Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Формирование коммуникационного процесса в организации).pdf

- Сети - виды, степень защиты, достаточность;

- Системы обработки информации - 1С, АСУ, программно-технические комплексы, MES-системы.

Социально-экономическая составляющая системы коммуникаций важна потому, что полной автоматизации обмена информацией достичь невозможно. Поскольку с информацией работает персонал, то его характеристики влияют на эффективность коммуникаций. Так, будет иметь значение профессиональная квалификация персонала и уровень его владения инфокоммуникационными технологиями, психологические особенности работников, их черты характера и качество социальных взаимодействий в группах и т.д. Каждый из названных элементов социально-экономической системы коммуникаций можно оценить с помощью ряда показателей. Технологическая составляющая системы коммуникаций является ее инструментальной частью, которая обеспечивает автоматизацию обмена информацией.

Основными элементами являются аппаратное обеспечение, программное обеспечение и каналы связи. Каждый из этих элементов имеет определенные технико-экономические характеристики, определяющие эффективность этой составляющей системы коммуникаций. Качественная система коммуникаций должна основываться на сбалансированных группах элементов, которые образуют социальную и технологическую составляющие. Однако на практике часто одна из названных составляющих не соответствует установленным критериям. Если слабая техническая база, то управление коммуникациями замедляется. Такое встречается на предприятиях, которые недавно работают на рынке и удерживают конкурентоспособность за счет энтузиазма коллектива и относительно небольших потребностей во входной информации. Если отстает программное обеспечение, то управление коммуникациями не может обеспечить их надлежащего качества.

Этот недостаток можно компенсировать жестким управлением при условии, что технологические процессы отработаны и в ближайшее время не будут нуждаться в существенных изменений. Кроме того, персонал и техническая инфраструктура должны давать определенный запас прочности системе коммуникаций. Часто возникает ситуация, когда недостаточной является качество социальных взаимодействий или квалификация персонала. Тогда даже при избыточности технологического обеспечения управление коммуникациями затруднено. Особенно это ощущается при осуществлении организационных изменений. Для того, чтобы вовремя устранять дисбалансы в системе коммуникаций предприятия, необходимо создать эффективную систему диагностики возможных проблем.

---

Проведение диагностики предполагает детальный и углубленный анализ проблем, выявление факторов, влияющих на них, подготовку всей необходимой информации для принятия решений, а также выявление взаимосвязи между проблемами, общими целями и результатами деятельности предприятия. Согласны с мнением о том, что нецелесообразно отождествлять экономический анализ и экономическую диагностику. Хотя сегодня совершенствование экономического анализа осуществляется в направлении применения диагностических процедур и подходов, а различия между ними весьма существенны.

Понятие экономической диагностики шире, поскольку оно включает в себя экономический анализ, а также предусматривает определение положения исследуемого объекта на рынке своей продукции, оценку его конкурентоспособности, то есть рассматривает любую экономическую организацию и во внешней среде. Анализ определяет количественное значение параметров, выявляет отклонения различных параметров от нормы, плана и т.д. Диагностика - это агрегированный вывод о состоянии исследуемого объекта, который делается на основе разнообразной аналитической информации, ее синтеза и сопоставления. Поэтому проведение экономического диагностирования предусматривает установление комплекса экзогенных и эндогенных факторов, определяющих ситуацию с объектом исследования. Одним из основных инструментов диагностики являются показатели, ведь они отражают как существующее положение, так и возникающие объективные процессы.

Показатели способствуют изучению взаимосвязи между двумя различными элементами совокупности посредством представления информации в удобной для пользователя форме, позволяют провести анализ деятельности предприятия в динамике относительно конкурентов или отрасли в целом, провести прогнозные экономические расчеты. Необходимо выяснить, какой именно перечень показателей наилучшим образом отразит достигнутый предприятием уровень коммуникационного менеджмента. Для этого нужно исследовать существующие классификации показателей, их разделение по различным признакам, охватив таким образом, всю совокупность индикаторов анализа. Затем следует выделить те из них, которые целесообразно применить для оценки системы коммуникаций предприятия. Для каждого из перечисленных выше элементов системы коммуникационного менеджмента или их групп следует разработать и постоянно совершенствовать собственный перечень показателей и нормативов. На основе полученных данных необходимо разработать и внедрить комплекс мер по совершенствованию процессов обмена информацией на предприятии.

