Файл: Проблема адаптации персонала и молодых специалистов в организации (Роль адаптации в системе управления персоналом компании).pdf

Адаптация (на работе) — процесс знакомства сотрудника с деятельностью и организацией и изменение собственного поведения в соответствии с требованиями новой среды.

Адаптация является одним из важнейших элементов системы управления персоналом предприятия. Но, несмотря на это, адаптационным мероприятиям в организации часто уделяется минимально внимания, это связано с тем, что временные и организационные ресурсы службы персонала инвестируются основном в развитие систем оценки и обучения.

Зачастую компании используют только отдельные элементы адаптации, к примеру, организуют для новых сотрудников вводные курсы или выдают «Справочник сотрудника». Но для того чтобы данные мероприятия приносили эффект, нужен системный подход к адаптации новых работников предприятия. Отсутствие системности может привести к снижению эффективности других проектов HR-службы, направленных на формирование бренда работодателя и развитие корпоративной культуры.

Цель моей курсовой работы - это рассмотрение адаптации как одной из актуальных проблем в управлении персоналом. Также в ней содержится ряд советов и рекомендаций о построении системы адаптации в организации.

Задачей курсовой работы является помощь HR-специалистам и руководителям в подготовке эффективной системы адаптации сотрудников предприятия, на основе разработанной «Матрицы адаптации».

Глава I. Теоретическая часть

1.1. Роль адаптации в системе управления персоналом компании.

Преимущества адаптации

Еще раз напомню понятие адаптации: "Адаптация (от лат. adaptatio - приспособление) - это процесс приспособления работника к изменяющимся условиям внешней среды, производства, труда, обмена, жизни".

Итак, потребность в формировании системы адаптации появляется на уровне активного развития предприятия. Вместе с ростом компании увеличивается общее количество структурных подразделений и сотрудников, а значит, и новых работников в том числе. В какую-то минуту руководители уже не имеет возможности лично заниматься новыми подчиненными, что довольно распространено в фирмах малого бизнеса. С этого мига и возникает потребность в стандартизации процедур взаимодействия с новыми работниками, а это значит, в создании системы адаптации.

В пользу адаптации громко говорят следующие цифры. Около 80% людей, уволившихся впервые полгода - год работы, принимают решение об уходе с предприятия в периоде первых двух недель работы на новом месте.

Стандартная ситуация, когда новый сотрудник сталкивается с огромным числом трудностей, притом большая их часть возникает из-за нехватки информации о порядке работы и месте расположения отдельных структурных подразделений предприятия. Мир, в который попадают новые работники, часто не отвечает их ожиданиям. Причины этому могут быть самые разные. К примеру, данные о положении дел на предприятии, полученные сотрудником во время проведения его собеседований с представителями службы кадров и непосредственным руководством, не соответствуют реальной ситуации. Есть так же такой пример, что начав выполнение своих обязанностей, работник попадает в ненамеренно созданный информационный вакуум, что оказывает влияние на объективные результаты его труда и на его собственную удовлетворенность деятельностью.

Существует утверждение, что в случае удачной адаптации сотрудник начинает эффективно работать уже через пару месяцев, а в случае спонтанного развития обстоятельств - только спустя год.

Цели адаптации

Целью системы адаптации является уменьшение издержек организации, которое происходит за счет следующих факторов:

1. Увеличение скорости процесса вхождения нового сотрудника в должность (достижение им нужной эффективности работы в минимальные сроки; снижение количества возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей).

2. Уменьшение уровня текучести кадров (уменьшение числа сотрудников, не прошедших испытательный срок; снижение числа сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы).

Этапы адаптации

Перед началом адаптации необходимо узнать уровень подготовленности нового сотрудника, так как это необходимо для подборки индивидуального набора адаптационных мероприятий.

Этап 1. Общая ориентация

На этапе общей ориентации осуществляется ознакомление нового сотрудника с предприятием, корпоративными правилами, историей, структурой, рабочим распорядком, традициями, политикой в области управления персоналом и т. п.

На первом этапе обычно проводят вводные тренинги и инструктажи, знакомят с корпоративной документацией.

Этап 2. Вхождение в должность

Второй этап представляет собой ознакомление с функциями и целями структурного подразделения, целями и задачами самого работника, процедурами и правилами, а также установление взаимосвязей и контактов с коллегами.

Этап 3. Действенная ориентация

На третьем этапе новому работнику дается шанс использовать имеющиеся или только что приобретенные знания и получить обратную связь от руководителя.

Этап 4. Функционирование

В каждой компании выгодно иметь статистику по должностям относительно средней продолжительности адаптационного периода, т.е. необходимо представлять, через какое время после трудоустройства новый человек в организации начинает работать в полную силу.

1.2. Особенности адаптации разных категорий сотрудников

По таким параметрам, как квалификация и должностной уровень, новых сотрудников предприятия, условно можно разделить на несколько категорий:

• рядовые сотрудники, рабочий персонал;

• специалисты, служащие, инженерно-технические работники (ИТР);

• молодые специалисты;

• руководители среднего звена;

• руководители высшего звена;

• сотрудники удаленных офисов.

Для каждой категории работников разные аспекты адаптации несут разную приоритетность.

Считаю нужным в своей курсовой работе рассказать о различных аспектах адаптации.

