Файл: Проблема адаптации персонала и молодых специалистов в организации (Роль адаптации в системе управления персоналом компании).pdf

Важно не только дать новым работникам все необходимые сведения и обучить их, но и получить от них обратную связь, проверить насколько они восприняли предоставленную информацию и приобрели необходимые навыки.  Такой цели служит четвертая группа мероприятий - сдача зачетов. Конечно, звучит слово "зачет" довольно тревожно и строго, и вы можете заменить его на любое другое, подходящее по смыслу. Но суть должна остаться неизменной: нужно понять насколько успешно освоил  новый сотрудник полученную для работы информацию.  Это можно сделать в непринужденном разговоре, возможно в процессе наблюдения за работой нового человека, а можно и в форме зачета с билетами и  практическими заданиями. Форма проверки зависит от конкретных условий, важно запланировать в программе адаптации время для  контроля усвоения новыми сотрудниками наиболее важных документов и навыков.

Если работник взят с испытательным сроком, то в программу адаптации можно добавить такие процедуры как согласование плана работы на испытательный срок и контроль выполнения плана работы на испытательный срок. Физическое и социальное приспособление сотрудника к новому месту работы и профессиональная адаптация, то есть включение непосредственно в саму работу, происходят в одно время. Правильно организованное прохождение испытательного срока - залог успешной профессиональной деятельности на новом месте и адаптации в целом.  Поэтому считается целесообразно предусматривать в программе адаптации мероприятия, связанные с планированием и контролем результатов испытательного срока.

Также целесообразно на предприятии проводить так называемые Дни новичков. Такие дни в компании могут проходить с разной периодичностью. Наиболее часто встречающиеся варианты - один раз в месяц или один раз в квартал. Основная цель подобного рода мероприятий - командообразование.

Часто можно встретить в организации так называемый "Комплект новичка" ("Папка нового сотрудника" или "Путеводитель по компании"). Обычно в него входят такие документы как:

• должностная инструкция, локальные нормативные документы;

• Адаптационный лист;

• Книга сотрудника;

• корпоративные памятки, положения;

• последний выпуск корпоративного издания;

• маркетинговые материалы;

• корпоративный сувенир (например, ручка, блокнот, календарь и т. п.);

• телефонный справочник предприятия.

Часть документов иногда записана на компакт-диск, к примеру, вместе с презентацией про компанию.

Первый день для нового работника компании должен быть подготовлен заблаговременно. Часто случается, что компании не обладают разработанными адаптационными инструментами и абсолютно не подготовлены к приему нового работника. Подробно разработанные программы адаптации не смогут заменят эмоциональной составляющей первого рабочего дня сотрудника на новом месте, в ходе которого он подсознательно оценивает реальное отношение к себе. Не рекомендуется назначать выход нового сотрудника на тот день, когда его непосредственный начальник находится в отпуске или командировке. Нельзя допускать, чтобы человек чувствовал себя брошенным.

Ожидая прихода нового сотрудника в компанию, желательно подготовить следующее: рабочее место (на рабочем столе и в тумбочке не должно находится посторонних вещей, оставшихся от предыдущего работника, можно на рабочий стол положить календарь, блокнот, набор канцелярских принадлежностей); "Комплект новичка", Адаптационный лист; возможно знаки приветствия от коллег: небольшая шоколадка, корпоративный сувенир и т.п.

По возможности, предупредите сотрудников этого и смежных структурных подразделений фирмы о приходе нового коллеги.

Первый рабочий день нового работника желательно начинать немного позже, к примеру, в 8.30, если вся компания работает с 8.00. Так как в это время все заинтересованные лица уже будут на своих рабочих местах, и новому сотруднику не придется проводить первые минуты в ожидании появления будущих коллег.

Важно не столько в первый же день сообщить новому сотруднику всю подробную информацию, а скорее объяснить ему, где ее можно самостоятельно найти в будущем.

Цель первого рабочего дня нового работника - вызвать у него положительное впечатление о предприятии и воодушевление к работе в нем.

Также важно не только представить новому работнику его будущих коллег, но и рассказать о новом человеке и самому коллективу. Для этого можно использовать имеющиеся коммуникационные каналы. Например, интернет-страницу про новичков, электронную рассылку, корпоративный бюллетень или газету, личное представление и т.п.

При приходе нового руководителя HR-службе имеет смысл подготовить план его знакомства с подчиненными и остальными будущими коллегами. В основном сотрудники уже сложившегося коллектива относятся к новому руководителю с некоторой осторожностью, в то время как важно, чтобы топ-менеджер с первого же своего рабочего дня пользовался уважением подчиненных. Данные о новом руководителе необходимо распространить по всем возможным каналам внутри предприятия, в ней должна быть следующая информация: образование и опыт работы; успехи и достижения в предыдущих проектах; семейное положение, хобби и т. д.; взгляды на организацию рабочего процесса.

Лучшая идея представить эти сведения в виде интервью. Другие возможности: самопрезентация, рассказ третьих лиц.

Рядовому сотруднику уделяется меньше внимания, чем руководителю, но представить его коллективу все равно важно, хотя бы в рамках его структурного подразделения.

Знакомство нового рядового работника с коллегами часто проходит по приведенному такому плану:

1. Знакомство с коллегами внутри структурного подразделения.

2. Знакомство с коллегами смежных подразделений, с которыми ему придется непосредственно взаимодействовать.

3. Знакомство с вышестоящим руководством.

При представлении новый и другой сотрудник должны обменяться такой информацией, как имя и фамилия, должность; основные задачи того и другого; вопросы, по которым они будут взаимодействовать.

Обучение в период адаптации. Виды адаптации

1. Обучение, связанное с ознакомлением с корпоративными стандартами (правилам работы с клиентами, правилам работы с корпоративной базой данных, составлению отчетности и т. д.).