---

2.2. Формирование коммуникации в организации

Попробуем ответить на вопрос: от чего же зависит эффективность коммуникации и что влияет на процесс налаживания взаимодействия между работниками в рамках коммуникации?

Как уже было отмечено, служебная деятельность сотрудников невозможна без коммуникативных связей. Важность этого процесса постоянно обращается внимание в различных нормативных документах. В них говорится, что повседневная деятельность протекает на глазах у населения и авторитет во многом зависит от поведения сотрудников при общении с людьми [6]. Не вызывает сомнений тот факт, что одной из самых важных качеств, позволяет повысить эффективность процесса общения, является умение слушать других людей.

Не просто слушать, а внимательно выслушать до конца своего собеседника. Таким образом, продемонстрировать свою заинтересованность в том, что он говорит, проявить уважение к нему. Это позволит значительно упростить дальнейшее общение и установить психологический контакт с собеседником, настроить положительно к себе, снять психологическое напряжение, которое, как правило, является неизбежным в начальном периоде общения.

Человек, обращаясь к сотруднику, ожидает, что его внимательно выслушают, разберутся в ситуации и помогут в ее проблеме.

Во время общения необходимо научиться преодолевать различные психологические барьеры в общении, которые могут возникать из-за взаимонепонимания, боязнь вступать в контакт с работниками, неприязнь, неверное объяснение намерений сторон, недоверие и так далее.

Так, в процессе общения могут возникать коммуникативные барьеры:

- выяснение, допрос;

- предупреждение, угроза, обещание;

- наставление, указание на целесообразность;

- осуждение, критика, обвинения;

- похвала, согласие;

- ругательство, необоснованные обобщения, унижение;

- интерпретация, анализ;

- успокоения, сочувствие;

- отвод от проблем.

Следует отметить, что эти барьеры могут создаваться искусственно и приводить к обострению взаимоотношений, возникновение конфликтов. В связи с этим очень важно, чтобы сотрудник не только научился правильно разбираться в природе этих барьеров в общении, но и научился их обходить, а когда нужно преодолевать эти барьеры.

Ключевым элементом в налаживании эффективной коммуникации с населением является умение работника оказать психологическое воздействие на людей, которое проявляется в способности склонять их к своей точке зрения, убеждать, стимулировать положительные проявления в их поведении, принуждать к даче правдивой информации и тому подобное. Всегда необходимо помнить, что сотрудник вступает в общение не просто потому, что его интересует этот человек, а для того, чтобы получить важную информацию, которая способна изменить ход событий, изменить позицию собеседника, его отношение к делу, а, иногда, спасти чью-то жизнь. И именно психологическое воздействие в процессе общения позволяет достичь этой цели.

---

В своей повседневной деятельности работник сталкивается с множеством людей, с которыми он вынужден вступать в общение, несмотря на свое отношение к собеседнику. Поэтому достаточно важными качествами для работника является эмоциональная сдержанность и терпеливость, умение выслушать, понять, успокоить. Работник должен всегда в своих реакциях быть максимально сдержанным, правильно настроить себя на взаимодействие с любым посетителем, позволит установить с ним доверительные отношения и получить оперативно значимую информацию.

На пути налаживания эффективной коммуникации между работником может стать противоборство заинтересованных лиц, которое может проявляться как открыто, так и в скрытой форме.

Таким образом, мы пришли к выводу, что основными необходимыми коммуникативными качествами, которыми должен обладать работник умение слушать других людей, умение преодолевать психологические барьеры в общении, умение быстро устанавливать психологический контакт с незнакомыми людьми и располагать их к себе, эмоциональная сдержанность и терпеливость, умение оказывать психологическое воздействие на людей при осуществлении оперативно-служебной деятельности, ролевые умения.

