Файл: Документирование и инвентаризация . ..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Главными задачами бухгалтерского учета являются:

- обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с установленными нормами, нормативами, сметами;

- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для использования инвесторами, поставщиками, кредиторами, налоговыми и банковскими органами;

- выявление внутрипроизводственных резервов, их мобилизация и эффективное использование, своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно–финансовой деятельности.

Указанные задачи решаются при ведении бухгалтерского учета с помощью различных способов и приемов, совокупность которых называется методом бухгалтерского учета. В свою очередь метод бухгалтерского учета включает отдельные элементы, из которых главными являются: документация, инвентаризация, счета, двойная запись, баланс, отчетность, оценка и калькуляция.

В рамках курсовой работы рассматривается одни из важнейших элементов метода бухгалтерского учета – документирование и инвентаризация.

Так документирование представляет собой основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета.

Цель инвентаризации имущества – проверка достоверности данных бухгалтерского баланса и отчетности предприятия. Она позволяет в натуральном измерителе сравнить правильность ведения документации всех хозяйственных операций организации, выявить фактическое наличие и качественное состояние имущества предприятия. Нельзя не учитывать, проводя инвентаризацию, такие негативные явления, как хищения, естественную убыль.

На предприятии постоянно происходит смена форм учета средств с товарной на денежную и обратно. Только при сравнении документации с реальным наличием материальных ценностей можно определить правильно ли ведется бухгалтерский учет и отчетность. Поэтому предприятия всех организационно-правовых форм и видов деятельности обязаны проводить сплошную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств перед составлением годового отчета.

Таким образом, актуальность темы курсовой работы определена необходимостью своевременного контроля фактического наличия и качественного состояния имущества предприятия.

Основная цель работы состоит в определении роли и места документирования и инвентаризации, как элемента бухгалтерского учёта.

Для этого необходимо решить следующие задачи:

• изучить теоретические основы документирования и инвентаризации в рамках метода бухгалтерского учёта;
• рассмотреть связь документации и инвентаризации с другими элементами метода бухгалтерского учета;
• изучить особенности проведения инвентаризаций на предприятии, действующем в РК.

В соответствии с целью и задачами работы, в качестве объекта исследования выбрано предприятие, осуществляющее свою деятельность на территории РК – ТОО «Усть-Каменогорский мукомольный комбинат».

Предмет исследования – документирование и инвентаризация в ТОО «Усть-Каменогорский мукомольный комбинат».

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИИ КАК ЭЛЕМЕНТОВ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.1 Понятие, цели документирования и инвентаризации

Бухгалтерский учет как процесс начинается с выявления, измерения и регистрации фактов, действий и событий с целью получения информации о хозяйственных операциях. Сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными операциями на предприятии осуществляется с помощью документирования. Следовательно, документирование является важным звеном в цепи функционирования бухгалтерского учета, иными словами - это начало и основа бухгалтерского учета [17].

Необходимо отметить, что в теории бухгалтерского учета под документированием понимается способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними. [5]

В экономической литературе часто вместо термина «документирование» используется термин «документация».

Особенности этих терминов достаточно подробно проанализированы Макаровым В.Г. Так Макаров В.Г. расширяет это понятие в следующем направлении: «Документирование состоит из двух этапов: восприятия данных об отражаемой операции (подсчет, измерение, взвешивание) и занесение полученных сведений в документ (проставление его реквизитов). Восприятие данных и занесение их в документы называется первичным учетом». Такого же мнения придерживается Моисеенко Г.И. По существу здесь отождествляется понятие документирования и первичного учета [4, C.12].

Другие авторы представляют способ документирования как составную часть первичного учета. Так, Петрова В.И. отмечает: «Не следует смешивать первичную документацию и первичный учет. Понятие первичного учета шире. Это первый этап (стадия) хозяйственного учета, на котором происходит процесс улавливания и фиксации исходной информации. Первичная документация представляет лишь один из способов осуществления этого процесса» [4, C.13].

В условиях ручного ведения бухгалтерского учета единственным способом отражения хозяйственных операций является документ. В технологическом смысле процесс отражения хозяйственных операций представляет собой процедуру их регистрации в документах.

При автоматизированном ведении учета в качестве средств регистрации хозяйственных операций наряду с традиционными документами стали применяться различного рода технические (электронные средства хранения на ЭВМ). [6]

Возможность использования технических носителей существенно изменяет содержание процесса документирования как способа регистрации хозяйственных операций. Классическое его определение уже перестало соответствовать изменившемуся содержанию. Так возникло понятие первичного учета.

