Файл: Сущность инвентаризации и ее роль в бухгалтерском учете на различных этапах его развития.pdf

1. Инвентаризация в системе бухгалтерского учета

1.1 Сущность инвентаризации и ее роль в бухгалтерском учете на различных этапах его развития

Наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

Для обеспечения контроля за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухучета - инвентаризация, т.е. установление фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей. Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актив.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов - раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;
• при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Основными целями инвентаризации являются:

• проверка правильности данных текущего учета и выявления допущенных ошибок;
• отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций;
• контроль сохранности имущества;
• контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов;
• проверка условий и порядка хранения товаров;
• выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров;
• проверка соблюдения принципа материальной ответственности;
• проверка состояния учета и организация движения товарных запасов;
• проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и в бухгалтерском учете и т.д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

• выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям - штрафам за сокрытие прибыли и пр.;
• изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т.д.) или просто приходят в негодность. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально;
• стихийные бедствия, пожар, авария и т.д.;
• кражи, злоупотребления;
• недоверие к материально ответственному лицу;
• проведение ревизий, аудиторских проверок;
• при смене бригадира при бригадной материальной ответственности;
• по требованию судебно-следственных органов.

1.2 Управление инвентаризацией

Процесс управления предприятием при совершении любых производственных, хозяйственных, административных и финансовых операций

представляет собой набор управленческих решений, имеющих целевое назначение и затрагивающее интересы определенных лиц [1, 5]. Следовательно, за каждым средством предприятия стоит некоторое материально ответственное лицо или конкретные менеджеры различных иерархических уровней. Все факты хозяйственной жизни (операции) предприятия, которые приводят к определению ресурсов, их источников и результатов, предопределены решениями конкретных лиц (менеджеров, специалистов), способных приводить к изменению прав и обязанностей исполнителей, имеющих отношение к современным хозяйственным операциям. Только преломив собранную и обработанную управленческую информацию в спектре интересов лиц, участвующих в хозяйственной деятельности предприятия можно объективно оценить факты хозяйственной жизни и принять действенные управленческие решения [8].

Потребность в управленческой информации определяется содержанием и повторяемостью решаемых проблем, пониманием их людьми; имеющимися у них знаниями и опытом.

Таким образом, суть управления состоит в сборе, переработке, хранении и выдаче данных в виде программ, планов, распоряжений, нормативов, заданий. Каждый из этих документов содержит определенную информацию о том, что, когда и кому надлежит делать, в каком объеме можно использовать те или иные ресурсы, от кого получить исходные материалы и кому передать готовый продукт. В них также предусматривается контроль исполнения.

Учет представляет собой вид управленческой деятельности, предметом которой является информация. Он предполагает сбор, обработку, классификацию, систематизацию данных в специальных регистрах на каких-либо носителях. При этом на предприятии используются различные виды учета: бухгалтерский (финансовый и управленческий), систематический, налоговый и др. Их общей целью является упорядочивание информационных потоков для эффективного принятия управленческих решений, которые вырабатываются должностными лицами (менеджерами) органа управления, и по каналам прямой связи передаются объектам управления (подразделениям, службам, отделам, работникам и др.). В свою очередь, по каналам обратной связи орган управления получает учетную информацию о состоянии объектов управления и выполнении управленческих решений. Таким образом, учет является неотъемлемой частью системы управления (см. рисунок).

Одним из критериев полезности может служить достоверность информации. Это означает, что информация должна быть правдиво представлена, ее легко можно проверить, и она должна носить нейтральный характер. При этом правдивость предполагает адекватность информации хозяйственным процессам предприятия, а проверяемость - возможность ее подтверждения [3].

Рис. 1.1 - Составные звенья системы управленческого учета организации [4]

Инвентаризация - один из элементов метода бухгалтерского учета, обеспечивающий достоверность учетных данных, их соответствие фактическому наличию ресурсов путем сверки остатков ценностей и расчетов с данными учета для определения расхождений (недостач или излишков).

Инвентаризация подтверждает и закрепляет документально фактически принадлежащее предприятию имущество независимо от его местонахождения, которое вследствие разных причин утратило свою фактическую принадлежность к тому или иному имуществу.