Итак, положительное отношение к людям, умение слушать, мастерство говорить, налаживание и поддержание контактов, умение привлечь и удержать внимание, беспрепятственно преодолевать барьеры общения и решать конфликтные ситуации, эффективно влиять на лиц с целью желаемых изменений поведения помогут работникам повысить эффективность обмена и восприятия информации, сформировать положительный имидж и, соответственно, наладить взаимодействие с населением.

Данное исследование не исчерпывает всех аспектов проблемы, а предполагает необходимость дальнейших научных поисков, поскольку коммуникативная составляющая работников в значительной степени влияет на производительность их профессиональной деятельности, что, в свою очередь, влияет на общую оценку деятельности.

Итак, деловая коммуникация - сложный многоплановый процесс, сущностью которого выступает установление и развитие общения между людьми, что обусловлено потребностями совместной деятельности и обменом информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью. Целью имеет выработка единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека. Эффективное управление деловой коммуникацией требует развития коммуникационного менеджмента, выступает системой управления, которая через интегрированную коммуникацию с целевыми аудиториями, способствует достижению максимальной эффективности по всем направлениям развития организации в условиях меняющейся внешней среды. Эффективный менеджмент невозможен без эффективных коммуникаций как внутри организации, так и снаружи. Коммуникативная компетентность менеджера делает его осознание сущности коммуникационного процесса, обеспечивает умение устного и письменного общения и понимания того, как среда влияет на обмен информацией. Поскольку деловая коммуникация предполагает взаимодействие двух или более уникальных и сложных систем, происходит в разных ситуациях с использованием различных средств и каналов общения, типологизация видов деловой коммуникации может осуществляться по различным основаниям, по различным критериям, а именно: по месту, времени осуществления, по целям, по признакам предмета коммуникации, средствами общения, по источникам регулирования коммуникации и тому подобное.

---

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенное исследование показало, что успешное функционирование организации, формирования и существования организационной культуры, усвоение и проповеди корпоративных идей и ценностей невозможно без отлаженного процесса коммуникаций. Коммуникация создает благоприятные условия для раскрытия профессиональных и деловых качеств сотрудников, способствует развитию их творческого потенциала для создания дополнительных ценностей и получения результата. Эффективная система внутренних коммуникаций синтезирует в себе теорию управления, теорию организации, теорию психологии управления, теорию коммуникаций. Просчеты, некомпетентные или малоэффективны действия в одной из сфер повлекут за собой ошибки во всех других сферах.

Современное экономическое развитие, последние научные достижения в области управления и значительное количество информационных каналов и ресурсов, которые предлагает настоящее, побуждает к поиску наиболее эффективных форм коммуникационного взаимодействия, к постоянному совершенствованию уже существующих коммуникаций, а также предоставляет толчок к выработке качественно новых научных методик и конструктивных подходов по развитию внутренних коммуникаций.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Аминов И. И. Психология делового общения. - М .: Издательство: Омега-Л, 2016. - 304 с.

2. Винер Н. Кибернетика или управление и связь в животном и машине. - М .: Наука, 2013. - 340 с.

3. Дмитренко М.И. Деловое общение как феномен социальной действительности: Автореф. дис ... канд. философ. наук: 09.00.03 / Харьк. ун-т воздух. сил. - Х., 2015. - 19 с.

4. Колесникова Н.Л. Деловое общение. Business Communication: Учебное пособие. - М .: Флинта: Наука, 2015 - 152 с.

5. «Коммуникации» (определение понятия) // http://ru.wikipedia.org/wiki

6. Корпоративная культура делового общения: Главные правила общения и поведения в современном обществе / Авт-сост. И. Н. Кузнецов. - М .: АСТ; Мн .: Харвест. 2015 С. 442 - 533.

7. Лэйхифф Дж.М., Пенроуз Дж.М. Бизнес-коммуникации: Стратегии и навыки. - СПб .: Питер, 2014. - 686 с.

8. Мирошниченко А. Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения. - М .: Издательство «Книжный мир», 2015. - 384 с.

9. Назаренко В.А. Психологические условия развития коммуникативной компетентности руководителей Государственной пограничной службы: Автореф. дис ... канд. психол. наук: 19.00.09 / Нац. акад. Гос. пограничных. службы. - Х., 2014. - 19 с.

---