Файл: Участники проекта, их роли и функции (Сущность управления проектом).pdf

Введение

Для управления любым проектом на период его осуществления создается специфическая временная организационная структура, возглавляемая руководителем данного проекта. Объект исследования команда внутрифирменного проекта — совокупность работников, которые осуществляют функции управления проектом и персоналом проекта. По форме команда проекта отображает существующую организационную структуру управления проектом, разделение функций, обязанностей и ответственность за решение, которые принимаются в процессе его реализации. На верхнем уровне структуры находится менеджер проекта, а на нижних — исполнители, специалисты, которые отвечают за отдельные функциональные сферы и отделы. По смыслу команда проекта представляет собой группу высоко квалифицированных специалистов, которые владеют знаниями и навыками, необходимыми для эффективного достижения целей проекта. Основным интегрирующим фактором создания и деятельности команды проекта выступает стратегическая цель реализации проекта. В процессе достижения целей команда проекта приобретает свои границы, использует организационные возможности участников и ресурсы проекта. Команда проекта выступает как социальный организм, который имеет свое начало, осуществляет процесс жизнедеятельности и завершает свое существование расформированием или трансформацией в другую управленческую команду. С одной стороны, команда проекта влияет на создание определенной организационной среды проекта, формируя ценности, принципы и нормы поведения персонала. С другой стороны, действует в ней, подчиняясь единой цели и философии управления проектом.

Актуальность курсовой работы заключается в том, что командная работа, создание команды, работа в команде, построение команды на протяжении последних нескольких десятилетий стали наиболее часто употребляться для описания необходимых перемен в бизнесе и производстве. Некоторые руководители достигли больших успехов в создании эффективно работающих команд, а кому-то довольно сложно перейти от теории к практическому применению концепции команды. Даже руководители компаний, менеджеры и сотрудники, придерживающиеся командного подхода в работе, затрудняются выделить определяющие факторы, которые способствуют созданию эффективной команды. Целью данной работы является, формирование и управление командой внутрифирменного проекта.

Глава 1. Теоретические основы управления проектами

1.1  Сущность управления проектом.

Хотя понятия «проект», «управление проектами» давно и прочно вошли в нашу жизнь, не существует общепринятого толкования этого термина. Считается, что слово «проект» (project) происходит от латинского projacere – продвигать что-то вперед (pro – заранее; jacere – продвигать, бросать вперед). Под проектом в российском менеджменте понимается совокупность, комплекс задач и действия, имеющих следующие отличительные признаки: четкие конечные цели, взаимосвязи задач и ресурсов, определенные сроки начала и окончания проекта, известная степень новизны целей и условий реализации, неизбежность различных конфликтных ситуаций вокруг и внутри проекта.^[1]

Проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. ^[2]

«Временное» означает, что у любого проекта есть начало и обязательно наступает завершение, когда достигаются все поставленные цели, либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. «Уникальных» означает, что создаваемые продукты и услуги отличаются от других аналогичных продуктов и услуг.

Уникальность продуктов или услуг проекта обусловливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.

В качестве примеров проектов можно привести проведение ремонтных работ, строительство, разработку любой новой продукции, внедрение информационной системы на предприятии, проведение избирательной кампании, съемки кинофильма и многое другое, что отвечает приведенному определению.

Исходя из определения проекта, можно сформулировать, что такое управление проектами. Это область управления, охватывающая те сферы деятельности компании, в которых создание продукта или услуги реализуется как уникальный комплекс взаимосвязанных целенаправленных мероприятий при определенных требованиях, касающихся сроков, бюджета и характеристик ожидаемого результата.^[3] Исходя из определения Института проектного управления, управление проектами означает применение знаний, навыков, инструментов и методов управления к проектной деятельности для удовлетворения предъявляемых к проекту требований. Чтобы удовлетворить этим требованиям, необходимо найти оптимальное сочетание между сроками, целями, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.

Управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.

Прежде всего у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями далее будем понимать не только конечные результаты проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов.

Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Как правило, в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценке различных вариантов.

Для управления проектами необходимы рычаги. Можно влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных рычагов существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К этим вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для эффективного управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную же организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом.

Информация, используемая в управлении проектами, как правило, не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта, и для грамотного заключения контрактов.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта.

1.2 Жизненный цикл проекта

Анализируя такой важный параметр проекта как время реализации проекта, следует отметить, что с данным параметром тесно связаны такие элементы как дата зарождения проекта, начало реализации проекта, срок исполнения проекта и дата завершения проекта.