Нормативно-правовыми актами по бухгалтерскому учету [6, 7] определены случаи обязательного проведения инвентаризации: при составлении годовой отчетности; в случае смены материально ответственных лиц; при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже; при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей; после пожара или стихийных бедствий и т.д.

Обязательность проведения инвентаризации законодательно связана с обеспечением достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Следовательно, проведение инвентаризаций является решением, прежде всего учетных задач. Поэтому на практике организация мероприятий, связанных с проведением инвентаризаций осуществляется в основном учетным персоналом, т.е. бухгалтерией, главной задачей которой в современных условиях российской экономики является составление и представление финансовой и налоговой отчетности. Нарушение требований к порядку составления и представления отчетности влечет за собой определенную ответственность.

И хотя, в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности [7] в качестве учетной задачи провозглашено формирование полной и достоверной информации, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности, не существует нормативных актов, обязывающих бухгалтерию обеспечивать менеджеров информацией для принятия управленческих решений на уровне подразделений.

Можно также отметить, что обязательные по закону инвентаризации и инвентаризации, проводимые по инициативе бухгалтерии, как правило, в качестве главной цели имеют в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств [6] выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета, а также проверку полноты отражения в учете обязательств.

Составной частью управления является контроль. При этом организация и поддержание системы внутреннего контроля - это процесс, осуществляемый менеджментом предприятия. Систему внутреннего контроля можно определить как совокупность разнообразных взаимосвязанных методик и действий, применяемых менеджментом предприятия для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности. Эта система предполагает надзор и проверку: соблюдения требований законодательства; предотвращения ошибок и искажений; исполнения приказов и распоряжений; обеспечения сохранности имущества предприятия и т.д.

Внутренний контроль призван выявить по объектам, систематизировать и типизировать отклонения и возникшие проблемы на всех участках управления и сфер деятельности, анализируя причинно-следственные связи, а также обобщать и оценивать эту информацию с целью принятия правильных управленческих решений.

Для достижения целей внутреннего контроля необходимы определение фактического состояния объекта или его части в данный момент времени; обнаружение неиспользованных резервов, предупреждение незаконных действий и потерь; выявление результатов управленческих воздействий; определение соответствия хозяйственного процесса управленческим решениям и т.д.

Данные учета обеспечивают возможность функционирования контроля и являются одной из его баз. В ходе ведения бухгалтерского учета осуществляются и контрольные функции, которые реализуются бухгалтерией, в том числе и при проведении инвентаризаций, которые являются средством контроля.

Однако контрольная деятельность не должна ограничиваться только участием в ней работников бухгалтерии. Это связано с тем, что в учете основной упор делается на количественную сторону объектов с ограниченной качественной характеристикой. Поэтому нередко у работников бухгалтерии отсутствует профессиональная компетенция в отдельных сферах контролируемой среды. Следовательно, необходимо более тесное сотрудничество бухгалтерии со всеми подразделениями, заинтересованными в получении необходимой для принятия управленческих решений информации, получаемой в ходе проведения инвентаризации. Знание менеджерами особенностей деятельности своих подразделений должно способствовать расширению качественных характеристик инвентаризируемых объектов. С этой целью менеджерам нужно более активно взаимодействовать с бухгалтерией в ходе планирования, организации и проведения инвентаризаций.

В современных условиях сохранность имущества предприятия в значительной мере зависит от руководителей разного уровня, которые обязаны предупреждать возможность растрат и хищений и обеспечивать рациональное хранение ценностей.

Особое значение для этого имеют правильный подбор, расстановка и обучение кадров, которым вверяются ценности; недопущение к работе случайных, непроверенных работников; осуществление систематического контроля за работой материально ответственных лиц и т.д.

Периодические проверки путем проведения инвентаризаций являются эффективным средством контроля за сохранностью материальных ценностей, т.к. они предусматривают осмотр и определение качества материальных ценностей, а также установление их фактического количества путем пересчета, перемеривания и взвешивания; составление документа, удостоверяющего фактическое наличие ценностей в натуральных и денежных показателях; сопоставление остатков по данным текущего учета с фактическими и оформление результатов инвентаризации (выявления недостач или излишков).