Файл: «Построение организационных структур».pdf

Организация может быть спроектирована разными методами. Основные из них — метод аналогии, экспертно-аналитический, метод структуризации целей и организационного моделирования.

Сущность метода аналогии состоит в использовании в процессе рационализации и проектирования оправдавших себя примеров организационных структур.

Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании организационных структур управления привлеченными квалифицированными специалистами.

Метод структуризации целей предполагает выработку системы лелей организации, а потом построение организационной структуры управления с точки зрения ее соответствия системе целей.

Сущность метода организационного моделирования заключается в разработке формализованных отображений функций и задач по уровням системы, которые и служат основой для выбора вариантов построения организационной структуры управления^[7].

1.4.Регламентация разделения труда в организации

Необходимое условие совершенствования организации труда, производства и управления — разработка и обязательное применение нормативных документов, регламентирующих деятельность подразделений и отдельных исполнителей. К их числу относятся положения о подразделениях и должностные инструкции работникам управления, карта исследования и проектирования трудового процесса исполнителей.

Деятельность структурных подразделений регламентируется положениями, утверждаемыми руководителем организации. Положение о структурном подразделении представляет собой документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации его деятельности и определяющий роль и место подразделения в системе управления организацией. Положения призваны обеспечить четкое разграничение задач, функций, прав и ответственности органов управления, способствовать не только своевременному и полному выполнению подразделениями возложенных на них функций, но и обоснованной оценке результатов их деятельности для принятия решения о моральном и материальном стимулировании подразделений за достижение лучших показателей в работе.

При разработке положений следует учитывать ряд основных требований:

-подготовка и утверждение положений для всех структурных подразделений осуществляются одновременно или по строго установленному графику;

-положения составляются по единой методике;

-положения должны быть конкретными;

-разработанные положения вводятся сроком на один год, по истечении которого они уточняются и утверждаются как постоянные;

-пересмотр положений осуществляется, как правило, при изменении содержания функций, закрепляемых за подразделением, методов и средств их выполнения.

Составлению положений о подразделениях должно предшествовать изучение содержания и объема выполняемых ими функций. При этом целесообразно провести сравнение фактически выполняемых подразделениями функций с обязанностями, закрепленными в ранее составленных положениях, либо предусмотренными в других нормативных документах, регламентирующих их деятельность. Кроме того, полезно изучить опыт организации работы подобных подразделений в других организациях отрасли. Анализ деятельности подразделений осуществляется на основе составления детального перечня выполняемых работ, изучения их трудоемкости и периодичности, порядка подготовки и представления необходимой информации в другие подразделения. Большую практическую помощь при составлении организациями положений о структурных подразделениях могут оказать типовые положения, имеющие как межотраслевой, так и отраслевой характер. Исходным документом для его разработки является устав организации, закрепляющий основные аспекты деятельности аппарата управления, его звеньев и отдельных работников^[8].

Положение о структурном подразделении включает в себя несколько разделов.

Общая часть, в которой кратко определяется место, значение каждого подразделения в общей системе управления организацией, оказывается, в чьем непосредственном подчинении оно находится, должностное положение лиц, возглавляющих его (в соответствии со штатным расписанием), порядок назначения и освобождения их от занимаемой должности, особенности деятельности подразделения.

Цели и задачи подразделения. Здесь формулируются цели и задачи звена, указывается конечный результат, для достижения которого оно создается.

Функции подразделения. В разделе устанавливается состав за-цепляемых за звеном функций, необходимых для выполнения возложенных на него задач, а также указывается состав работников или групп работников, если они организационно обособлены. Чтобы избежать дублирования в работе связанных между собой подразделений, особое внимание обращается на разграничение функций между звеньями правления. Функции не следует отождествлять с задачами - они отражают содержание деятельности органа.

Права и ответственность звена. Устанавливают круг прав, необходимых для выполнения закрепленных за звеном функций. Права предоставляются руководителям звена и другим должностным лицам (в соответствии с распределением обязанностей). При этом следует разграничить права руководителя и его заместителя по руководству звеном управления. При предоставлении функциональным звеньям права решать вопросы, касающиеся работы производственных (линейных) звеньев (цех, отделение, бригадир и др.), следует иметь в виду, что права функциональных звеньев не должны ущемлять их прав. Права, которыми наделено подразделение, не должны передаваться другим подразделениям управления или вышестоящим должностным лицам, за исключением случаев, когда осуществление или неосуществление этих прав соответствующими подразделениями (звеньями, лицами) находится в противоречии с требованиями закона. Обязанности и права должны быть связаны с ответственностью за их исполнение. Под термином «ответственность» следует понимать конкретные показатели или дела, которые находятся в ведении данного звена и за выполнение которых оно отвечает.

