Файл: Участники проекта, их роли и функции (Сущность управления проектом).pdf

·     назначении руководителя проекта и формирование команды проекта (в первую очередь ключевых членов ко­манды);

·     установлении деловых контактов и изучении целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, а также других ключевых участников;

·     развитии концепции и разработке основного содержания проекта:

• конечные результат(ы) и продукт(ы);
• стандарты качества;
• структура проекта;
• основные работы;
• требуемые ресурсы.

·     структурном планировании, в том числе:

• декомпозиция проекта;
• календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения;
• смета и бюджет проекта;
• потребность в ресурсах;
• процедуры управления проекта и техника контроля;
• определение и распределение рисков.

·     организации и проведении торгов, заключении контрактов с основными исполнителями;

·     организации выполнения базовых проектных и опытно-конструк­тор­ских работ по проекту;

·     представлении проектной разработки;

·     получении одобрения на продолжение работ.

3. Фаза реализации проекта. Главное содержание этой фазы следует из ее названия – выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения цели проекта. Основными работами этой фазы являются:

·     организация и проведение торгов, заключение контрактов;

·      полный ввод в действие разработанной системы управления проектом;

·     организация выполнения работ;

·     ввод в действие средств и способов коммуникации и связи между участниками проекта;

·     ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды проекта;

·     детальное проектирование и технические спецификации;

·     оперативное планирование работ;

·     установление системы информационного контроля за ходом работ;

·     организация и управление материально-техническим обеспечением работ;

·     выполнение работ, предусмотренных проектом;

·     руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

• ход и темпы работы;
• качество выполняемых работ и проекта;
• продолжительность и сроки выполнения;
• стоимость и другие показатели;

·     решение возникающих проблем и задач.

4. Завершающая фаза или окончание проекта. На этой фазе достигаются конечные цели проекта, осуще­ствляется подведение итогов и закрытие проекта. Основное содержание работ этой фазы обычно состоит в следующем:

·     планирование процесса завершения проекта;

·     эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта;

·     подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;

·     подготовка документации, сдача объекта и конструкторской продукции заказчику;

·     оценка результатов проекта и подведение итогов;

·     подготовка итоговых документов;

·    закрытие работ и проекта;

·     разрешение конфликтных ситуаций;

·     реализация оставшихся ресурсов;

·     накопление фактических и опытных данных для последующих проектов;

·      расформирование команды проекта.

Для организационно-экономических проектов жизненный цикл может содержать такие фазы, как (табл. 1.):

·     концептуальная фаза (фаза обоснования направлений организационно-экономических изменений);

·     фаза планирования проекта;

·     фаза реализации;

·     фаза завершения проекта;

·     фаза постпроектного сопровождения организации и развития проекта.

Таблица 1. Фазы проекта

У подпроектов также могут быть различные жизненные циклы. Так, например, архитектурная фирма может даже рассматривать проектирование здания и надзор за строительными работами как отдельные проекты со своим собственным набором жизненных фаз.

Жизненный цикл проекта обычно определяет следующее:

·     какие технические работы должны быть проведены в каждой фазе;

·     в какой момент каждой фазы должны быть получены результаты поставки и как проходит проверка каждого результата поставки;

·     кто участвует в каждой фазе;

·     как контролировать и подтверждать каждую фазу.

Описания жизненных циклов проектов могут быть как весьма обобщенными, так и в высшей степени подробными. Очень подробные описания жизненных циклов проектов могут включать формы, диаграммы и контрольные списки в целях структурирования и управления.

Переход из одной фазы в другую в пределах жизненного цикла проекта обычно подразумевает некую форму технической передачи или сдачи результатов, и часто именно это указывает на переход от фазы к фазе, то есть фаза проекта характеризуется завершением и одобрением одного или нескольких результатов поставки. Результат поставки – это измеримый, проверяемый продукт работы, например, спецификация, отчет по анализу осуществимости, детальный план или опытный образец. Результаты поставки, а значит и фазы, являются частью общего последовательного процесса, предназначенного для обеспечения необходимого контроля и получения нужного продукта или услуги, которые являются целью проекта.

Большинство результатов поставки соотносятся с основным результатом поставки данной фазы, и фазы обычно называются по соответствующим результатам поставки: требования, проектирование, строительство, тестирование, ввод в эксплуатацию, эксплуатация и др.

Результаты поставки одной фазы обычно проверяются на предмет завершенности и точности и проходят процедуру одобрения, прежде чем начнутся работы следующей фазы.

