Файл: Методика защиты информации в системах электронного документооборота (История создания и развития систем электронного документооборота).pdf

Введение

Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в последние годы является одним из наиболее динамично развивающихся сегментов отечественной IT-индустрии. Потребителями технологий электронного документооборота являются отличающиеся по масштабу и специфике деятельности организации.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет достичь необходимой гибкости в обработке и хранении информации, а также вынуждает «бюрократическую систему» организации работать быстрее и с большей отдачей. СЭД способствует повышению производительности труда, уменьшению материальных издержек, позволяет быстро получить доступ к необходимой информации и снизить вероятность потерь бумажных документов.

Количество компьютеров, установленных в организациях, компьютерная грамотность работников неуклонно возрастают, что позволяет без ощутимых потерь переходить на принципиально новые методы управления бизнесом. Именно в условиях «бума» в развитии интернет-технологий во всем мире становится реальным решение основной проблемы при внедрении СЭД – преодоление «инерции мышления», нежелания проводить глубокие изменения в инфраструктуре организации на уровне как высшего руководства, так и рядовых сотрудников.

В настоящее время существует четкое понимание преимуществ, даваемых СЭД и подобными системами, как на государственном уровне, так и на уровне отдельно взятой организации.

Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также предоставляют возможность обеспечения контроля потоков документов в организации. Зачастую эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают такие системы, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям систем электронного документооборота относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных.

Главной целью внедрения систем электронного документооборота является создание эффективной среды управления и функционирования организации.

Система документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами:

• регистрацию;
• выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение;
• движение и ознакомление исполнителей;
• хранение;
• контроль.

В организации, где внедрен электронный документооборот и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов – есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения, т. е. все управление в организации осуществляется посредством электронных документов.

Как следствие многие задачи, которые выполняются работниками, точно так же привязаны к подобным документам. Документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота, имеет так называемую собственную регистрационную карточку. Состав информации о документе, заполняемости информационных полей карточки определяется типом и видом документа, доступностью для просмотра и редактирования, правами доступа к документу в рамках бизнес-процесса.

Рассматриваемый документ может иметь один или несколько прикрепленных к нему файлов – это могут быть как проекты документов, так и отсканированные образы существующих. Таким образом, к документу могут быть «привязаны» логические ссылки, что обеспечивает целостность информационного поля в организации.

Система электронного документооборота обеспечивает быстрый поиск любой информации по нужному документу. Достаточно знать некоторые его атрибуты –и поиск в системе займет незначительное количество времени. С помощью поиска можно найти как регистрационную карточку документа, так и прикрепленные к ней файлы с полнотекстовым воспроизведением.

Организация документооборота в организации с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, быстрого реагирования на ситуацию, упорядоченной слаженной работы.

В то же время все большее число коммерческих организаций сталкивается с жесткой конкуренцией. Современные условия требуют обязательного документирования сущности всех стратегических и тактических решений, принимаемых руководством для обеспечения более эффективной работы на рынке.

Получение или перехват таких документов или их копий конкурентами может повлечь за собой серьезные финансовые потери и (или) подорвать имидж организации в глазах потенциальных клиентов. Растущая информатизация современного общества и переход к электронным формам хранения и представления информации создают новые потенциальные угрозы информационной безопасности коммерческих организаций.

Цель данной работы состоит в анализе современных систем электронного документооборота и методик защиты информации в них.

ГЛАВА 1. Понятие системы электронного документооборота

1.1 История создания и развития систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота, появившись сравнительно недавно, в настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Изначально в их задачу входила предельно простая автоматизация документооборота, то есть помощь клеркам, но никак не замена документообороту, циркулирующему на предприятии.

Многое изменилось, когда производители СЭД стали не только копировать процессы предприятий, обеспечивающих перемещение бумажных документов, но и учитывать проблемы, стоящие как перед этими процессами в частности, так и перед всем документооборотом в целом.

Понимание того, что документооборот предприятия призван поддерживать его систему управления, пришло в СЭД не сразу. Более того, многие современные федеральные и муниципальные органы власти до сих пор используют простейшие СЭД, в задачи которых входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не его замена, а оптимизация и поддержка структуры управления.

Выделяя хронологически этапы эволюции систем электронного документооборота, следует выделить первый из них, начавшийся в 80-е годы XX века и продолжавшийся практически до его конца. Этот период характеризуется фрагментарностью решений, появившейся в результате того, что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость автоматизации документооборота, еще не имели унифицированных инструментов, необходимых для решения задач подобного рода.

