Файл: Проблема адаптации персонала и молодых специалистов в организации (Роль адаптации в системе управления персоналом компании).pdf

Молодые специалисты

В настоящее время, мы все работаем в ситуации, когда экономика растет и требуется все больше работников самых разных специальностей и квалификаций.

По результатам общих исследований видно, что от 20 до 30% образовательных программ вузов, представленных на российском рынке, не дают нужного для профессиональной деятельности набора компетенций. Поэтому для молодых специалистов самым приоритетным является профессиональный аспект адаптации. Уже сегодня большинство организаций имеют разработанные программы по работе с выпускниками вузов. Кроме этого, молодых специалистов приходится адаптировать к особенностям не только компании, но и бизнес-среды в целом, из-за отсутствия у них опыта работы.

Организационные отношения очень отличаются от учебных отношений, имеющих преимущественно неформальный характер. Таким образом, организационный аспект адаптации является следующим по важности.

Линейные руководители

Принято считать, что руководитель заранее обладает всеми нужными навыками и информацией, и поэтому, в отличие от специалистов, его вовсе не обязательно вводить в курс дел. Это, конечно, неверное мнение. Когда на новое место приходит профессионал, у которого большой опыт работы в других компаниях с другими системами ценностей и отношениями, организационная и социально-психологическая адаптация имеют большее значение, чем профессиональная.

Для проведения адаптации линейных руководителей нужна поддержка руководителя более высокого уровня управления, которого важно активно привлекать к данному процессу. Руководителю среднего звена прежде всего нужно познакомиться с коллективом и найти общий язык с подчиненными, в первую очередь с неформальными лидерами коллектива.

Программы адаптации руководителей часто отличаются от вводного курса для обычных рядовых работников. Кроме общих сведений о компании, и ее продукции, ему придется усвоить также принятые в ней стандарты в области управления людьми, ознакомиться с процедурами оценки и стимулирования сотрудников.

Топ-менеджеры

Любая подготовка к приходу в организацию нового директора очень редкое явление. Новому руководителю предприятия, при появлении на новом рабочем месте, рассчитывать на хоть какую-то помощь не приходится.

При появлении в компании нового топ-менеджера акценты в процессе адаптации немного меняются: более важной становится адаптация коллектива к новому директору, а не наоборот.

При представлении коллективу нового топ-менеджера службе персонала целесообразно продумать план знакомства, который должен быть поддержан всеми существующими в компании каналами коммуникации: персональными и общими, письменными и вербальными. Главная задача в данном случае - изменить отношение сотрудников к новому топ-менеджеру: от настороженности до полного приятия. Для работы компании очень важно, чтобы руководитель пользовался у сотрудников уважением, так как в таком случае его решения будут восприниматься как справедливые, а информация, исходящая от него, как правильная.

Сотрудники удаленных офисов

Под вырадением «удаленный офис» не всегда подразумевается структурное подразделение, которое находится на большом расстоянии от основного. В иных случаях таким удаленным офисом может оказаться, к примеру, склад в соседнем от главного офиса районе, отличающийся некоторой обособленностью. Сотрудники удаленного офиса часто незаслуженно обделены вниманием, могут не знать и не воспринимать нормы корпоративной культуры. Таким образом, наиболее важными оказываются организационный и социально-психологический аспекты адаптации. В удаленных офисах часто отсутствует HR-служба, и функции по адаптации передаются руководителям таких подразделений, им приходится делать упор на подготовку раздаточных материалов, использовать возможности электронного обучения и внутренние корпоративные порталы.

Представленные категории сотрудников выделены условно. Службе персонала необходимо определить те из них, которые есть в каждой конкретной организации, и список может отличаться от предложенного. Некоторые фирмы не привлекают молодых специалистов, у других нету удаленных подразделений, все это индивидуально для каждой компании. Часто в отдельную группу могут объединять наиболее многочисленную профессию на предприятии (пример: бухгалтерия, отдел кадров, экономический отдел и др.).

1.3. Мероприятия и инструменты адаптации.

Подходы к выбору адаптационных инструментов

При подборе адаптационных инструментов для разработки и последующего их применения в организации нужно исходить из стоящей перед предприятием, цели: чего компания хочет добиться в будущий год, как на достижение этой цели окажет влияние выстраиваемая система адаптации новых работников?

Но при всей очевидной целесообразности применения целевого подхода часто, к сожалению, применяются другие.

Проблемно-ориентированный подход, к примеру, в ситуации, когда сотрудники службы персонала неожиданно для себя узнают, что новые работники почти ничего не знают о самом предприятии, его истории, стоящих перед ним задачах. Это свидетельствует о том, что необходимо что-то менять в существующем положении дел.

Процессно-ориентированный, когда над целью доминирует понимание того, как «должно быть, потому что у других все именно так». Это проявляется в том, что служба персонала старается копировать опыт других предприятий, не всегда обдумывая, нужно ли это.

Адаптационный лист

Одним из инструментов управления процессом адаптации нового специалиста является Адаптационный лист (приложение 1) нового сотрудника (в некоторых организациях называют Дневником нового сотрудника, Программой адаптации, Планом адаптации, Планом стажировки).

Адаптационный лист делает линейный руководитель и подписывается новым работником в первый день его работы вместе с должностной инструкцией.

Структура Адаптационного листа нового сотрудника состоит из перечисленных далее разделов. Рассмотрим их более подробно.