Однако в литературе по бухгалтерскому учету пока еще не достигнуто единого понимания изменений в технологии обработки учетной информации и отражения их в определениях документирования и первичного учета.

Следовательно, документирование как основной способ отражения хозяйственных операций с помощью документов в современных условиях потерял свое значение. В качестве такого способа отражения выступает информационное обеспечение систем управления предприятием, составной частью которого являются приемы регистрации информации о хозяйственных операциях. В состав информационного обеспечения систем управления входит информационное обеспечение подсистемы «Бухгалтерский учет». В то же время обязательные требования бухгалтерского учета - формирование и регистрация информации обо всех без исключения хозяйственных операциях, юридическая сила информации о свершившихся хозяйственных операциях и их правомерности, остаются обязательными условиями информационного обеспечения подсистемы «Бухгалтерский учет» [5].

В свою очередь, инвентаризация есть способ проверки достоверности данных бухгалтерского учета о наличии и составе имущества и денежных обязательств организации. В ходе инвентаризации устанавливается и документально подтверждается фактическое наличие, состояние и оценка имущества и денежных обязательств. В результате инвентаризации либо подтверждаются данные бухгалтерского учета, либо выявляются неучтенные ценности, потери, хищения и недостачи. [8]

Инвентаризация производится путем физического пересчета инвентаризируемых объектов, проверки учетных записей, проверки соответствия учетной оценки объектов требованиям нормативных документов по бухгалтерскому учету и внутренних нормативных документов организации, анализа событий в жизни организации для выявления объектов, подлежащих отражению в бухгалтерском учете и финансовой отчетности, а также путем сопоставления учетных данных с внешней информацией (данными контрагентов, государственных структур, биржевых котировок и т.п.). [11]

Основными целями инвентаризации являются:

- проверка полноты и правильности отражения инвентаризируемых объектов в учете,

- проверка фактического наличия активов и контроль их сохранности,

- проверка состояния товарно-материальных ценностей (их фактического соответствия стандартам по качеству) и условий хранения таких ценностей,

- приведение учетной оценки объектов инвентаризации в соответствие с внешними и внутренними нормативными документами и соответствующими рыночными показателями,

- выявление причин несвоевременного или неверного отражения хозяйственных операций в учете, а также причин осуществления операций, противоречащих положениям государственных нормативных документов и внутренних инструкций и положений организации, если такие операции имели место. [13]

В зависимости от объема проверки могут быть полные инвентаризации, охватывающими все вышеуказанные виды объектов, частичными, охватывающими какую-либо группу таких объектов (например, только товары для продажи или только дебиторскую задолженность и т.п.), и выборочными, охватывающими лишь некоторую часть однотипных объектов (например, только имущество определенного материально ответственного лица или только просроченную дебиторскую задолженность). [9]

Инвентаризации могут проводиться как периодически (например, для товаров на складах), так и в текущем режиме (например, выборочные инвентаризации расчетов с контрагентами по мере оформления актов сверок расчетов или поступления информации об изменении имущественного состояния контрагента).

Периодичность и объем инвентаризаций устанавливается руководителем организации исходя из материальности (существенности) возможных погрешностей учетных данных и критичности возможных последствий несоответствия учетных данных реальному положению дел. Однако существуют случаи, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с законодательством и нормативными документами [10].

Например, проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия,

- при смене материально ответственных лиц,

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества,

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,

- при реорганизации или ликвидации организации,

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. [14]

Требования к инвентаризации, порядок, сроки, объекты инвентаризации на предприятиях Республики Казахстан определены Правилами ведения Бухгалтерского учёта, утверждёнными 31.03.2015 года Приказом Министра финансов Республики Казахстан № 241.

Согласно правилам ведения бухгалтерского учёта, в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств не менее одного раза в год [2].

Последовательность действий при инвентаризации представлена в Приложении 1.

Таким образом, основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации. Однако для обеспечения контроля за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухучета - инвентаризация, т.е. установление фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей.

1.2 Связь документации и инвентаризации с другими элементами метода бухгалтерского учета

Как отмечалось ранее, документация и инвентаризация являются приемами первичного наблюдения за объектами бухгалтерского учета.

Рассмотрим связь документации и инвентаризации с другими элементами метода бухгалтерского учета. Для начала отметим, что к элементам метода бухгалтерского учета относятся:

• документация;
• инвентаризация;
• оценка;
• калькуляция;
• счета и двойная запись;
• бухгалтерский баланс и финансовая отчетность. [10]