Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Формирование коммуникационного процесса в организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Информация и знания определяют развитие любой экономической системы. Особое значение они приобретают в обществе глобализирующегося мира. Этот процесс характеризуется действительно революционным развитием информационно-коммуникационных технологий, которые используются на всех уровнях, во всех сферах, отраслях, территориальных и временных пространствах управления. Характерным признаком рыночной экономики является то, что информация и знания воплощены в большинстве создаваемых благ. Поэтому в условиях современного производства, обеспечения его эффективности и нового качественного роста в нестабильной внешней среде коммуникация между людьми и организациями превращается в стратегический ресурс управления.

Современная экономика, общество не могут существовать без развитой информационной инфраструктуры и информационного бизнеса. В таких условиях важную роль играют информация и коммуникация. Возникает первоочередная задача развития и совершенствования коммуникаций в процессе управления. Таким образом нужно рассмотреть «коммуникации» как инструмент процесса управления, который влияет на внутреннюю и внешнюю среду предприятия.

В рыночных условиях предприятия должны обращать внимание не только на экономическое состояние, но и на формирование эффективной коммуникативной стратегии обмена управленческой информацией. Как показывает современный опыт предприятий при быстром росте, уменьшении или реорганизации предприятия менеджмент учитывает изменения на рынках, новые технологии, появление новых товаров, принимает новые стратегии и тому подобное. Однако значительные изменения могут вызвать у работников разную реакцию, которая в значительной степени зависит от их информированности о том, что происходит. Итак, целесообразным является исследование особенностей и эффективности коммуникационных процессов, которые происходят в практической управленческой деятельности предприятий.

Социологические исследования показали, что 73% американских, 63% английских и 80% японских руководителей считают, что недостатки коммуникации являются главным препятствием на пути достижения эффективности их работы. Эффективно работающие руководители - это те, которые достигли успехов в налаживании коммуникаций и сами являются коммуникативными. Коммуникабельность (коммуникативность) (англ., Communicability) - это способность к коммуникациям, установлению контактов и связей, достижению взаимопонимания.

---

Раздел 1. Теоретические основы коммуникаций в организациях

1.1. Формирование коммуникационного процесса в организации

Правильное управление внутренними коммуникациями дает возможность предприятию накапливать, формализовать, обобщать и структурировать знания и опыт каждого работника в единой информационной среде; обеспечивать свободную циркуляцию информации сверху вниз и снизу вверх, что, в свою очередь, обеспечивает повышение эффективности работы всего предприятия. Без учета внешних коммуникаций, их комплексности, роли и места в организации деятельности предприятия фактически невозможны переход к эффективным формам организации длительных партнерских взаимоотношений рыночных субъектов, повышение его конкурентоспособности и так далее.

При этом под внутренними коммуникациями понимаем каналы связи, с помощью которых предприятие взаимодействует с внутренними целевыми группами. Они могут касаться конкретного работника, подразделения или предусматривать информацию для предприятия в целом. Внешние коммуникации будем отождествлять с маркетинговой коммуникационной политикой, то есть системой мер, направленных на осведомленность потребителей, торговых и сбытовых посредников, контактные аудитории, а также широкий круг о продукции и ее товаропроизводителя (продавца), стимулирование (формирование побудительных мотивов) спроса на продукцию для того, чтобы продвигать ее на рынке.

В целом сущность управления внутренними коммуникациями заключается в осуществлении целенаправленного воздействия на коллектив работников с целью обеспечения приема, обработки, накопления, передачи своевременной и неизмененной информации на соответствующие уровни управления (точки ответственности) [2]. Однако обеспечение указанных процессов является достаточно сложным, ведь на коммуникационный процесс влияет значительное количество факторов как внешней, так и внутренней среды. Так, например, существуют факторы влияния, связанные с содержанием управленческой деятельности руководителя (уровнем компетентности, организаторскими способностями, отношением к проблеме, которую необходимо решить, и так далее), особенностями выполнения руководителем обязанностей, стилем общения руководителя с другими участниками управленческого взаимодействия, персоналом; ожиданиями, требованиями акционеров; профессиональными компетенциями коллектива, индивидуально-личностными качествами его участников и другое.

---

При этом финансовые колебания, нестабильность политической ситуации, уровень развития технологий (в том числе степень овладения ими конкурентами), высокий или низкий уровень конкуренции на рынке, запросы потребителей оказывают непосредственное влияние на формирование направления и выбор основной стратегии коммуникационной политики предприятия. Следовательно, на каждом из этих этапов коммуникационный процесс может испытывать определенные искажения, которые негативно влияют на общую эффективность обмена информацией, что, в свою очередь, приводит к снижению эффективности управления деятельностью предприятия в целом.

К существенным препятствиям в налаживании эффективных коммуникаций Г.В. Осовская [3] относит авторитарное отношение администрации к подчиненным, нечеткость или нежелание руководителей выполнять свои обязанности, отсутствие здоровой атмосферы в разработке деловой политики и мотивации для общения работников между собой, неправильное определение прав и ответственности, а также ряд субъективных факторов, снижающих эффективность контактов между отдельными работниками: разное толкование понятий, разный уровень знаний, разное эмоциональное состояние и прочее.

Согласно автору [3] выделены следующие основные типы коммуникационных помех:

1) параллельная конкуренция между сообщениями;

2) субъективное восприятие сообщения адресатом;

3) язык, логика, абстракция;

4) разный статус участников коммуникации;

5) сопротивление изменениям.

