в комплексе задач связаны между собой, а операции, происходящие на предприятии, не могут относиться к какой-либо одной задаче.

1.2 Характеристика существующих бизнес – процессов на примере Аптеки Ригла

Процесс - это любая операционная или административная система, которая преобразует ресурсы в желательные результаты. В деловой литературе существует много определений процесса и бизнес-процесса, которые не противоречат, а скорее дополняют друг друга.

Бизнес-процесс - это один, несколько или множество вложенных процессов (внутренних шагов деятельности), которые заканчивается созданием продукта, необходимого клиенту. Таким образом, выходом или результатом выполнения бизнес-процесса всегда являются информация, услуги или товары, востребованные клиентом. При этом бизнес-процесс может иметь несколько выходов.

Из совокупности существующих бизнес-процессов в деятельности пункта столичной аптеки Ригла в качестве объекта дальнейшей автоматизации был выбран бизнес-процесс управления работой с поставщиками. Данный бизнес-процесс занимает важное значение в деятельности аптечного пункта, поскольку закупочные цены, предоставляемые различными поставщиками, с целью последующей реализации в аптечном пункте, непосредственно влияют на финансовые показатели деятельности исследуемой организации.

В целом, бизнес-процесс работы с поставщиками включает в себя несколько этапов.

1. Подготовка и оформление заявки на покупку медицинских препаратов.

Поставщик продукции, обращающийся в пункт столичной аптеки Ригла, должен представить общую информацию об имеющихся в его распоряжении медикаментах, их количестве и стоимости. В свою очередь, аптека Ригла обращается к поставщику на основании соответствующей заявки, в которой указываются реквизиты клиента (наименование, номер счета, месторасположение, ОКПО, ИНН и т.п.), перечень необходимых лекарственных препаратов. Поставщика информируют об основных условиях выполнения заявки, после чего заявка организации проходит следующий этап. При этом менеджер отдела закупок должен получить максимально полную необходимую информацию о поставщике, интересующем аптеку заказе.

Резервирование заказываемой продукции.

На данном этапе происходит уточнение данных по заявке и проверки наличия необходимой продукции у поставщика. В случае наличия продукции менеджер отдела закупок резервирует указанную в заявке продукцию у поставщика.

1. Оформление документов.

Данный этап представляет собой составление необходимых документов для поставщика и заключение договора на доставку медикаментов на склад аптечного пункта. Обязательным реквизитом данного документа является адрес доставки продукции.