Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (ООО «ТЕХМАРКЕТ»).pdf

Результаты ответов на вопрос об используемых каналах коммуникаций изображены на рисунке 6.

Рис. 6. Наиболее используемые каналы коммуникаций (%)

В процессе анкетирования было выявлено, что в ООО «Техмаркет» используются такие каналы коммуникаций как устные распоряжения менеджеров (28%), приказы (22%), телефон (16%), стенды (4%), инструкции (10%), отчеты (20%). Представленные данные свидетельствуют о том, что наиболее употребляемым на рассматриваемом предприятии канале коммуникаций являются устные распоряжения.

Результаты ответа на вопрос о наиболее эффективных каналах коммуникаций изображены на рисунок 7.

Рис. 7. Наиболее эффективные каналы коммуникаций

Согласно представленным на рисунке 7 данным, наиболее эффективными каналами коммуникаций работники предприятия считают личные распоряжения (69%). Менее эффективными каналами коммуникаций являются приказы (15%), письменные распоряжения (11%) и инструкции (5%), так как в них используются довольно сложные формулировки, которые не всегда понятны персоналу.

Итогом коммуникации в организации является формирование определенного внешнего и внутреннего образа (имиджа) компании, который можно оценить с помощью комплекса показателей (см. табл. 5).

Таблица 5

Совокупная оценка корпоративного имиджа ООО «Техмаркет»

Таким образом, на основе проведенного анализа, можно сделать вывод, что уровень коммуникации в ООО «Техмаркет» является приемлемым. Однако следует обратить особое внимание на низкие показатели: известность марки, культура организации и мотивационная политика.

Процесс развития коммуникации должен быть непрерывным, поэтому руководство рассматриваемого предприятия должно применять множество методов и инструментов для их совершенствования.

3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КОММУНИКАЦИИ В ООО «ТЕХМАРКЕТ»

3.1. Рекомендации по совершенствованию коммуникации на предприятии

Проведенный анализ коммуникации в ООО «Техмаркет» выявил, что требуют совершенствования следующие направления: известность марки, культура организации и мотивационная политика.

С целью повышения эффективности коммуникации в ООО «Техмаркет» является целесообразным реализация следующих мероприятий, перечисленных на рисунке 8.

Рис. 8. Рекомендации по повышению эффективности коммуникации в ООО «Техмаркет»

Согласно представленному рисунку 8 для повышения эффективности коммуникации в ООО «Техмаркет» необходимо:

I. Совершенствование внешних коммуникаций:

1) совершенствование мер по повышению известности предприятия;

2) разработать меры для построения привлекательного для внешней среды образа предприятия.

II. Совершенствование внутренних коммуникаций:

3) формирование эффективной обратной связи;

4) автоматизировать сбор и оценку информации между подразделениями;

5) направить усилия на совершенствование организационной культуры;

6) повысить эффективность системы информирования персонала в ООО «Техмаркет».

3.2. Конкретизация предложенных мероприятий

Рассмотрим каждое из предложений подробней.

1. Действия по увеличению известности ООО «Техмаркет».

В рамках выполнения действий по увеличению известности рекомендуется использование современных способов продвижения товара, а именно с помощью развития интернет торговли. ООО «Техмаркет» должно доставить до каждого клиента информацию о своих преимуществах стимулируя мотивацию клиентов, посетивших магазин, для приобретения чего-либо дополнительного к уже выбранной покупке. В торговых залах продавцы могут не только рассказывать о новинках, но и показывать «товар лицом», стараясь стимулировать при этом совершение «импульсной», спонтанной покупки. Как показывают пробные реализации, покупатели в подобных ситуациях обычно готовы покупать товары, имеющие достаточно высокую маржу. К данным товарам можно отнести ассортимент аксессуаров, малой бытовой техники, различных услуг и т.п. В дальнейшем рекомендуем внедрить новую веб-платформу для онлайн бизнеса, которая создается на базе решений от SAP CRM и Oracle ATG. С помощью новой веб-платформы должно произойти улучшение пользовательского интерфейса уже существующих сайтов, оптимизация поиска товаров и навигации, что приведет к усилению конкурентных преимуществ ООО «Техмаркет» по итогу внедрения новейшего ИТ-решения.

Грамотно сформированный организационный образ позволит увеличить доход торгового предприятия [4, с. 290]. В результате реализаций действий по совершенствованию системы коммуникаций будет получен определенный эффект.

2. Действия по улучшению привлекательности образа (имиджа) предприятия.

Составляющими привлекательного образа является реализуемая продукция и ее качество, все, что сопровождает деятельность предприятия на рынке, - реклама, способ предложения, внешний вид персонала и объектов предприятия. В современных условиях качество продаваемой продукции является важнейшим элементом деловой репутации, так как доказано, что ни одна, даже очень эффективная реклама не спасет товар низкого качества. Удачная реклама также является мощным инструментом формирования имиджа, активно сообщает рынок о продуценте, подчеркивая уникальность предложения, отмечает различия ее от предложений конкурентов, создает эмоциональную зависимость между компанией и потребителями ее продукции.