2. Профессиональное обучение. Бывает, что в компанию принимают работника, у которого не имеется полного набора нужных компетенций, но он отличается очень высоким потенциалом. В таком случае для сотрдуника целесообразно спланировать нужное обучение, информация о котором будет отражена в Адаптационном листе. В таких случаях необходимо прикрепить к новому человека наставника.

3. Стажировка. Во многих организациях практикуется стажировка специалистов в смежных подразделениях, которая организуется для ускоренного вливания в должность и понимания сотрудником основных бизнес-процессов фирмы.

1.4. Участники адаптационного процесса

В удачной адаптации нового работника заинтересована в первую очередь сама компания. Это не только вопрос комфорта нового сотрудника, но и обретение эффективного и лояльного работника.

В некоторых организациях принято думать, что развитие персонала является исключительной прерогативой сотрудников HR-службы, что абсолютно неправильно.

В идеале, необходимо, чтобы со стороны компании в адаптации нового сотрудника принимали участие три стороны:

1) наставник;

2) непосредственный руководитель;

3) служба персонала.

На практике оказывается, что участие всех сторон встречается не во всех фирмах.

Изучим подробнее функции каждой из сторон, предполагая, что в компании все стороны (линейные руководители, наставники, службы персонала) учавствуют в процессе адаптации новых работников.

Служба персонала

Опыт показывает, что эффективнее всего, когда HR-служба выполняет координирующую роль в процессе адаптации, то есть разрабатывает и внедряет адаптационные инструменты, обучает руководителей и наставников их использованию, контролирует исполнение утвержденных процедур.

Задач и службы персонала по отношению к новым сотрудникам:

- участие в проведении мероприятий по адаптации, к примеру, проведение вводного инструктажа о правилах внутреннего распорядка, нормах техники безопасности, положении о коммерческой тайне и т.д.;

- подготовка "Комплекта новичка";

- эмоциональная поддержка нового сотрудника во время всего периода адаптации;

- получение обратной связи от нового работника после окончания адаптационного периода.

Линейный руководитель

Руководители подразделений - это ключевые клиенты службы персонала.

Задачи, которые стоят перед руководителем по адаптации новых работников:

1. Определение должностных обязанностей. Подготовка предложений о работе.

2. Постановка целей и задач на период испытательного срока, определение содержания работы на это время – новый сотрудник должен четко осознавать, по каким критериям его будут оценивать после окончания испытательного срока.

3. Определение наставника из числа ведущих специалистов структурного подразделения.

4. Ознакомление нового сотрудника с содержанием Адаптационного листа и разъяснение назначения запланированных мероприятий.

5. Отслеживание промежуточных результатов. Важно убрать ситуации, при которых сотрудник остается без контроля на весь испытательный срок, в конце которого фактические результаты его деятельности расходятся с запланированными. Хотя бы раз в месяц нужно проводить беседы с новым работником о том, каких успехов он смог достигнуть и с какими сложностями сталкивается. По результатам такой беседы может быть принято решение о уменьшнеии продолжительности испытательного срока.

6. Оценка выполненных заданий, проведение оценочных мероприятий для проверки приобретенных знаний при условии обучения сотрудника во время адаптационного периода.

7. Принятие решения относительно работы нового сотрудника в компании.

Наставник

Наставничество является процессом обучения, консультирования и оценки нового сотрудника более опытным работником предприятия. Важно помнить, что наставник не только помогает новому работнику адаптироваться в организации, но и развивает собственные управленческие навыки.

Действия, выполняемые наставником в адаптационном процессе:

- подготовка рабочего места нового сотрудника к первому дню его работы;

- поздравление нового сотрудника с началом работы;

- рассказ о функциях структурного подразделения и знакомство нового сотрудника с коллективом – часто эту функцию осуществляет отдел по работе с персоналом. Хотя по опыту эффективнее, если эту роль возьмет на себя наставник, который лучше, чем представитель HR-службы, сможет акцентировать внимание на том, с кем человеку придется общаться, к кому обращаться за помощью в тех или иных ситуациях;

- знакомство с рабочим местом, оборудованием, содержанием функциональных обязанностей, подготовленных руководителем;

- обеспечение доступа в Интернет, обучение работе в корпоративной базе данных;

- предоставление обратной связи, которая является инструментом развития нового сотрудника.

Куратор

Очень часто в литературе термины «наставник» и «куратор» используются как синонимы. Считаю нужным рассмотреть их немного ближе, тем более что все чаще речь идет об одной из новых российских компаний форм наставничества – buddying (от анг. buddy – дружок, приятель). В этом случае к новому сотруднику «прикрепляется» «приятель». Он помогает только что пришедшему работнику сориентироваться в негласных правилах компании. К примеру, объясняет, как и где принято обедать, поздравлять коллег с днем рождения и т.д.

Задачами куратора могут стать:

- помощь в изучении алгоритмов работы в корпоративном интернет-портале;

- обед с новым сотрудником в первый день его работы;

- регулярные встречи с новым сотрудником, ответы на вопросы об особенностях корпоративной культуры;

- разъяснение норм внутренних коммуникаций, принятых правил делового этикета.

1.5. Матрица адаптации

Очень часто приходится слышать разговоры о том, что применяемые в организации инструменты адаптации подходят не для всех сотрудников, а также что часть работников остаются вне зоны внимания в первые месяцы работы, при том что служба персонала рапортует о функционировании системы адаптации в фирме.

Такие вопросы не появляются, если в компании имеется Матрица адаптации. Ее применение позволяет формировать перечень адаптационных инструментов для нового сотрудника в зависимости от его должности.

Рассмотрим механизм подготовки Матрицы адаптации на примере производственной компании.