Файл: Разработка регламента выполнения процесса: Анализ складского учета.pdf

Введение

Склад — помещение (также и комплекс), предназначенное для хранения материальных ценностей и оказания складских услуг.

Складирование играет все возрастающую роль в жизни современного общества. Это обеспечивается ростом продаж и производителей, например, таких как, Китай.

Предмет исследования - автоматизация складского учета. Автоматизация является необходимым и перспективным процессом.

Комплексное использование современных информационных технологий позволяет значительно облегчить работу склада.

Объект исследования – компьютерный магазин.

Функциональные возможности программы должны охватывать все возможные ситуации в работе склада. Программа должна поддерживать ведение базы товаров, поставщиков и сотрудников, а также обеспечивать правильное взаимодействие этих баз.

Кроме того, необходимо обеспечение всех пользователей программы нужной им информацией в удобной форме.

Целью данного курсового проекта является разработка программы для автоматизации складского учета.

Задачами курсового проекта являются:

• описание предметной области,
• описание технологии функционирования ИС,
• физическое проектирование БД,
• разработка экранных форм ввода-вывода и отчетов.

Глава 1. Анализ складского учета

1.1 Общие сведения, цели и задачи

Современные предприниматели всё чаще обращают свои взоры на рынок предоставления складских и логистических услуг. Оно и немудрено – уровень жизни в нашей стране постепенно растёт, что позволяет всё большему количеству граждан не экономить на складировании, а приобретать такие услуги у профессионалов.

Поэтому склад – это хороший способ начать свой посреднический бизнес.

Склад выполняет три взаимосвязанные функции: Заказ и прием товаров, ее хранение и отгрузку.

Создаваемая программа предназначена для автоматизации складского учета. Она ведет учет товаров, учёт поставщиков и сотрудников, формирует необходимые документы и отчеты.

В базе данных разрабатываемого программного продукта будут храниться данные о товарах:

- код;

- наименование;

- единица измерения;

- группа товаров;

- цена;

Варианты товара, характеризуются следующими параметрами:

- код;

- название;

Также в программе содержатся данные о поставщиках:

- код поставщика;

- наименование;

- контактное лицо;

- ИНН;

- адрес;

Данные о сотрудниках будут характеризоваться следующими параметрами:

- код сотрудника;

- ФИО;

- должность;

- дата рождения;

- паспорт серия;

- паспорт номер;

- адрес;

- телефон;

- дата приема;

Содержится информация о складах:

- код склада;

- название.

В случае, когда сотрудник принимает заказ поставщика, формируется приходная накладная, в котором указываются следующие данные:

- код заказа;

- дата;

- сотрудник;

- поставщик;

- склад;

- наименование товаров;

- набор свойств;

- количество;

- цена;

- сумма.

Если сотрудники отгружают товар, то формируется расходная накладная, и в ней указываются следующие данные:

- код заказа;

- дата;

- МОЛ1;

- МОЛ2;

- склад;

- наименование товаров;

- набор свойств;

- количество;

- цена;

- сумма.

Когда сотрудник склада захочет пополнить товары на складе, то формируется документ «заказ на склад»:

- код;

- текущая дата;

- дата исполнения;

- Сотрудник;

- наименование товаров;

- набор свойств;

- количество;

- цена;

- сумма.

В случае, когда сотрудник получил уведомление о заказе на склад, он договаривается с поставщиками о поставке и формируется документ «Заказ поставщику»:

- код;

- текущая дата;

- дата поставки;

- поставщик;

- объект основание;

- наименование товаров;

- количество;

- единица измерения;

Сотрудники благодаря данному программному продукту могут решать следующие задачи:

- регистрировать поставщиков;

- добавлять и удалять данные о товарах;

- составлять приходные и расходные накладные;

- вести учет товаров в целом;

- просматривать отчеты о движениях товаров.

1.2 Организационная структура

Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углублённое проектирование, как организационной структуры, так и др. важнейших аспектов системы (способность переработки информации).

Разработка состава основных подразделений и связей между ними – заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно–целевым блокам, но и вплоть до самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей.