Рассмотрим причины, которые изначально привели к необходимости автоматизации документооборота. В последней четверти ХХ века объем управленческой документации предприятий еще не достиг критических уровней, однако существующая территориальная раздробленность структурных подразделений привела к тому, что процедуры утверждения руководителями различного уровня могли занимать недели, а в некоторых случаях и месяцы. Внедрение кольцевой почтовой связи на таких предприятиях позволило оптимизировать только механизмы последовательной сверки, но фанфара, или, как ее теперь называют, параллельная сверка, потребовала очень больших временных затрат, в результате чего ее использование было сведено к минимуму и, по возможности, применялось исключительно в пределах одного здания.

Когда во многих крупных промышленных предприятиях и органах власти объем документооборота стал приближаться к критическим значениям, стало ясно, что процессы документооборота необходимо радикально реинжинирировать, то есть реструктурировать, в результате чего, сохраняя единые требования к результатам процессов, сами процессы должны быть оптимизированы и, как следствие, их прохождение должно было занять значительно меньше времени.

Таким образом, первые СЭД были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых они создавались за счет внутренних ресурсов. Очевидные преимущества такого подхода (четкое соответствие построенных СЭД реальным регламентированным процессам документооборота, общая интеграция в информационную инфраструктуру организации) с лихвой компенсировались одним принципиальным недостатком: такая система, разработанная в самой организации, как правило, не была масштабируемой, и практически невозможно было изменить структуру автоматизированных процессов, что приводило к невозможности разработки такой системы.

А поскольку полученная таким образом СЭД была неразрывно связана с моделью управления организацией, то наступил момент, когда развитие компании полностью остановилось из-за того, что использованная система электронного документооборота сама по себе замедлила то, что предполагалось улучшить: эффективность принятой в организации системы управления стала стремительно снижаться и компания была вынуждена приложить усилия для создания адекватной СЭД, которая могла бы поддержать менеджмент и сделать развитие компании более эффективным.

Несколько компаний, созданных в середине 90-х годов, взяли на себя решение этих проблем одновременно: они начали создавать универсальные ЭЦП, которые легко масштабировались под нужды практически любого заказчика, а технология создания конечного решения ЭЦП стала двухэтапной: на первом этапе компания создала единое ядро СЭД, на втором этапе произошло внедрение - подстройка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил нам снизить стоимость конечных решений, будучи при этом гораздо более функциональным, обеспечил возможности для организационного и функционального масштабирования системы.

С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота стал качественно меняться: в Россию пришли новые подходы к управлению, что позволило методологически повысить его эффективность. Именно так к нам пришла концепция менеджмента качества, а вместе с ней и процессный подход к управлению. Информационные системы практически сразу отреагировали на эти тенденции, в результате чего пришли к концепции WorkFlow - процессов, которые являются единичными экземплярами бизнес-документоориентированных процессов.

Современные СЭД отреагировали на их появление внедрением процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали одновременно и новым методологическим шагом, позволяющим современным СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться к потребностям быстрорастущих компаний. Выход на российский рынок западных разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих систем, ввел концепцию ECM - enterprise content management (управление корпоративной информацией).

Методологически СЭД, относящиеся к категории ЕСМ, отличались от остальных тем, что в них было четкое разделение: сам документ, его информационная составляющая (содержание). Система ECM работала с содержимым документа через его метаданные-выбранную информацию, которая имеет особое значение для организации.

Так, для исходящего письма метаданными могут быть адресат, дата подписания и официальный подписавший, регистрационный номер и информация об отправке и доставке.

Использование документооборота уже позволило специалистам компаний, эксплуатирующих системы электронного документооборота, обеспечить непрерывное изменение автоматизированного процесса с целью максимального его соответствия процессам предприятия.

Конечно, это был огромный скачок вперед. Изменилась и архитектура решений: если изначально СЭД являлась примером двухзвенной архитектуры (СУБД-приложение), то к 2005 году требование трехзвенной архитектуры СУБД-сервер приложений - пользовательский интерфейс стало де - факто отраслевым стандартом, а организации, проводящие тендеры на поставку СЭД, стали указывать именно такое требование к системной архитектуре как предпочтительное или обязательное.

Благоприятная экономическая ситуация этого времени способствовала быстрому росту предприятий всех отраслей промышленности, одновременно создавая благоприятные условия для внедрения на рынок новых продуктовых решений СЭД. В это время окончательно сформировался круг производителей СЭД, работающих на российском рынке и рынках ближнего зарубежья.

1.2 Задачи, функции и структура электронного документооборота

Внедрение СЭД (системы электронного документооборота) позволяет решить сразу несколько задач и достичь определенных целей.

Преимущества внедрения СЭД могут варьироваться от ожидаемых до совершенно неожиданных на первый взгляд. Условно можно разделить выгоды, полученные компанией от внедрения ЭЦП, на три группы (Рисунок 1). Основные цели и задачи внедрения СЭД приведены в таблице 1.