Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Аптека Ригла «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».pdf

1. Контроль выполнения условий оплаты.

На основе полученной информации и сформированного договора происходит перевод денежных средств со счета аптечного пункта на счет поставщика - оплата продукции. Данный этап выполняет менеджер отдела закупок.

1. Оформление отправки товара.

На основании оформленной заявки и получения оплаты выполняется отправка товара (продукции) поставщиком на указанный адрес склада.

1. Контроль выполнения условий договора.

Этап включает оформление документов, сопровождающих исследуемый бизнес-процесс закупок в пункте столичной аптеки Ригла. К результатным документам относятся:

а) Отчет;

б) Закрывающие документы (чек, товарная накладная).

Для описания существующей технологии выполнения исследуемого бизнес-процесса управления работой с поставщиками (закупками) построим функциональную модель исследуемой задачи.

Бизнес-процесс работы с поставщиками пункта столичной аптеки Ригла на можно наглядно и точно описать с помощью методологии SADT в нотации IDEF0. IDEF0-модель используется для анализа функций, выполняемых системой и отображения механизмов, посредством которых эти функции выполняются.

• 1. .1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Под документооборотом понимается комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. А электронный документооборот (ЭДО) - это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». На данный момент ЭДО внедряется на государственном уровне в различные государственные организации.

Существует также такое понятие, как электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Под управлением электронным документооборотом принято понимать организацию движения документов. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передача прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем. Главное назначение систем электронного документооборота - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемый процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ (В случае аптеки этим документом выступать будет Лицензия). Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри аптеки, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля исполнения, формирования дел, организации хранения и т.д.

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым ими ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов. 

Автоматизация взаимоотношений с поставщиками на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль и учет их исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль состояния самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны: потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации; поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации); задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор); фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени); проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля; неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов); большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.

В результате вышеописанного положения дел управление организацией не может осуществляться в полном объеме. И выражается это в том, что руководитель организации (равно как и руководители всех ее уровней) самостоятельно (без помощи заместителей, ответственных за те или иные направления деятельности), не владеют информацией в режиме реального времени и в случае необходимости не смогут оперативно ответить даже на такие вопросы: какие документы и по каким проблема находятся в работе; какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов и т.п.; а следовательно, оперативно среагировать на изменившуюся конъюнктуру рынка и принять верное решение.

«Источник причин большинства проблем документооборота - изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета». Традиционный (каталожно-карточный, либо журнальный) учет работы с документами на бумажных носителях ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния исполнения конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о нем на всех этапах, требует существенных трудозатрат и времени, а также зависит от квалификации сотрудников служб управления. Для обеспечения эффективного централизованного учета и контроля исполнения всех документов организации, службе документооборота необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию об исполнении и движении каждого документа в отдельности, получая ее из соответствующих подразделений и централизованно фиксировать (регистрировать) ее в своём отделе. Это требует огромных накладных расходов, строгой регламентации работы всех структурных подразделений и ее сотрудников, наличия квалифицированного персонала, больших трудовых и временных затрат на проведение рутинных технологических операций по поиску, сбору, обобщению и анализу распределенной информации. На сегодняшний день, практически ни одна организация не может позволить себе проведение вышеперечисленных работ в полном объеме.

Учитывая существующую тенденцию увеличения количества поставщиков, объема товара и объема документооборота вопрос об автоматизации документационного обеспечения управления, внедрения в работу новых информационных технологий встает весьма остро.

При принятии решения об автоматизации документооборота пред руководителем неизбежно встанут вопросы:

1. Какие цели преследуются при автоматизации и какие задачи должны быть решены?
2. Где проходит граница документооборота организации и что должно быть автоматизировано?

Цели автоматизации документооборота всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

а) повышение качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;

б) объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;

в) обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

г) снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;

д) заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации документооборота организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

а) подготовка и оформление документов.

б) повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации;

в)унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования;

Организация документооборота и исполнения документов.

а) исключение дублирования ввода информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации);

б)исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации);

в) упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов - маршрутизация);

г) повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;

д) сокращение сроков исполнения и прохождения документов;

своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и е) создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом);

Организация контроля исполнения документов.

а) объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных);

б) оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

в) обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в г)подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения);

Организация хранения документов, поисковая система.

а) обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним;

б)обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического в)связывания документов, относящихся к одному вопросу;

г)обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов;

Таким образом, суммируя все вышесказанное можно сделать вывод: автоматизация документационного обеспечения управления организации, вне зависимости от ее организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода к решению проблем документооборота, повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению конкурентоспособности на рынке. 

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 

Информационное обеспечение (ИО) включает в себя:

• систему классификации и кодирования;
• систему унифицированной документации, используемой в ИО;
• информационную базу.

Классификатор - это систематизированных свод наименований группировок объектов, признаков и их кодовых обозначений. Классификаторы служат средством описания данных, обуславливают единство классификации и кодирования информации и предназначены для обеспечения машинной обработки и выдачи данных в удобной форме потребителям при решении различных задач. В зависимости от применения они делятся на три группы:

• общегосударственные классификаторы,
• отраслевые (ведомственные) классификаторы, используемые в пределах определенной отрасли (ведомства);
• локальные классификаторы, используемые в пределах организации или группы организации.

Входные и выходные документы с поставщиками от аптеки должны содержать: