Файл: Методика защиты информации в системах электронного документооборота (История создания и развития систем электронного документооборота).pdf

Таблица 1.

Основные цели и задачи внедрения СЭД

Рисунок 1. Преимущества внедрения СЭД

Скорость и точность выполнения работ обязательно будет отмечена клиентами (контрагентами).

Повышение мобильности и адаптивности позволит компании быстро менять свой ход движения, и оперативно оценивать качество управленческих решений.

Повышение вовлеченности сотрудников, позволяет, в частности секретарю, используя СЭД без дополнительных усилий, исключительно за счет оформления документов и назначения заданий в электронном виде, в течение нескольких секунд получить отчет и направить его руководителю. Кроме того, половина атрибутов регистрационной карточки автоматически заполняется с помощью СЭД, заполнение оставшейся половины доставляет удовольствие (достаточно выбрать нужное значение из справочника); журнал генерируются системой автоматически и доступен на любой период в любое время по нажатию кнопки; поиск документов, как правило, осуществляется другими сотрудниками самостоятельно.

1.3 Программное обеспечение в системах электронного документооборота

На российском рынке представлено огромное множество систем электронного документооборота. Подборку можно найти на сайте^[1]

Среди систем электронного документооборота наиболее часто применяющиеся в работе российских компаний и предприятий можно выделить:

1. Программный комплекс «Дело». Данная система предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства на предприятии. Система позволяет отслеживать перемещение электронного документа и создавать проекты документации. Помимо этого, система отличается общей отлаженностью и широкой функциональностью. Однако СЭД имеет ряд своих недостатков: несколько устаревший интерфейс и определенная сложность в освоении новым пользователем^[2].

2. Система от семейства 1С – 1С-ЭДО. 1С-ЭДО является системой электронного документооборота, созданной на платформе 1С: Предприятие 8. По названию уже становится понятно, что система интегрирована со всеми продуктами 1С, что уже является большим преимуществом. Особенно данный продукт приветствуется коммерческими директорами предприятий, так как компания 1С предоставляет своим клиентам подарки с собственной символикой и часто проводит бесплатные семинары.

К безусловным преимуществам системы можно отнести: возможность настройки конфигурации под требования заказчика, доступный интерфейс, который уже знаком многим пользователям продукции 1С, наличие мобильных приложений, регулярный выпуск обновлений. Конечно, в этой системе можно выделить и ряд недостатков: стоимость приобретения и владения продуктом является неприемлемой для предприятий с небольшой выручкой, система обновляется только специалистами, а не автономно, что может значительно тормозить работу предприятия^[3].

3. CompanyMedia – универсальная программа, которая включает в себя набор программных решений, предназначенных автоматизировать не только документооборот, но и бизнес-процессы по предприятию в целом. Отличительной особенностью данной СЭД является непревзойдённая гибкость настроек и наличие независимых модулей. К плюсам данной системы относят: возможность применения данной платформы на предприятиях с достаточно крупной организационной структурой и с территориально-удаленными офисами, бесперебойная работа системы круглые сутки, возможность интеграции сразу нескольких автоматизированных рабочих мест. Минусы: веб-интерфейс не поддерживает некоторые браузеры, в частности FireFox, система является слишком громоздкой для малых предприятий.

4. Полнофункциональная платформа электронного документооборота «Documentum». Данная система является лидером на рынке СЭД. Мощный функционал в сово-купности с гибкой настройкой отдельных модулей делают «Documentum» одной из лучших иностранных СЭД из доступных на российском рынке. Положительные характеристики системы: надежное хранение документации, обработка большого объема

метаданных, лёгкая адаптация системы под бизнес-процессы предприятия, управление правами доступа, поддержка устройств распознавания документов. Значительным минусом данной системы является реализация веб-интерфейса только с помощью браузера Internet Explorer. Помимо этого, медленная работа при высокой загруженности системы, отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.

5. Программа «Логика СЭД». Ранее данная система встречалась под названием «Босс-Референт» и была одной из самых популярных на отечественном рынке систем электронного документооборота. Прямым конкурентом данного программного продукта была СЭД «Дело». Однако смена названия никак не повлияла на качество этой системы. «Логика СЭД» имеет широкий функционал для управления документооборотом на предприятиях любого типа и размера. Положительные стороны: возможность отслеживания статуса документа, обеспечение высокой степени защиты данных, относительно быстрое внедрение системы и адаптация пользователей, большой потенциал масштабируемости системы. К слабым сторонам системы можно отнести: «старомодный» интерфейс, не самая лучшая работа технической поддержки, сложность в разграничении прав доступа к данным^[4].

6. ЕВФРАТ. Эта система электронного документооборота полностью соответствует требованиям международного стандарта качества ISO 9000 и российского ГОСТ в области делопроизводства. Отличительной особенностью данного программного продукта является наличие уникальных модулей, не встречающихся у систем конкурентов^[5].

С технологической точки зрения эта система является самой инновационной на отечественном рынке СЭД. При приобретении пользователь получает не только СЭД «ЕВФРАТ», но и дополнительную разработку компании – СУБД «Ника». Это не может не радовать коммерческих директоров фирм, которым не приходится думать о выделении бюджета на покупку дополнительного программного обеспечения.

Интерфейс программы является уникальным и достаточно удобным для пользователя. Минусы системы: достаточно высокая стоимость лицензии на одного пользователя, необходимо иметь достаточно мощные персональные компьютеры для бесперебойной работы в данной системе.

7. СБИС – программный продукт, который обеспечивает предприятиям реализацию документооборота со всеми его составляющими. Число пользователей данной системы с каждым годом увеличивается, все чаще эта система внедряется на предприятиях. СБИС позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами, сдавать электронную отчетность в госорганы и вести с ними переписку, производить сверку.

Сервис позволяет создавать и управлять проектами и имеет собственное мобильное приложение. Значительным плюсом системы является возможность обмена документами с контрагентами, у которых стоят другие платформы ЭДО. Среди минусов можно выделить: обязательное наличие стабильного подключения к Интернету и вся отчетность хранится на сервере поставщика, которую он может просматривать^[6].

8. Система электронного документооборота отечественной компании СКБ Контур. Данная система работает по средствам сети Интернет с применением веб-технологии «тонкий клиент». На персональном компьютере пользователя устанавливается минимум программного обеспечения, а все базы данных хранятся на сервере оператора.

Это означает, что система обновляется автономно, никак не останавливая работу пользователя. Вся документация хранится на защищенном сервере оператора бесплатно и бессрочно. В СЭД СКБ Контур можно загружать документы из корпоративных информационных систем, которые функционируют на предприятии, или же создавать документы в самой системе. Из отрицательных характеристик данного программного продукта можно выделить то, что у пользователя нет возможности оценить функциональные возможности системы бесплатно, то есть демодоступ не предоставляется.

Приведенные системы электронного документооборота будут сравниваться по критериям, которые являются наиболее важными для предприятия города Саранска ООО «МОРДОВСКАЯ РЕСУРСОСБЕРЕГАЮЩАЯ КОМПАНИЯ» или сокращенно ООО «МРК».

Основной вид деятельности предприятия – обработка отходов и лома пластмасс, помимо этого открыты дополнительные виды деятельности по 26 направлениям (в основном это лесозаготовка и обработка различных металлов). На сегодняшний день предприятие использует информационную систему ЭДО СБИС, которая используется без передачи отчетности в госорганы. Используемая версия достаточно примитивна для предприятия ООО «МРК», которая не включает в себя важные функции ЭДО, такие как: функциональность, учет российского законодательства, проверка контрагентов и пр.

Отрицательными сторонами использования СБИС для ООО «МРК» являются следующие моменты: ограниченные возможности обмена электронными документами с контрагентами (до 50 исходящих документов), пакет не предусматривает передачу электронной отчётности в госорганы, низкий процесс автоматизации, а также не работает часть функций при использовании интерфейса программы.

Руководство предприятия ООО «МРК» прекрасно осознает важность модернизации системы электронного документооборота. В каждодневной практике предприятие сталкивается с достаточно большим количеством документов, которые соответственно нужно отправлять, подписывать и хранить. Достаточно важным фактором является то, что ООО «МРК» заключает контракты с организациями, находящимися за пределами города Саранска. При отправке сопроводительных документов с продукцией или при отправке тех же документов почтой возрастает вероятность утери документов, а также их неправильного оформления. Не нужно забывать и о значительных финансовых и временных затратах при выполнении данных операций^[7].

Последнее слово по смене системы электронного документооборота на предприятии остается за руководством – директором ООО «МРК». Однако в выборе СЭД также принимают участие главный бухгалтер (так как значительная часть функций системы относится именно к бухгалтерии) и ИТ-отдел. На данный момент в ИТ-отделе предприятия работает один сотрудник – системный администратор.

Таким образом, экспертную группу по исследованию систем электронного документооборота составляют: директор ООО «МРК», главный бухгалтер и системный администратор.

Основными критериями сравнения приведенных систем являются:

• цена. Оценивается разнообразие предлагаемых компаниями-поставщиками пакетов лицензий, стоимость приобретения и стоимость владения. Предпочтение отдается СЭД с наиболее низкой ценовой категорией;
• удобство пользования. Дается оценка внешнему интерфейсу системы со стороны конечного пользователя;
• функциональность. Данный критерий оценивается по наличию у системы как стандартного набора функций (сдача отчетности, внешний и внутренний документооборот, сверка расчетов и т.д.), так и наличие уникальных функций (календарь отчетности, проверка контрагента, мобильное приложение, смс-информирование и т.д.);
• скорость работы. Оценивается скорость работы всей системы в целом и скорость загрузки отдельных модулей;
• учет российского законодательства. В первую очередь данный критерий включает в себя возможности системы соответствовать требованиям законодательства и своевременно обновлять нормативную базу и формы документов;
• поддержка пользователя. Взаимодействие пользователя и поставщика СЭД является очень важным критерием оценки, так как это будет способствовать быстрому решению разного рода проблем.
• стандартные предложения;