Задачи на испытательный срок

Задачи определяются руководителем и разъясняются новому сотруднику при подписании Адаптационного листа.

Мероприятия по адаптации

Данный раздел включает мероприятия по адаптации, которые разработаны в организации и предназначены нового работника.

Перечень мероприятий к исполнению

Перечень мероприятий к исполнению представляет собой список так называемых контрольных точек, или обязательств нового работника перед предприятием.

Контроль выполнения

В данном разделе указывается оценка выполнения поставленных перед новым работником задач, которую рекомендуется делать в ходе его встреч с непосредственным руководителем один раз в две недели или в месяц.

В программе адаптации новых работников надо предусматреть мероприятия по адаптации, время и ответственных за их проведение должностных лиц.

Мероприятия по адаптации включают в себя: знакомство с компанией, ознакомление с регламентирующими работу документами, обучение работе со специфичными программными продуктами и оборудованием, сдачу новыми работниками зачетов по изученной информации о работе организации.

Знакомство с компанией является наиболее известным и понятным по смыслу компонентом адаптации.  Он включает в себя: предоставление новым сотрудникам информации об истории компании, ее бизнесе, миссии, видении и целях.  На многих предприятиях существуют даже исторические музеи,  имеются собственные сайты, где каждый может ознакомиться с необходимой информацией,  распространены и пособия для новых работников,  также можно встретить и визуальные презентации компаний-работодателей. Если на предприятии не имеется ни одного из перечисленных средств, можно просто в двух словах рассказать человеку, когда и кем была создана фирма, в чем специфика ее бизнеса, основные достижения и цели в будущем.

Обязательно важно познакомить нового сотрудника с организационной структурой компании, хотя бы с той ее частью, представление о которой будет необходимо ему в работе. Сотрудник должен получить данные  о местонахождении структурных подразделений фирмы, об именах и способах связи с коллегами, контакты с которыми будут нужны ему при исполнении должностных обязанностей.

Довольно важно лично познакомить нового работника с теми из сотрудников, с которыми  ему придется работать непосредственно.  Если предполагается удаленное взаимодействие, также необходимо сообщить работникам о новом коллеге, а ему рассказать о них.

Есть и совсем простые, но очень важные "бытовые" данные, которые обязательно должны стать известны сотруднику с первого дня работы. К таким относятся места нахождения столовой, кухни, туалетов, правила пользования холодильником, пропускного режима и т.д.

Следующая группа адаптационных мероприятий - это ознакомление нового сотрудника с регламентирующими его труд документами.

Трудовой кодекс обязывает знакомить работника с локальными нормативными правовыми актами (далее - ЛНПА) организации до подписания трудового договора. Обязательными ЛНПА являются Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о персональных данных, Положение об оплате труда. Работодатели также имеют право разрабатывать и другие ЛНПА, к примеру, Положение о коммерческой тайне, должностные инструкции и т.д. Обычно, ознакомление нового сотрудника с документами, имеющими статус ЛНПА, является обязанностью работника, ответственного за оформление приема на работу. Данная процедура  очень влияет на приспособление сотрудников к новому месту работы, но не особо имеет смысл включать ее в программу адаптации, так как она четко указана в трудовом кодексе и является частью процесса приема на работу.

Также на многих предприятиях существуют документы, не имеющие статуса ЛНПА, но довольно жестко регламентирующие труд, к примеру, описания бизнес-процессов, рабочие инструкции, ключевые показатели деятельности и т.д., а также неофициальные документы, предусматривающие дополнительные льготы для работников (Положение о льготном приобретении товаров и т.п.).  Ознакомление с такого вида документами включается в программу адаптации. Так же есть смысл предусмотреть в программе  повторное и более детальное ознакомление с официальными ЛНПА, имеющими непосредственное отношение к должностными обязанностям работника, а именно, с должностной инструкцией, Положением об оплате труда (если оно предусматривает схему премирования в зависимости от ключевых показателей) и т.п.  Лицом ответственным за ознакомление нового работника с такими документами, в основном, является его  непосредственный руководитель, так как именно он в наибольшей степени знаком со спецификой и показателями работы по  каждой должности своего подразделения.

Перечень документов, с которыми предстоит ознакомиться новому работнику, в каждой фирме будет своим. Но, несмотря на специфику организаций в такой список должны попасть все положения, регламенты, инструкции, справочники, которые непосредственно касаются работы нового сотрудника.

Третья группа адаптационных мероприятий - это обучение работе с корпоративными электронными программными продуктами: корпоративными информационными системами, системами электронного документооборота, специфическими версиями общераспространенных учетных программ (1С и т.п.), системами описания бизнес-процессов. Неорганизованное ознакомление с такими средствами в процессе работы  без предварительной подготовки может вызвать не только стресс для нового сотрудника, но и  ошибки в информационных системах, которые он может допустить. Учитывая высокую сложность подобных программ, необходимо понимать, что даже опытному пользователю персонального компьютера  нужно определенное время для их освоения, и в программе адаптации оставлять достаточный интервал времени только для данной задачи.

Ответственными за обучение программным продуктам могут стать непосредственные руководители, hr-специалисты, специалисты отдела информационных технологий.

Если в работе используется специальное оборудование (например, сканеры, наушники и т.п.), в список адаптационных мероприятий важно включить и  обучение работе с ним.