Взаимоотношения службы с другими структурными подразделениями. В этом разделе указывают круг лиц, с которыми оно связано в процессе оперативной работы. Во избежание параллелизма в работе необходимо четко определить взаимоотношения функциональных и линейных звеньев. Обязательно следует кратко сформулировать права и обязанности, характеризующие взаимоотношения структурны! звеньев по следующим вопросам:

-порядок получения и выдачи соответствующей плановой, технической, технологической и другой информации одного звена другому;

-порядок рассмотрения разногласий, которые могут возникнуть между звеньями в процессе работы^[9].

Должностная инструкция определяет место и роль руководителей и специалистов в системе управления организацией, основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполняемую работ Правильно разработанные должностные инструкции способствуют улучшению организации управления, повышению эффективности и качества работы, укреплению производственной и хозяйственной дисциплины.

Должностная инструкция работника управления может состоять из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника и оценка работы.

В разделе «Общие положения» устанавливаются:

-основные задачи работника, например основная задача дело-производителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;

-порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

-профессиональные требования к нему (уровень образования, стаж работы и др.);

-основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, и перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.

В разделе «Обязанности работника» указываются:

-обязанности, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы;

-требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

-порядок исполнения поручений;

-этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права работника» определяются права работника для организации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, структура информации и сроки ее передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов,- с кем они согласовываются и т.д.

В разделе « Ответственность работника» перечисляются наиболее важные функции, за которые работник несет ответственность, и ее виды. При этом особое внимание уделяется ответственности за соблюдение требований охраны труда и правил техники безопасности, случаи травматизма и возникновение пожаров.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволявшие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основные критерии — качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.

При разработке этих документов рекомендуется руководствоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Наименования должностей служащих, Квалификационные характеристики которых включены в справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94. Обозначение наименования должностей в штатном расписании организации в соответствии с классификатором имеет значение, например, в случае прохождения сертификации на соответствие стандартам ИСО серии 9000. Представленные в справочнике характеристики могут применяться в организациях как в качестве нормативных документов прямого действия, так и служить основой для разработки должностных инструкций. При необходимости обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В той же мере обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть объединены в должностной инструкции одного исполнителя.

Трудовые функции исполнителей регламентируются, например, в карте исследования и проектирования трудового процесса.

Первая часть карты — общие сведения. Они содержат:

-наименование цеха, участка, рабочего места;

-сведения об оборудовании и технической оснастке;

-сведения об исполнителе работ;

-тип производства;

-разряд работы;

-продолжительность операции;

-действующую норму времени.

Вторая часть карты — планировка рабочего места. Здесь представ-лена схема рабочего места, фиксируется положение средства, предмета труда в начале и в конце действия.

Третья часть карты — метод выполнения операций. Основная таблица этой части включает:

-трудовые приемы в порядке последовательности их выполнения;

-порядок выполнения приемов в микроэлементах, выполняемых левой и правой руками, туловищем и ногами (по каждому микроэлементу проставляются обозначения факторов, коды и нормативная продолжительность);

-представлена расчетная норма времени на единицу изделия.

Документы организационного регламентирования призваны сыграть важную роль в организации труда работников, формализации его разделения и кооперации, способствовать наиболее целесообразной специализации работников, их четкому взаимодействию, обеспечить на этой основе более высокие конечные результаты совместной деятельности^[10].

ГЛАВА 2.Характеристика организационной структуры ПАО «Нэфис-Косметикс»

2.1. Общая характеристика ПАО «Нэфис-Косметикс»

Публичное акционерное общество «МагнитКосметика» (в дальнейшем именуемое «Общество») учреждено в соответствии с Законом Республики Татарстан «О преобразовании государственной и коммунальной собственности в Республике Татарстан (о разгосударствлении и приватизации)», зарегистрировано Министерством финансов Республики Татарстан 25 января 1993г. с присвоением номера государственной регистрации № 179.

Местонахождение Общества: Российская Федерация, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Г. Тукая, д. 152.