Аспекты адаптации

Итак, специалисты в области управления персоналом отмечают несколько аспектов процесса адаптации:

• организационный или введение в компанию;

• социально-психологический или введение в коллектив;

• профессиональный или введение в профессию;

• психофизиологический.

Организационная адаптация

Для того чтобы начать трудиться эффективно, новому работнику важно получить ответы на вопросы, связанные с организацией деятельности в организации. Например, каковы стратегические цели и приоритеты компании? Какая ее структура? Как происходит процесс управления? И многие другие.

Можно отметить, даже необходимо, что организационная адаптация является одним из сложнейших этапов освоения сотрудника в компании, так как она подразумевает получение и анализ крупного объема данных.

К всеобщему сожалению, мало предприятий могут обеспечить новых работников нужной информацией в структурированном виде из-за отсутствия прописанных правил и процедур, поэтому сотруднику самому приходится разбираться во всех тонкостях работы.

Социально-психологическая адаптация

Являясь на работу, сотрудник перенимает те нормы поведения и общения, которые уже существуют в определенном коллективе, включается в систему отношений с новыми для него коллегами. На таком этапе он знакомится с корпоративной культурой. Часто происходит, что хорошего кандидата откидывают на этапе кастинга, по причине того, что он не подходит по стилю поведения и вероятность неприятия им ценностей организации очень высока. Довольно важно приложить максимальные усилия, чтобы новый специалист чувствовал себя в коллективе уютно. Здесь уже по большому счету предприятию необходимо постараться ему понравиться.

Профессиональная адаптация

Этот аспект адаптации можно назвать «дообучением». Он напрямую связан с приобретением новым сотрудником недостающих знаний и навыков в профессиональной области.

Профессиональная адаптация необходима:

1. Если новый сотрудник имеет заведомо более низкий профессиональные компетенции, чем необходимо для эффективного выполнения его должностных обязанностей. В таком случае для сотрудника разрабатывается дополнительный план развития, и он обучается впервые месяцы работы.

2. Если на предприятии приняты собственные стандарты работы (профессиональные или технологические).

Психофизиологическая адаптация

Этот аспект включает в себя приспособление к определенному (часто отличному от привычного) режиму труда и отдыха. Особое внимание психофизиологической адаптации необходимо уделять в следующих ситуациях:

1. При сменном графике работы (если сотрудник ранее никогда не трудился ночью, ему, конечно, будет тяжело работать в смену или менять время пребывания на работе, к примеру, с 8 часов на 12);

2. Если график работы сдвинут (в некоторых организациях предлагается график работы с 8 до 17, в других — с 11 до 20);

3. В компании ненормированный рабочий день (к ненормированной работе очень трудно привыкнуть, если на предыдущем месте работы у человека был нормированный график);

4. Когда предусмотрены длительные командировки (для некоторых сотрудников это может оказаться дополнительным стрессом);

5. Проектная работа (в таком случае сотрудник должен быть готов к пиковым нагрузкам, которые обычно возникают перед сдачей проекта);

6. Работа в режиме домашнего офиса (компании приглашают региональных представителей или нанимают специалистов, из других городов, не создавая при этом специальных подразделений или филиалов).

Существуют следующие категории сотрудников:

Рядовые сотрудники

К рядовым сотрудникам относят, к примеру, рабочих основного и вспомогательного производства, обслуживающий персонал в офисе, которым часто не уделяется достаточное внимание, притом, что на многих промышленных и сервисных предприятий данная группа персонала оказывается самой массовой.

На этапе адаптации рядовых сотрудников в организации необходимо разработать и использовать хотя бы самый минимальный набор инструментов: проводить вводный инструктаж, объяснять алгоритмы работы.

Самой главной для этой категории сотрудников является социально-психологическая адаптация, так как большую часть рабочего времени они проводят в бригадах или сменах. Важно, чтобы новый сотрудник как можно быстрее освоился в коллективе, а сам коллектив смог принять его.

Следующий по важности аспект – профессиональный, на котором нужно объяснить корпоративную специфику работы, научить основным производственным алгоритмам.

Также весовым является и психофизиологический аспект. На практике оказывается, что часто кандидаты переоценивают сами себя, неоднократные вопросы и предупреждения менеджера по персоналу в ходе собеседования остаются непонятыми, и, как следствие, новые работники увольняются через неделю, ссылаясь на то, что работа для них действительно физически тяжела и сложна.

Специалисты, инженерно-технические работники

По опыту многих компаний, с разработки адаптационных инструментов для данной категории сотрудников начинается выстраивание целостной системы адаптации в компании.

Самой приоритетной для специалистов и инженерно-технических сотрудников фирмы является организационная адаптация, во время которой новый человек знакомится со спецификой работы подразделения, в которое он пришел работать, с тем как налажены бизнес-процессы и т. д.

Что касательно профессионального аспекта, тут все зависит от стадии развития, на которой находится сама организация. Во время активного роста у компании чаще всего нет возможности привлекать новых людей и обучать их в процессе работы, так как большинство служб только создаются, и такие фирмы делают ставки на уже подготовленных специалистов, по факту, покупая на рынке их профессиональные компетенции. Если же предприятие находится на стадии стабилизации, то профессиональный аспект адаптации новых сотрудников будет следующим по приоритету.