Кроме этого менеджеры проекта или организация обычно разделяют проект на фазы, чтобы обеспечить более качественное управление. Совокупность этих фаз составляет жизненный цикл проекта.

Таким образом, понятие «жизненный цикл проекта» можно понимать следующим образом. Жизненный цикл проекта – это период времени от зарождения идеи проекта до его завершения, который можно разделить на соответствующие фазы или этапы.

Не существует какого-то одного наилучшего способа определить идеальный жизненный цикл проекта, структуру его фаз. У некоторых организаций есть принятые принципы, согласно которым для всех проектов предполагается одинаковый жизненный цикл, в то время как другие организации позволяют команде управления проектом выбирать жизненный цикл, наиболее подходящий для своего проекта.

Нередко общеотраслевые принципы обуславливают использование предпочтительного жизненного цикла в этой отрасли.

В целом достаточно большое количество факторов влияет на характеристику жизненного цикла проектов. К таким факторам влияния можно отнести четыре основных фактора: тип проекта; финансовые возможности; выбранная стратегия реализации; технологические особенности реализации (рис. 1).

Рис. 1. Факторы влияния на проект

По уровню влияния наиболее вероятен их следующий рейтинг:

·     тип проекта – самое большое влияние;

·     финансовые возможности – следующий фактор;

·     технологические особенности реализации проекта – третья позиция;

·     стратегия реализация проекта.

Многие жизненные циклы проектов имеют ряд общих характеристик:

·     фазы обычно идут последовательно и ограничиваются передачей технической информации или сдачей технического элемента;

·     уровень затрат и численность задействованного персонала невелики в начале, увеличиваются по ходу выполнения проекта и быстро падают на завершающем этапе проекта. Эти изменения показаны на рис. 2.

Рис.2. Типичный пример изменения уровня затрат и численности задействованного персонала в течении жизненного цикла проекта

·     способность участников проекта повлиять на конечные характеристики продукта проекта и окончательную стоимость проекта максимальны в начале проекта и уменьшаются по ходу выполнения проекта. Это показано на рис. 3. Главная причина состоит в том, что стоимость внесения изменений в проект и исправления ошибок, как правило, повышается по ходу выполнения проекта;

·     уровень неуверенности и, соответственно, риск недостижения целей наиболее велик в начале проекта. Уверенность в завершении проекта, как правило, увеличивается по ходу выполнения проекта.

Рис. 3. Влияние участников проекта в течение проекта

В то же время лишь немногие жизненные циклы проектов идентичны друг другу, хотя во многих случаях жизненные циклы включают в себя фазы со схожими названиями и схожими результатами. Некоторые жизненные циклы состоят из 4-5 фаз, но некоторые имеют 
9 фаз и более.

В любом случае важным требованием для разделения проекта на структурные элементы является выявление важных вех (контрольных точек), во время прохождения которых просматривается ожидаемая и дополнительная информация, а также оцениваются возможные направления развития проекта.

Жизненный цикл проекта, являясь обобщающим показателем всего процесса разработки и реализации проекта, может быть разделен не только на фазы, подпроекты или этапы, но и на более мелкие элементы, что и составит подробную структуру проекта.

В каждом конкретном проекте фазы могут разбиваться на подпроекты в связи с размером, сложностью, уровнем риска и ограничениями на финансирование.

Типичный жизненный цикл инвестиционного или технического проекта состоит из 4 фаз (рис. 4):

·     начальная фаза – разработка концепции (миссии проекта);

·     фаза разработки – планирование проекта;

·     фаза реализации – поэтапный процесс исполнения проекта;

·     фаза завершения – процесс выхода из проекта.

Состав работ четырех фаз жизненного цикла проекта можно представить следующим образом:

Рис.  4. Четырехфазный жизненный цикла проекта

1. Начальная фаза. Главным содержанием работ на этой фазе является разработка миссии проекта, которая включает

·     сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование);

·     выявление потребности в изменениях;

·      определение основных параметров и характеристик проекта:

• цели и стратегии достижения целей, задачи, результаты;
• основные требования, ограничительные условия, критерии;
• уровень риска;
• окружение проекта, потенциальные участники;
• требуемые для проекта время, ресурсы, средства и др.

·     определение альтернатив и их сравнительная оценка;

·     представление предложений, их одобрение и экспертиза;

·      утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

2. Фаза разработки. Главным содержанием этой фазы является разработка основных компонент проекта и подготовка к его реализации. 
Общее содержание работ этой фазы заключается в: