Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Модели офиса управления проектом).pdf

№

Основные функции ОУП

Цели реализации функций

Показатели эффективности

Интерпретация показателя

1 уровень зрелости

1

Обучение персонала компании принципам и методам проектного управления, обеспече­ние обмена знаниями между участниками проектных команд

Повышение уровня знаний о проектном управлении

Качество обучения персонала, вовлеченного в проектное управление

Оценка уровня знаний о проектном управлении

Доля руководителей проектов, прошедших обучение по методологии управления проектами

Определение масштабов проведенного обучения

2

Формализация проектного управления: раз­работка единой терминологии проектного управления, форм проектной документации

Повышение уровня фор­мализации проектного управления

Доля проектов с разработанными уставами про­ектов

Оценка степени формализации проектного управления

Доля проектов, имеющих план управления проектом

3

Разработка методологии проектного управ­ления

Повышение уровня формализации проектного управления

Наличие документа, закрепляющего методоло­гию проектного управления (стандарт, регламент и др.)

Выявление наличия методологии проектного управления

4

Сбор информации о проектах, ведущихся в компании

Повышение степени осведомленности о ходе реализации проектов

Ведение реестра проектов

Определение эффективности проектного офиса с точки зрения возможности предоставлять актуальную информацию по проектам и срокам реализации руководству

Доступность информации о сроках реализации проекта

2 уровень зрелости

1

Внедрение и администрирование информа­ционной системы проектного управления - своевременная актуализация графиков про­ектов в информационной системе, формиро­вание корпоративного пула ресурсов привле­ченных к участию проектах

Своевременная актуализа­ция информации о проек­тах

Количество проектных функций, реализованных посредством информационной системы

Определение факта использования инфор­мационной системы управления проектами и масштаб ее использования

Использование информационной системы для управления проектами

2

Стандартизация проектного управления, со­здание типовой иерархической структуры работ

Повышение уровня управ­ляемости системы проект­ного управления

Доля стандартизированных процессов проектно­го управления

Оценка степени стандартизации проектно­го управления

3

Контроль над разработкой требуемой доку­ментации проектного управления

Повышение уровня управ­ляемости системы проект­ного управления

Доля проектов с разработанными уставами про­ектов

Определение наличия необходимых доку­ментов (могут быть рассмотрены различ­ные документы проектного управления), а также качество их оформления

5

Контроль распределения ресурсов проектов

Успешная реализация проектов

Доля проектов с превышением расходования ресурсов

Определение качества ресурсного плани­рования проектов

6

Формирование и структурирование базы зна­ний проектного офиса

Повышение степени пред­сказуемости эффекта про­екта

Наличие базы знаний проектного управления

Оценка готовности к накоплению и анали­зу рисков и «извлеченных уроков» по про­ектам

3 уровень зрелости

1

Формирование портфеля проектов

Реализация проектов в соответствии со стратеги­ей компании

Доля проектов, в которых напрямую реализовано вознаграждение за эффект, %*

Оценка соответствия системы стимулиро­вания в организации с принципами реали­зации стратегии

Доля проектов с отклонением от бюджета проек­та, %

Определение качества планирования и исполнения проектов

2

Стратегическое выравнивание проектов

Отбор и реализация про­ектов в соответствии со стратегией компании

Суммарное количество дней текущего отстава­ния от базовых планов проектов, входящих в портфель, дн.

Оценка качества календарного планирова­ния проектов

Отбор и ранжирование проектов в портфеле

Демонстрация прозрачности процедур отбора и ранжирования проектов в соот­ветствии с принципами реализации страте­гии

3

Управление ресурсами

Отбор и реализация про­ектов в соответствии со стратегией компании и ресурсными ограничения­ми

Доля проектов с превышением расходования ресурсов

Оценка качества ресурсного планирования проектов

4

Отслеживание удовлетворенности заказчика

Достижение запланиро­ванного эффекта проекта

Количество проектов, по которым не было заме­чаний заказчиков к эффекту

Определение способности компании управлять удовлетворенностью заказчиков

Удовлетворенность заказчиков проектов

4 и 5 уровень зрелости

1

Оптимизация портфельного управления на основе разработанной методологии

Реализация проектов в соответствии со стратеги­ей компании

Основные показатели эффективности бизнеса компании, оценивающие степень реализации стратегии (например, рентабельность инвести­ций; позиции по основным продуктам на целе­вых рынках; доходность на акции и др.)

Подготовка предложений для корректи­ровки стратегии компании

2

Подготовка информации для руководства для принятия решений по управлению портфе­лем

Совершенствование про­цесса управления портфе­лями на основе лучших практик

Бенчмаркинг лучших практик

Постоянное совершенствование методоло­гии управления портфелем проектов

3

Повышение квалификации участников про­ектной деятельности

Постоянное совершен­ствование проектного управления

Количество сертифицированных менеджеров проекта

Определение готовности компании к по­стоянным изменениям на основе лучших подтвержденных стандартами практик