Однако порой следующая фаза может начаться до одобрения результатов поставки предшествующей фазы в тех случаях, когда сопутствующий этому риск рассматривается как приемлемый. Такая практика наложения фаз, обычно выполняемых последовательно, является примером применения метода сжатия расписания, который называется «быстрый проход».

Как правило, многие проекты связаны с текущей деятельностью исполняющей организации.

Таким образом, обобщая можно отметить, что жизненный цикл проекта как в целом, так и структурно является с одной стороны важным объектом системы управления проектом, с другой стороны – методом или механизмом данной системы управления.

Глава 2. Участники проекта, их роли и функции

2.1 Команда проекта

Команда проекта — временная группа специалистов, создаваемая на период выполнения проекта. Основной задачей этой группы является обеспечение достижения целей проекта. Команда создается исключительно на период осуществления проекта. Она включает также всех внешних исполнителей и консультантов.

Команда управления проектом — члены команды проекта, которые непосредственно вовлечены в управление проектом, включая представителей некоторых участников проекта и технический персонал.

Главная задача команды управления проектом — это осуществление функций управления проектом для эффективного достижения целей данного проекта. Команды проекта могут существовать на разных уровнях организации.

В практике можно выделить три основные модели формирования команды проекта:

1. Привлечение руководителей или специалистов к работе над проектом по совместительству с основной работой. Эта модель выбирается для ограниченных во времени и ресурсах проектов. Руководство организации назначает руководителя проекта из числа штатных сотрудников предприятия. При этой модели формирования команды руководитель проекта продолжает выполнять обязанности по своей основной должности и по совместительству руководит командой вверенного ему проекта. Ему предоставляются все права по доступу к необходимой информации для проекта и по планированию и координации использования ресурсов, требующихся для реализации проекта. При использовании такой модели могут возникать такие проблемы, что руководитель проекта лишь в малой степени может влиять на сотрудников из других подразделений из-за приоритета их подчинения своим линейным руководителям подразделений. Повышенная нагрузка из-за работы над проектом и по основной должности может приводить к небрежностям по выполнению проектных заданий.

2. «Предприятие в предприятии» - классическая модель. Эта модель выбирается при комплексных и объемных задачах и необходимости тесной интеграции проекта с основной деятельностью организации. Работа в команде проекта имеет наибольший приоритет перед отношениями подчинения руководителям линейных подразделений. Проект курируется руководством предприятия, а руководитель и отдельные сотрудники проекта полностью или частично освобождаются от своей обычной деятельности в организации.

3. Смешанные формы. Чаще всего такая модель используется на средних предприятиях. При этом обычно для руководства проектом подбирается опытный руководитель проекта и, в зависимости от проекта, привлекаются квалифицированные специалисты из функциональных подразделений по совместительству с основной работой на предприятии. Вся ответственность при этом возлагается на руководителя проекта, который обычно имеет поддержку от руководства организации.

Еще один вариант формирования команды проекта — назначение руководителем проекта одного из высших руководителей компании. При этом для оперативной работы по проекту ему обычно выделяется молодой и перспективный сотрудник, который в дальнейшем может занять руководящую позицию.

Место и роль команд в проекте определяется целями входящих в них лиц и представителей участников проекта, степенью участия команды в процессах проекта и ее ответственностью. Состав и функции команды управления проекта зависят от масштабов, сложности и других характеристик проекта, однако во всех случаях ее состав должен обеспечить высокий профессиональный уровень всех возложенных на нее обязанностей.

Культура команды менеджмента проекта различного типа в общем случае включает в себя национальную, корпоративную, организационную и профессиональную. По степени вовлеченности в проект в команде можно выделить три группы участников:

• основная группа — специалисты, собственно работающие над осуществлением проекта в тесном контакте друг с другом и знающие каждого члена группы;
• вторичная группа — более обширная, чем основная, объединяет специалистов и различные организации, оказывающие содействие членам основной группы, но не участвующие напрямую в осуществлении проекта и достижении его целей;
• третичная (вспомогательная) группа — люди, оказывающие влияние на членов основной и вторичной групп и на ход работ по проекту, но не вступающие с ними в прямое сотрудничество.

2.2 Процесс формирования команды проекта

Процесс формирования команды проекта - это образование единого, целостного коллектива, способного эффективно достигать цели проекта. Смысл командной работы по реализации проекта заключается в возможности синергетического эффекта от объединения групповых усилий, знаний и выработки групповых решений.