Файл: Проектирование организации (Организационная диагностика).pdf

Проведенное исследование позволило выявить необходимость создания в ГК «Фабрика Качества» системы внутрикорпоративной коммуникации. С момента образования фирмы прошло достаточно большое количество лет. Изначально это была небольшая компания; работники размещались в небольшом помещении, состоящем из четырех кабинетов. На начальном этапе проблем с внутренними коммуникациями практически не возникало: все сотрудники находились в непосредственной близости и могли коммуницировать достаточно легко; уровень неформальных отношений был высок.

С ростом компании, увеличением штата, уходом одних и приходом новых работников сложилась ситуация, когда не только руководители других отделов, но и рядовые сотрудники не знают друг друга не только по имени, но и даже в лицо. Очевидно, что на данном этапе ГК «Фабрика Качества» необходима система внутрикорпоративной коммуникации.

Для ее создания и функционирования необходимы, во-первых, выработка и утверждение миссии и корпоративного кодекса компании.

Для того, чтобы своевременно донести информацию до сотрудников, должен быть произведен выбор оптимальных коммуникационных каналов.

В Приложении 1 представлены плюсы и минусы печатных средств внутрикорпоративных коммуникаций; в Приложении 2 – технических средств; в Приложении 3 - устных каналов внутрикорпоративных коммуникаций. Оценка представленных в Приложениях 1-3 каналов передачи информации позволяет определить наиболее целесообразные для ГК «Фабрика Качества».

• создание информационного стенда. Для выбора места размещения стенда необходимо провести анализ потоков в течение рабочего дня. На этом же стенде можно размещать групповые фотографии сотрудников;
• проведение внутрикорпоративных событийных мероприятий ГК «Фабрика Качества» (например, «День рождения фирмы»), а также вручение призов лучшим в профессиональных категориях по итогам года. Рационально предусмотреть возможность посещения данных мероприятий родственниками сотрудников;
• создание корпоративного внутреннего Интернет-портала;
• налаживание горизонтальной коммуникации между сотрудниками через внутренний Интернет-портал.

В целях развития лояльности рациональная также разработка Положения о награждении сотрудников, проработавших в ГК «Фабрика Качества» более пяти лет.

3.3. План-график работ

План-график работ по проекту представлен в таблице 10.

Таблица 10

График работ по проекту

Продолжение таблицы 10

По данным таблицы 10 видно, что все мероприятия в рамках проекта планируется завершить за 14 дней.

3.4. Планируемые результаты проекта

Планируемые результаты:

1) обеспечение ритмичности поставок сырья и его качества;

2) сокращение информационной нагрузки на высшее руководство;

3) оптимизация взаимодействия между структурными подразделениями предприятия;

4) улучшение социально-психологического климата в коллективе;

5) повышение лояльности персонала.

3.5. Бюджет проекта

В таблице 11 представлен расчет затрат на реализацию мероприятий.

Таблица 12

Бюджет проекта

Общие затраты по проекту: 1 024 тыс.руб.

Выводы

В целях повышения эффективности коммуникационной структуры компании «Фабрика Качества» в работе представлен ряд рекомендаций.

В целях получения информации о поставщиках и отбора наиболее оптимальных поставщиков рационально использование универсального автоматизированного комплекса программного обеспечения «Прайс Навигатор», который выполняет функцию автоматизированного ценового анализа, что позволяет формировать заявки на товарно-материальные ценности тем поставщикам, у которых они имеются по оптимальной цене.

Для решения проблемы перегрузки информацией директора предполагается введение должности Исполнительного директора. При этом за директором остаются стратегические и финансовые функции, а остальные возлагаются на Исполнительного директора.

Для того, чтобы обеспечить эффективность коммуникационного обмена работников производственных участков с другими подразделениями компании рекомендовано прописать горизонтальные взаимодействия между службой логистики и другими подразделениями компании (определить состав и периодичность предоставления отчетной и иной необходимой информации в производственные участки).

В целях развития внутрикорпоративных коммуникаций в организации рекомендовано использовать возможности внутреннего сайта, на котором может быть размещена информация о событиях в компании, изменениях, нововведениях, достижениях компании, а также регламенты и стандарты работы, информация о новых сотрудниках, вакансиях. Кроме того, рационально обеспечить возможности обратной связи.

Для оперативного донесения информации до конкретных сотрудников возможно использование корпоративной почты (рассылки по e-mail) или программ ICQ.

Для обеспечения эффективности функционирования системы внутрикорпоративных коммуникаций рационально ввести должность менеджера по данному направлению.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В работы проведено исследование ГК «Фабрика Качества».

Проведенный организационный аудит выявил проблемы в коммуникационной структуре компании.

Исследование системы внешних коммуникаций позволило сделать вывод, что компания представляет собой достаточно открытую информационную систему. Руководство компании считает необходимым учитывать формируемое вокруг нее общественное мнение как инструмент обратной связи и важный критерий оценки своей деловой репутации.

Коммуникационная политика компании в сфере внешних коммуникаций определена как проактивная, то есть предусматривающая организацию и проведение комплекса ПР-мероприятий, заполнение информационного поля собственной информацией, вытесняющей чужую. Результатом такой политики является формирование устойчивой положительной репутации, обеспечивающей в будущем гарантию  стабильной  финансово-экономической деятельности компании.

В целом, проведенное исследование внешних коммуникаций компании «Фабрика Качества» позволило сделать вывод о ее эффективности. Однако, отмечена низкая эффективность информационного потока о поставщиках, выражающаяся в недостаточном объеме массива данных о рынке сырья и материалов. В результате складывается ситуация упущенной прибыли из-за потери потенциально выгодных для компании поставщиков.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. Проведенное исследование показало, что система внутренних коммуникаций в компании «Фабрика Качества» определена линейно-функциональной системой управления в организации. Директивная информация передается по вертикальным каналам коммуникации нисходящими потоками. Обратная связь обеспечивается восходящими потоками. В пределах отделов информация передается по горизонтальным каналам.

В процессе анализа внутренней коммуникационной структуры компании выявлены следующие недостатки:

• во-первых, основной узел пересечения информационных потоков приходится на директора. В результате сложившегося положения отмечается его перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования;
• во-вторых, отмечены также слабые связи между производственными участками и другими подразделениями компании. В результате снижается оперативность информации;
• в-третьих, существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития компании, ее позиционировании на рынке. Данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.

В целях повышения эффективности коммуникационной структуры компании «Фабрика Качества» в работе представлен ряд рекомендаций.

В целях получения информации о поставщиках и отбора наиболее оптимальных поставщиков рационально использование универсального автоматизированного комплекса программного обеспечения «Прайс Навигатор», который выполняет функцию автоматизированного ценового анализа, что позволяет формировать заявки на товарно-материальные ценности тем поставщикам, у которых они имеются по оптимальной цене.

Для решения проблемы перегрузки информацией директора предполагается введение должности Исполнительного директора. При этом за директором остаются стратегические и финансовые функции, а остальные возлагаются на Исполнительного директора.

Для того, чтобы обеспечить эффективность коммуникационного обмена работников производственных участков с другими подразделениями компании рекомендовано прописать горизонтальные взаимодействия между службой логистики и другими подразделениями компании (определить состав и периодичность предоставления отчетной и иной необходимой информации в производственные участки).