Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса.pdf

Рисунок 1.5. Схема документооборота на предприятии.

Таблица 1.1 - Условное обозначение к схеме документооборота

Документооборот на предприятии происходит согласно согласованной структуре организации. Сначала генеральный директор отдает распоряжения заместителю по производству, после заместитель производства дает распоряжения мастеру цеха и так далее. Работа с заказчиками происходит в отделе «Бухгалтерия», «Стол заказов» и «Склад». Заявка оформляется в виде заказа. На основании заказа выписывается счет на оплату и при необходимости заключается договор [1, 154].

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

  Информационным обеспечением является совокупность единой системы классификации и кодирования информации, схем информационных потоков, систем документации, а также методология построения баз данных.

Информационное обеспечение включает в себя: внутри машинное обеспечение и внемашинное обеспечение.

1) Экранные формы, например, диалог типа «Меню», диалог на основе командного языка, диалог на основе экранных форм.

2) Входные и выходные документы.

Входными документами являются накладная на внутреннее перемещение и приходная накладная. Выходными документами являются: журнал отгрузок, отчет по остаткам, отчет по качеству и др.

За основу форм документов берутся бланки, которые используются на предприятии.

Для каждого из входных документов будут создаваться экранные формы ввода первичной информации. Также необходимо обеспечить соответствие макета экранной формы форме входного документа [22, 83].

Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В системе потребуются следующие справочники:

- Категории товаров;

- Единицы измерения;

- Клиенты;

- Поставщики;

- Отделы и др.

Формы для ввода справочников должны позволять добавлять, удалять и редактировать записи.

Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:

- Накладная на внутреннее перемещение;

- Приходная накладная;

- Приемка по качеству;

- Приемка по количеству;

- Управление резервом;

- Инвентаризация.

Формы «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходная накладная», «Приемка по качеству», «Приемка по количеству», «Инвентаризация» представляют собой экранные формы анкетного типа и обеспечивают ввод данных согласно реквизитам документов.

Для формы «Управление резервом» необходимо использовать диалог типа «меню», в котором пользователь определяет, каким будет его следующий шаг.

Все экранные формы должны быть понятными и удобными. Цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части. Также должна быть обеспечена возможность исправления ошибок во введенных данных [7, 87].

3) Информационная база. Основным компонентом информационного обеспечения является информационная база, которая является совокупностью данных, которые хранятся в памяти вычислительной системы в виде файлов.

4) Система классификации и кодирования. В системе необходимо учитывать систему кодирования документов, например, документы одного типа нумеруются последовательно с начала года. Также на предприятии используется система кодирования артикулов товара.

На предприятии необходимо разработать локальную систему кодирования и классификации для следующих объектов учета:

- категории товаров;

- персонал;

- складские документы;

- артикулы.

Есть способы организации информационной базы: совокупность локальных файлов и интегрированная база данных, которая основана на использовании универсальных программных средств хранения, загрузки и ведения данных, то есть системы управления базами данных.

Локальные файлы обеспечивают быстрое время обработки данных, но при таком способе организации информационной базы в информационной системе наблюдается повторение данных, а также отсутствие гибкости доступа к информации. Интегрированной базой данных является совокупность взаимосвязанных данных при минимальной избыточности, которая допускает оптимальное их использование в различных приложениях.

Для решения поставленной задачи нам потребуется интегрированная база данных, в которой взаимосвязаны данные, которые поступают с участка приемки и с участка отгрузки склада [12, 225].

Основными способами организации базы данных являются создание распределенных и централизованных баз данных.

Таким образом, для решения поставленной задачи необходима интегрированная централизованная база данных.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Довольно давно стали использовать программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах. Однако, эти программы оказывались элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений и были очень сложны. Вскоре появился Microsoft Access, тогда произошел настоящий переворот, и многие люди для создания приложений и своих собственных баз данных стали использовать данную программу. База данных Microsoft Access очень удобна в использовании и не занимает много времени при использовании.

Система управления базами данных позволяет задать типы данных и способы их хранения. Еще можно определить условия использования системы для обеспечения правильности ввода данных. Также можно задавать отношения между совокупностями данных и возложить на данную систему обеспечение целостности и совместимости данных. Microsoft Access предоставляет свободу при задании типа данных, например: дата, числовые данные, время, документы и др. Также можно задать форматы хранения и представления данных для печати или вывода на экран.

