Файл: Понятие, основные элементы, этапы и характеристики коммуникационного процесса.pdf

Тип личности также имеет большое значение в коммуникативном процессе. Своевременное распознавание типа личности собеседника позволяет руководителю быстро адаптироваться и перестроиться на нужную манеру общения, что в свою очередь даст дополнительные возможности добиться успеха в переговорах. Коммуникации являются важным звеном между руководителем и подчиненными, они представляют собой инструмент внутрисистемного взаимодействия и помогают своевременно получать информацию на всех уровнях управления.

Исследования различных организационных структур выяснили, что коммуникации играют значимую роль в развитии организации как единой системы. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникативных процессов в организации. При помощи коммуникаций реализуются основные цели предприятия, внедряются новые идеи производства товаров и услуг. Коммуникации также необходимы для утверждения авторитета руководителя. [5.C.32]

Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования организации являются одной из важнейших задач управления организацией.

Согласно большинству опросов, проведенных европейскими аналитиками, большинство руководителей считают недостаточную разработанность коммуникаций серьезной проблемой на пути достижения организацией поставленных целей и эффективной работы.

Действительно, обмен информацией является важнейшим звеном во всех основных видах деятельности организации. Если коммуникационные связи налажены неправильно, то это негативно сказывается на работе всей организации. [12.C.43] Это можно объяснить следующими причинами:

• руководители организации тратят много времени на поиск и подбор информации;
• дублирование информации, из-за ее поступления руководителю от разных источников;
• в одних подразделениях наблюдается дефицит информации, в то время как в другом может быть перегрузка информацией;
• неосведомленность сотрудников о планах организации на ближайшее будущее, что негативно сказывается на интеграционном процессе и точном выполнении указаний руководства.

Коммуникации в организации могут быть представлены в виде базовых, производственных и смешанных схем. К базовым схемам относятся линейная и кольцевая, к производственным – колесообразная, звездообразная, иерархическая, штабная и матричная. Из базовых и производственных схем могут формироваться смешанные схемы. В пределах одной организации могут наблюдаться несколько типов коммуникаций. [12.C.65]

Линейная схема подходит для маленьких организаций при условии высокого профессионализма и авторитета руководителя и высокой заинтересованности сотрудников в ее успешной работе.

Рисунок 3- Линейная схема

Кольцевая схема представляет собой замкнутую на руководителя линейную схему. Чаще всего ее используют в небольших организациях или в филиалах средних по размерам организаций со стабильной экономической политикой. Для данной схемы характерно разделение функциональных обязанностей среди сотрудников, а административные обязанности принадлежат непосредственно руководителю организации или филиала.

Организационные отношения между сотрудниками могут быть представлены в сочетании различных базовых схем, представленных как «колесо» или «звезда».

Схема типа «колесо» эффективно используется в некрупных организациях, в которых требуется постоянный контроль качества производимой продукции. Чаще всего это обусловлено изменениями спроса на продукцию. Схема предполагает сочетание самостоятельности действий работников и профессионализма руководителя.

Схема «звезда» представляет собой разветвленную систему линейных отношений. Ее рекомендуют использовать при необходимости соблюдения конфиденциальности в деятельности каждого подразделения организации. Между объектами управления нет внутренних связей. С каждым объектом руководитель общается лично. [11.C.32]

1.4. Роль коммуникаций в организации

Для организации трудовой деятельности предприятия руководитель обязан проводить обмен информацией постоянно. Обмен информацией входит во все виды управленческой деятельности и является связующим звеном коммуникативного процесса внутри организации.

Коммуникации отводится центральное место в теории управления организацией, потому что, структура, размеры и масштабы деятельности организации определяются целиком и полностью средствами коммуникаций.

Все принципы построения системы управления реализуются во взаимодействии. Взаимодействие сотрудников организации в своем роде и являются коммуникацией. Именно поэтому в системе управления организацией существуют функции коммуникации и мотивации. [12.C.7]

Цели коммуникации раскрываются через ее функции:

• управленческую (стимулирование сотрудников);
• информационную (получение и передача информации);
• эмотивную (воздействие на чувства и эмоции сотрудников);
• фатическую (поиск и установление контактов).

Ученые-аналитики выделяют несколько типов коммуникации: побудительная, информационная, межличностная, деловая, письменная, невербальная (при помощи мимики и жестов). [2.C.87]

Потоки информации в организации носят горизонтальный и вертикальный характер. Горизонтальные потоки информации меньше подвержены искажению, носят содержательный характер. Вертикальные потоки имеют нисходящее направление: сверху вниз от руководителя к подчиненным. С другой стороны, информационные потоки могут быть формальными и неформальными, но они трудно различимы.

Формальные потоки определяются четкой структурой и используются для передачи официальных, сообщений, передача которых контролируются руководителем. Неформальные потоки представляют собой те потоки, которые не совпадают с официально установленными, они возникают спонтанно и не поддаются контролю. [12.C.76]

Коммуникации не бывают простыми как схема. Очень редко встречаются организации, которые используют только один вид коммуникаций. Как правило, в организации действуют несколько видов коммуникаций одновременно. В процессе коммуникации на каждом этапе возникают разнообразные помехи.

На каждом этапе коммуникативного процесса могут встретиться проблемы. Например, получатель или отправитель не имеют готовности к коммуникации. Или же, закодированная информация искажена или неполноценна.

Эффективность коммуникации также зависит от социально-психологических факторов: от социального статуса участников.

Ученые выделяют ряд важных областей коммуникативного процесса руководителя и подчиненных:

• «прием на работу» - получение информации и представлений о новом сотруднике;
• «функционирование» - передача сотрудникам информации об их рабочих функциях и обязанностях;
• «индивидуальная оценка» - сообщение руководителем сотрудникам своей оценки их вклада в достижение общей цели организации, часто выражается в денежном эквиваленте(премии, поощрения);
• «дисциплина» - ознакомление подчиненного с правилами и уставом организации. P12.C.87]

Выводы:

Таким образом, для эффективного взаимодействия руководителя и подчиненных в организации существуют коммуникации. Они удовлетворяют потребности организации в формальных взаимодействиях, а также потребности отдельных личностей в неформальном общении.

Глава 2. Проблемы коммуникаций в организации и пути их решения

2.1. Коммуникативные проблемы организаций

Наличие эффективно функционирующих коммуникаций в организации способствует решению многих проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц организации, предоставления группам рабочих необходимой производственной информации и целевых указаний. [12.C.76]

Создание коммуникативных сетей, формирование устойчивых коммуникаций сопряжены с рядом трудностей, вызванных дефектами информационных каналов, так и дефектами в кодировании и декодировании информации. Проблемы, связанные с созданием эффективных коммуникаций на предприятии, можно разделить на две группы: проблемы структурных коммуникаций и проблемы, связанные с трудностями межличностного общения. [14.C.9]

Основной проблемой коммуникаций между элементами организационной структуры является проблема неопределенности взаимоотношений между отдельными структурными единицами организации. При этом указания руководителя могут не соответствовать ситуации и не пониматься подчиненными, дублироваться или же последующие сообщения могут противоречить предыдущим. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи становятся ненадежными, потоки информации хаотичны. [18] В условиях неопределенности усиливаются барьеры в коммуникативных процессах организации:

1. Искажение информации – явление, при котором сотрудникам организации поступает информация, не соответствующая реальной ситуации.

Все искажения в организационных коммуникациях принято разделять на три группы:

• непреднамеренные искажения, которые возникают из-за недостатка информации;
• сознательные искажения, которые представляют большую опасность: в данном случае промежуточное звено в коммуникационной цепочке несогласно с содержанием сообщения и стремится изменить суть сообщения для собственной выгоды;
• фильтрация информации в сообщении, когда руководители отсекают ненужную информацию, оставляя только суть сообщения. Эта операция, как правило, приводит к потере информации, которая препятствуют принятию эффективных управленческих решений. [10]

2. Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную.

3. Недостатки в организационной структуре предприятия оказывают негативное влияние на работу коммуникационных сетей. Самым распространенным из таких недостатков является неудачная конфигурация— наличие большого количества уровней управления, когда информация теряется или искажается.

4. Высокая степень пространственной дифференциации создает преграды для прохождения информации по определенным коммуникационным каналам в силу удаленности отдельных структурных единиц организации. Больше всего эта проблема затрагивает каналы контроля и обратной связи и каналы передачи печатной информации. Действительно, с помощью радио или телефонной связи а бывает трудно передать большой объем информации или проследить за выполнением распоряжений на отдаленных объектах организации. Как следствие, может возникнуть взаимное недоверие и неуважение между членами организации, снижается эффективность взаимодействия. [21.C.43]

Также существуют коммуникативные барьеры на макро и микроуровнях. Макробарьеры препятствуют успешным коммуникациям организации в целом. Микробарьеры препятствуют успешным коммуникациям в узких сферах производства. Эффективность коммуникации достигается только в том случае, если человек точен и отправляя и принимая сообщения. Современная система образования подчеркивать важность умения работать с числами. Формулами и практически не уделяет внимания развитию навыка терпеливого слушания. Согласно статистическим данным руководитель по сути дела воспринимает передаваемую ему информацию лишь с 27% эффективностью. [11]

2.2. Методы совершенствования организационных коммуникаций

Коммуникации в организационном контексте предполагают взаимодействие людей между собой. Внутренние коммуникации имеют важное значение в групповой динамике. Без использования коммуникационных процессов не бывает общения, обмена информацией, а без этого группы не могут существовать. Поэтому коммуникации являются обязательным условием для жизнедеятельности рабочих групп.

Коммуникации предоставляют собой средства для принятия и исполнения решений в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и руководителям, и простым рабочим следует понимать основные концепции и способы использования коммуникационных технологий.

Все виды управленческой деятельности основываются на подборе и получении информации, поэтому коммуникации являются связующим звеном. Руководитель вынужден воспринимать огромные потоки информации, среди которой попадается информация, которая не влияет на процесс управления организацией. [5.C.82]