Под базовыми подразделениями понимаются самостоятельные структурные единицы (отделы, сектора), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.

Регламентация организационной структуры – предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности.

Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (должностей); определение проектной численности подразделений; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях; расчёты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры.

Организационная структура магазина будет выглядеть следующим образом (рис. 1.2.1).

Рис. 1.2.1. Организационная структура магазина.

1.3 Информационная структура

Управление можно рассматривать как информационный процесс. Функционирование организации возможно исключительно при наличии информации, необходимой для выработки и реализации управленческих решений. Информация в организации образует информационные потоки.

Информационная структура складского учета представлена на рисунке 1.3.1.

1.3.1. Информационная структура складского учета.

1.4 Функциональная структура

Функциональная структура сложилась как неизбежный результат усложнения процесса управления. Особенность функциональной структуры заключается в том, что хотя и сохраняется единоначалие, но по отдельным функциям управления формируются специальные подразделения, работники которых обладают знаниями и навыками работы в данной области управления.

1.4.1. Функциональная структура складского учета

1.5 Информационно-техническое обеспечение

Информационно-техническое обеспечение – это просто жизненно необходимый элемент складского учета. На складе используется следующее информационно-техническое обеспечение:

1. Компьютер.

2. Фискальные регистраторы. Фискальный регистратор – это контрольно-кассовая машина, работающая только под управлением компьютера и соответствующего программного обеспечения. Фискальные регистраторы позволяют печатать на чеке наименования товара, размер предоставленной скидки, фамилию кассира и прочие данные, часто имеют авто-отрез чека.

Как правило, они обладают повышенной надежностью.

В отличие от кассового аппарата, на печатающее устройство фискального регистратора, как на принтер, можно выводить любой документ.

Счета клиентам можно печатать на фискальном регистраторе, при этом регистратор не фиксирует никаких сумм, а просто печатает. Фискальный регистратор обычно имеет разъём для подключения денежного ящика.

Глава 2. Разработка технического проекта

2.1. Обзор аналогичных систем

Таблица 1. Сравнительная характеристика аналогичных систем

Программа «Фрегат Склад»^[1]

Программное обеспечение «Фрегат Склад» – это система автоматизации управления складским хозяйством. «Фрегат Склад» позволяет организовывать хранение товаров, оптимизировать размещение товара на складе с учетом наличия свободных мест хранения, автоматизировать контроль приема и отгрузки с использованием технологии штрихкодов.

Основные функции «Фрегат Склад»:

- Настройка структуры мест хранения (стеллаж, ячейка и т.д.).

- Совмещение складских операций с хранением продуктов. Просмотр состояния товара при приемки и распределения по складским ячейкам.

- Добавление штрихкодов к товарам.

- Автоматическая маркировка товара для считывания штрихкодов и печати этикеток – сканеров.

- Контроль приема и отгрузки.

- Инвентаризация товаров с использованием устройства считывания штрихкодов.

Недостатками этой системы являются: сложность в освоении, неудобный интерфейс, дорогостоящие разработка.

Программа «ANALITIKA 2016 NET»^[2]

Программный продукт для автоматизации ведения складского учета в малой компании. Имеется возможность ввода всех основных операций для торговых компаний. Из программы всегда можно вывести на принтер счет-фактуру, товарный чек, приходный складской ордер, расходный складской ордер, накладную на внутренние перемещения, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежное поручение.

Генераторы отчетов предоставляют информацию об остатках и оборотах товаров, материальных ценностей, услуг (количества, суммы по себестоимости и по ценам продажи), денежных средств, а также дают возможность рассчитывать задолженности по покупателям и по поставщикам на текущую дату и выбранный период. Во всех отчетах реализована возможность рассчитывать как количественные так и суммарные итоги по складам, магазинам, торговым точкам, группам товаров, кассам, сейфам и банковским счетам, а также по покупателям, поставщикам и прочим контрагентам.

Программа работает быстро, обрабатывает достаточно большие объемы данных без особого труда и не требовательна к аппаратным и программным средствам компьютера на котором инсталлирована. Сетевая версия для трех рабочих станций работающих с одной базой данных в локальной сети.