Access является современным приложением Windows, поэтому в его распоряжении оказываются все возможности динамического обмена данными (DDE) и технологии ActiveX. DDE позволяет производить обмен данными между Access и выполнять функции другим поддерживающим DDE приложением. В Access можно использовать процедуры Microsoft Visual Basic для быстрого обмена данными с другими приложениями. Таким образом, технология ActiveX является более совершенной технологией Microsoft, она позволяет внедрять объекты в базу данных Access и устанавливать связи с объектами разных приложений, например, диаграммы, документы, электронные таблицы. Также можно осуществлять экспорт и импорт данных из электронных таблиц или текстовых файлов. Access может работать с базами данных, которые поддерживают стандарт открытого доступа к данным (ODBC - Open Database Connectivity).

Реляционная система управления базами данных предоставляет разнообразные средства для работы с данными. Можно производить поиск любой сложности. Для изменения и чтения данных можно создать процедуры, которые используют функции системы управления. Во многих системах есть большие возможности для генерации отчетов и ввода данных, например, в Access для обработки данных таблиц используется структурированный язык запросов (SQL) [15, 69].

При обработке данных из нескольких таблиц Access использует разовые заданные связи между таблицами. Поэтому можно не затрачивать силы на построение сложной системы, для которой требуется отслеживание в базе всех связей между структурами данных. Он предоставляет простое средство графического построения запроса, таким образом запрос по образцу обеспечивает задание данных, которые необходимы для решения какой-то задачи. Если использовать стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, то очень быстро можно построить сложный запрос.

Если необходимо коллективное использование информации, тогда система управления базами данных обеспечивает надежную защиту информации от несанкционированного доступа. Предназначенная для коллективного пользования система имеет средства, которые не позволяют нескольким пользователям одновременно изменять одни и те же данные. Более совершенные системы позволяют группировать вносимые изменения, чтобы ни одно из них не было сохранено.

Для решения задачи об складском учете на предприятии необходимо приложение Microsoft Office. Это приложение объединяет простые и удобные в использовании приложения, которые обеспечивают поддержку пользователя и автоматизацию работы.

Приложение Microsoft Office большую встроенную поддержку технологий сети Интернета. Поэтому приложение имеет хороший набор инструментов для управления и создания документами через сеть Интернет, и для осуществления удобного доступа к данным сетей Интернет. Также Office может обеспечивать администраторам сетей возможность быстрого управления процессом установки и эксплуатации информационных систем, а пользователю возможность простой установки.

Таким образом, программным обеспечением является комплекс компьютерных программ, которые обеспечивают передачу или обработку данных.

Список программного обеспечения, который использовался компанией на момент написания работы [6, 44]:

1. 1С: Торговля и склад - данная программа предназначена для автоматизации торговли в 1С, а также учета всех видов торговых операций в системе.

2. Microsoft Word, Excel, Internet Explorer, WinRAR и др.

3. 1С: Бухгалтерия - данная программа позволяет вести производственный учет, торговый учет, учет в сфере оказания услуг, расчет заработной платы и др.

4. Outlook Express — это почтовый клиент, предназначенный для обмена информацией между пользователями.

Все компьютеры имеют выход в сеть Интернет.

Таким образом, при рассмотрении процесса ведения складского учета ООО «Супер технологии» можно сделать вывод, что для работы компании будет эффективно проектирование и внедрение автоматизации процесса складского учета.

2 глава. Проектная часть

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель — это модель объекта, которая представляется в виде информации для описания существенных для данного рассмотрения переменных величин объекта и параметров, а также связи между ними. Информационной моделью является совокупность информации, которая характеризует свойства и состояния процесса, объекта, явления, а также взаимосвязь с внешним миром [17, 220].

Информационной моделью является модель ограниченного набора понятий или фактов, которая предназначена для удовлетворения конкретному требованию.

Методика разработки информационной модели предполагает моделирование:

- данных информационной базы, которые необходимы для функционирования информационной системы, выполненной на основе уже разработанной диаграммы потоков данных или структурно-функциональной диаграммы.

- взаимосвязей промежуточных, входных и функций предметной области;

Схема информационной модели формирования заказа представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1. Информационная модель формирования заявки

Информацию, которая обеспечивает выполнение функций управления, целесообразно по видам делить на переменную и условно-постоянную.

Переменная информация отражает изменение цели работы подразделений и цели управления подразделениями, а также изменения, которые были внесены в планируемые параметры, например, сведения, которые периодически изменятся по номенклатуре и содержанию. Она включает в себя группы: оперативно-производственной информации, плановой информации и отчетной информации.