Итак, для формирования привлекательности внешнего образа ООО «Техмаркет» можно выделить следующие направления:

- проведение долгосрочной рекламно-имиджевой кампании для создания положительного имиджа у потребителей;

- усовершенствование механизмов планирования и бюджетирования имиджевых рекламных кампаний;

- отслеживание и поддержание присутствия предприятия в прессе, общественной жизни общества, культурно-массовых, спортивных мероприятиях (другими словами: всегда "быть на слуху”);

- обновление применяемой системы РR: доработка имеющейся символики и традиций; привлечение профессиональных дизайнеров для формирования современных привлекательных атрибутов (логотип, интерьеры помещений) компании; создание единой информационной системы, включающей в себя: общее собрание, информационные доски, компьютерные рассылки;

- совершенствование внешнего имиджа с помощью инструментов паблик рилейшнз. Это освещение общественной деятельности компании и ее руководства, спонсорские акции, контакты со средствами массовой информации и обеспечения их материалами для освещения положительного имиджа предприятия.

3. Формирование эффективной обратной связи.

Для снижения недопонимания между руководством современного предприятия и его подчиненными необходим только прямой и конструктивный диалог [3, с. 38]. Одной из составляющих такого диалога является обратная связь от руководителя к подчиненному. Ситуация, при которой руководитель, который не общается с сотрудниками, не использует инструменты обратной связи, грозит перерасти в критическую и рано или поздно выйдет из-под контроля.

Эффективная обратная связь помогает своевременно корректировать недоработки в организации процесса коммуникаций и своевременно выявлять, и решать возникающие внутри коллектива ООО «Техмаркет» проблемы или вопросы. Для формирования эффективной обратной связи является целесообразным реализация ряда мероприятий, основными из которых являются следующие:

- организация приема по срочным и несрочным вопросам;

- создание телефонной «горячей линии» для персонала;

«создание электронной почты и он-лайн каналов коммуникаций.

Эффективность предложенных мероприятий проявляется в возможности достижения позитивных, а также избегания отрицательных с социальной точки зрения изменений в организации.

4. Автоматизация сбора и оценки информации между подразделениями.

Построение эффективных организационных коммуникаций требует сбора и анализа информации о всех фактах хозяйственной деятельности предприятия и изменениях как внешней, так и внутренней среды. Только при наличии полной, достоверной, своевременной и объективной информации можно говорить о возможности принятия обоснованных решений по управлению деятельностью предприятия.

Автоматизация бизнес-процессов и организация быстрого обмена информацией между сотрудниками – все это необходимо для увеличения эффективности работы. Автоматизация предприятий позволяет улучшить планирование загрузки производственных мощностей, распределение ресурсов, сводное и прогнозное планирование, управление цехами; обеспечить прозрачность бизнес-процессов, оперативность и достоверность финансовой отчетности и аналитики, а также снизить себестоимость производства [12, с. 61].

5. Совершенствование организационной культуры.

Для совершенствования организационной культуры ООО «Техмаркет» руководство должно регулярно осуществлять следующие необходимые мероприятия:

1) доработка и пересмотр таких основных целей и ценностей организации как приоритеты, принципы, подходы, нормы и рекомендуемые образцы поведения;

2) сопоставление степени соответствия усовершенствованной организационной культуры имеющейся стратегии развития компании, разработанной руководством. Выявление положительных и отрицательных моментов;

3) совершенствование мероприятий, которые направлены на формирование, развитие или закрепления рекомендуемых ценностей и образцов поведения;

4) благотворное воздействие на организационную культуру с целью преодоления возможных негативных моментов, возникающих время от времени в коллективе;

5) контроль за внедряемыми переменами в организационной культуре и внесения, в случае возникновения необходимости, поправок.

Соблюдение системы ценностей, олицетворяющих культуру, должно быть направлено на улучшение социально-психологического климата коллектива организации и на этой почве - значительному повышению производительности труда.

6. Повышение эффективности системы информирования персонала.

Эффективная система информирования предполагает построение оптимальных каналов распространения информации, создание правил работы с информацией, контроль соблюдения этих правил, а также разработку и осуществление своевременных мероприятий по соблюдению правил работы с поступающей информацией [15, с. 371]. Если система обеспечивает своевременное и без искажения получение информации персоналом, информация не теряется, то это можно считать дополнительным конкурентным преимуществом компании на рынке.

Для совершенствования информирования и коммуникаций между сотрудниками предлагается комплексный подход, который представлен на рисунке 9.

Также, с целью формирования на предприятии системы поведенческих стандартов рекомендуется создать документ, содержащий список основных требований к работникам ООО «Техмаркет» («Кодекс корпоративного поведения»).