Файл: Сущность инвентаризации и ее роль в бухгалтерском учете на различных этапах его развития.pdf

Недостачу и порчу материальных ценностей в пределах норм естественной убыли можно списать на расходы текущего финансового года на основании приказа руководителя и актов. Результат такой недостачи определяют после проведения зачета пересортицы. Но следует помнить, что взаимный зачет недостач и излишков возможен только [3]:

• за один и тот же проверяемый период;
• в отношении запасов одного и того же наименования;
• у одного и того же проверяемого материально - ответственного лица;
• в тождественных количествах.

Стоимость недостающих материальных запасов при списании определяется по данным бухгалтерского учета, зависимо от метода оценки материальных запасов (по средней фактической стоимости, по фактической стоимости каждой единицы).

Недостачу материальных запасов сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества, обычно, относят на виновное лицо. Оно и должно возместить учреждению сумму причиненного ущерба.

Потребность проведения инвентаризации возникает в организациях разных размеров, разных форм собственности и отраслей деятельности. Понимание необходимости проведения инвентаризации материальных ценностей возникает на определенном этапе развития в любой организации.

Таким образом, проведение инвентаризации необходимо в каждой организации. Сроки и частоту проведения в год хозяйствующий субъект выбирает самостоятельно, исходя из объемов продаж, производства и прочих факторов.

2. Виды инвентаризации, порядок и сроки ее проведения

2.1 Виды инвентаризации

Выделяют следующие виды инвентаризаций:

• по объему - полная и частичная;
• по методу проведения - выборочная и сплошная;
• по назначению - плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватывают также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т.д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях, которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

2.2 Порядок и сроки проведения инвентаризаций

Существует следующий порядок проведения инвентаризации.

В организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты. В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент

• инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «___» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

2.3 Документирование инвентаризации. Определение отклонений от учетных данных

При инвентаризации выявляются также изменения в товарных запасах, которые не поддаются количественной и стоимостной оценке и не подлежат документальному оформлению в ходе обычной деятельности (например, естественная убыль, выбытие товаров в результате хищений), товары, частично потерявшие свои первоначальные качества, малоходовые, залежалые и испорченные товары и осуществляется проверка соблюдения правил и условий хранения товаров.

Обязательное проведение инвентаризации товаров и тары предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (п. 2 ст. 12) в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ [2].

Кроме того, в соответствии с п. 1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) [7].

Для документального оформления инвентаризации используются типовые унифицированные формы первичной учетной документации [9] (табл. 1).

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень товаров и тары, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации с учетом обязательных требований.

В зависимости от периодичности проведения различают плановые и внезапные инвентаризации.

Плановые инвентаризации проводятся в сроки, определенные в учетной политике организации. Как правило, плановые инвентаризации проводятся в периоды наименьших остатков товарно-материальных ценностей на складах, базах, овощехранилищах и др.

Таблица 1 - Перечень форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации

Внезапные инвентаризации проводятся по решению руководителя. Приказ о проведении внезапной инвентаризации подписывается обычно утром того дня, на который назначено ее проведение.

По полноте охвата различают сплошные и выборочные инвентаризации.

Сплошная инвентаризация проводится в предусмотренные учетной политикой сроки, при этом инвентаризируется все имущество организации независимо от местонахождения и все виды финансовых обязательств. Проверке подлежат ценности во всех структурных подразделениях организации.

При выборочной инвентаризации проверяется лишь часть товарных запасов. Например, при переоценке товаров проводится инвентаризация только тех товаров, по которым меняются цены. Выборочные инвентаризации обычно проводят на базах и складах, где ведется натурально-стоимостный учет по отдельным наименованиям товаров. При этом выборка может носить случайный, систематический или комбинированный характер.

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации, в котором устанавливает время и сроки ее проведения, перечень ценностей, подлежащих инвентаризации, и состав инвентаризационной комиссии (ф. № ИНВ-22).

Инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации товаров и тары создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

В состав инвентаризационной комиссии обычно включаются представители администрации, работники бухгалтерской службы и материально ответственные лица. В состав комиссии могут входить и другие специалисты организации (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

Приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации подписывается руководителем организации и регистрируется в журнале контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ф. № ИНВ-23), в котором отражаются следующие данные:

• номер распоряжения и дата;
• объект инвентаризации;
• фамилии материально ответственных лиц;
• состав инвентаризационной комиссии;
• расписка в получении приказа (постановления, распоряжения);
• начало инвентаризации, число и часы по приказу и фактически;
• окончание инвентаризации, число и часы по приказу и фактически;
• предварительный результат, дата и сумма недостач и излишков;
• окончательный результат, дата и сумма недостач и излишков;
• дата утверждения результатов;
• дата принятия мер по недостаче, в том числе погашение недостачи и передача дела в следственные органы или суд [9].