С.С. Фролов [4] выделяет две группы коммуникационных проблем в организации: проблемы структурных коммуникаций, связанные с барьерами, возникающими в процессе передачи информации, когда функции каждого подразделения четко и однозначно не определены; проблемы межличностных коммуникаций, связанные с поведенческими аспектами деятельности организации.

1.2. Виды коммуникации в организациях

Внутренние коммуникации определяются как любые корпоративные коммуникации внутри организации. Они могут быть устными или письменными, непосредственными или виртуальными, личными или групповыми. Эффективные внутренние коммуникации по всем направлениям - сверху вниз, снизу - вверх и по горизонтали - это одна из основных задач любой организации [9].

Выделение в системе внутренних социальных коммуникаций не только управленческого направления, но и информационного обмена между субъектами управления одного иерархического уровня и информационного влияния управляемого субъекта на управляющий является относительно новым направлением в исследовании коммуникаций системы управления. Как отмечает Х. Хачатурян, именно в инновационных теориях управленческих отношений обосновывается необходимость дополнения субординационных отношений в системе государственного управления координационными и реординационными процессами [4].

---

Таким образом, внутренние социальные коммуникации в системе управления реализуются в трех плоскостях: непосредственной иерархии (субординации) - вертикальной коммуникации между служащими и их руководителями; координации - горизонтальной коммуникации между служащими одного ранга; и реординации - обратной вертикальной коммуникацией, когда трансляцию определенного сообщения инициирует служащий или субъект государственного управления, ниже по иерархии чем реципиент сообщения.

Итак, направление социальных коммуникаций в системе государственного управления определенным образом совпадает со структурой организационных связей в органах государственной власти. В частности, организационную структуру в органах государственной власти формируют такие организационные связи между субъектами управления: - субординационные (составление сверху вниз), которые предусматривают исключительную компетенцию вышестоящего организационно-правовым статусом органа, ниже по статусу, соответственно подчинения, подконтрольность, подотчетность; - реординационные (снизу вверх) предусматривают определенную самостоятельность при принятии решений без предварительного согласования, право законодательной, нормотворческой, планово-бюджетной инициативы и т.д.; - координационные (составление на одном уровне, между двумя и более субъектами, и это не исключает того, что они могут находиться на разных уровнях в иерархически организованной системе управления). Они базируются на взаимной заинтересованности различных органов государственной власти и органов местного самоуправления в согласовании своих управленческих воздействий на один и тот же объект или различные объекты, что предусматривает регулярный обмен информацией, прежде всего плановой и учетной [6].

С. Загороднюк, рассматривая понятие управленческого общения, отмечает, что формы (субординационная, служебно-товарищеская, дружеская) и принципы управленческого общения в системе государственной службы, отражая определенные правила и требования к профессиональным и межличностным отношениям в системах «руководитель – подчиненный», «руководитель – руководитель», «руководитель – коллектив», которые влияют на формирование их типа. Исходя из рационального характера управленческого общения, автором определены его утилитарно-функциональные и интерактивно-диалогические формы [5]. Однако с точки зрения комуникативистики автору можно возразить, ведь общение предполагает взаимную субъектность коммуниканта и реципиента, тогда как управляющее воздействие, а тем более манипулирование предполагает восприятие коммуникантом реципиента в качестве объекта, а не субъекта.

---

По нашему мнению, в данном случае понятие управленческого общения может применяться исключительно к координационным отношениям. В противном случае речь должна идти именно об управлении или коммуникативном воздействии, но не об общении как виде коммуникативной деятельности.

В современных условиях реализации управленческой функции можно утверждать, что одно из центральных мест в системе государственно-управленческих отношений занимают координационные отношения. Они обеспечивают упорядочение взаимосвязей и взаимодействий между отдельными субъектами деятельности с целью согласования действий по реализации управленческих решений, объединение усилий с этой целью, особенно если определенная задача возлагается на несколько организационных единиц. Координация является неотъемлемой составляющей всех процессов управления.

Она охватывает всю деятельность по реализации целей государственного менеджмента. Вместе с тем координация - это самостоятельное средство организации управления, которое способствует обеспечению, согласованию и функционированию автономных целеустремленных систем [2]. В общей теории коммуникации определяется, что горизонтальные коммуникации - это общение лиц, равных по положению, статусу. Основная задача таких коммуникаций заключается в координации задач, решении определенных проблем, обмене информацией, разрешении конфликтов.

К горизонтальным коммуникациям относят информационный обмен между службами и отделами, которые не находятся в непосредственной зависимости друг от друга, то есть расположены на одном уровне управленческой иерархии. Такие коммуникации позволяют координировать деятельность подразделений и тем самым повышать эффективность функционирования организации [7]. Координационные коммуникации в теории государственного управления рассматриваются как прогрессивное направление коммуникативной деятельности органов государственной власти. Исследования показывают, что эффективность горизонтальных коммуникаций достигает 90%.

Это объясняется тем, что коммуникация, реализуемая на одном иерархическом уровне, имеет меньше социально-коммуникативных барьеров при трансляции сообщения. Координационные (вертикальные) коммуникации менее эффективны, чем субординационные (горизонтальные). Только 20 - 25% информации, которая исходит от высшего органа, доходит до рабочих и правильно понимается ими [4]. Именно поэтому одним из путей преодоления потери информации на пути от коммуниканта к реципиенту в коммуникативной деятельности органов государственной власти можно считать развитие реординационных каналов реализации социальных коммуникаций.

---