Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Продажи» (Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Современный мир информационных технологий трудно представить себе без использования баз данных. Практически все системы в той или иной степени связаны с функциями долговременного хранения и обработки информации. Фактически информация становится фактором, определяющим эффективность любой сферы деятельности. Увеличились информационные потоки и повысились требования к скорости обработки данных, и теперь уже большинство операций не может быть выполнено вручную, они требуют применения наиболее перспективных компьютерных технологий. Любые административные решения требуют четкой и точной оценки текущей ситуации и возможных перспектив ее изменения. И, если раньше в оценке ситуации участвовало несколько десятков факторов, которые могли быть вычислены в ручную, то теперь таких факторов сотни и сотни тысяч, и ситуация меняется не в течение года, а через несколько минут, а обоснованность принимаемых решений требуется большая, потому что и реакция на неправильные решения более серьезная, более быстрая и более мощная, чем раньше. И, конечно, обойтись без информационной модели производства, хранимой в базе данных, в этом случае невозможно.

Как правило, базы данных создаются обычно не для решения какой-либо одной задачи для одного пользователя, а для многоцелевого использования. Базы данных отражают определенную часть реального мира. Эта информация должна по возможности фиксироваться в базе данных однократно, и все пользователи, которым эта информация нужна, должны иметь возможность работать с ней. Отсутствие централизованных методов управления доступом к информации послужило причиной разработки систем управления базой данных, а сами хранилища информации, которые работали под управлением данных систем, назывались базами или банками данных.

В настоящее время процесс автоматизации затронули не только производственную, техническую и технологическую сферы деятельности человечества, но и информационное пространство; в частности издательства, библиотеки, музеи, информационные центры. Уже сложно представить жизнь общества без таких понятий как интернет, средства телекоммуникации и т.д. Автоматизация больше всего затронула информационную сферу, так как именно информация нуждалась и нуждается в быстром поиске, отборе и хранении, а так же в обеспечении доступа к ней.

Естественно, что процесс автоматизации, охватив вышеуказанные сферы, сильно отразился на процессе реализации процесса продажи тех или иных товаров и услуг. Для того, чтобы подробнее рассмотреть реализацию продаж при помощи автоматизированных систем, необходимо выполнить поставленную цель работы – спроектировать реализацию операций бизнес-процесса «Продажи».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Осуществить выбор комплекса задач автоматизации
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы, документооборот, возникающий при решении задач
3. Обосновать проектные решения по информационному и программному обеспечению
4. Охарактеризовать информационную модель, нормативно-справочную, входную, оперативную и результатную информацию
5. Разработать общие положения и схему пакета базы данных
6. Описать программные модули и рассмотреть контрольный пример реализации проекта.

Объектом изучения предметной области является реализация операций бизнес-процесса, а предметом – бизнес-процесс «Продажи».

Структура работы включает в себя две главы, тринадцать параграфов, введение, заключение, список литературы.

Глава 1 Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Как видно из названия бизнес-процесса, его основной целью является осуществление продаж. Главные задачи, решаемые в процессе реализации данного бизнес-процесса, проанализированы в Таблице 1.

Таблица 1 Основные задачи процесса

Схема связей задач бизнес-процесса приведена на Рисунке 1.

01

03

02

04

Рисунок 1. Взаимосвязь задач бизнес-процесса

Основная задача данного бизнес процесса – это осуществление продажи, то есть совершение акта передачи товара покупателю и получение платы от него.

Для названной задачи источник информации – отдел по продажам, он же является и исполнителем задачи.

Входной информацией выступают такие документы, как перечень товаров, описание товаров и прайс-лист.

Выходная информация – чек или счет об оплате, перечень и описание товаров с изменениями, которые возникают в связи с фактом передачи товара покупателю.

Пользователями информации, полученной в ходе выполнения задачи, будут являться покупатели и сотрудники отдела по продажам.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

В задаче, которая была выделена основной, а именно, - «Продажи», выделяется следующее содержание:

1. Чек или счет об оплате
2. Перечень товаров
3. Прайс-лист
4. Описание товаров

В качестве внешнего окружения задачи выступают следующие факторы и документы:

1. Результаты мониторинга рынка (позволяют определить товары, актуальные для продажи)
2. Отчеты о потоке покупателей (позволяют определить товары, актуальные для продажи той или иной категории покупателей)
3. Отчеты о продажах, покупателях, сотрудниках (позволяют определить дальнейшие направления развития)

Внутреннее и внешнее содержание задачи «Осуществление продажи» проиллюстрировано на Рисунке 2.

Чек или счет об оплате

Перечень товаров

Прайс-лист

Описание товаров

Результаты мониторинга рынка

Отчеты о потоке покупателей

Отчеты о продажах, покупателях, сотрудниках

Рисунок 2. Содержание задачи «Определение перечня и стоимости билетов на определенную дату»

В настоящее время основной проблемной зоной в организации является низкий уровень коммуникации между сотрудниками и подразделениями. В связи с этим возникает ряд проблем и неприятных ситуаций, которые приводят к серьезным последствиям. Основная проблема, которая в подобных случаях образовывается – невнесение изменений в список товаров после осуществления продажи. Таким образом складывается ситуация, когда товар был продан в некотором количестве, а изменения о его количестве в перечень товаров не внесены. Из-за этого возникнет недопонимание или недочеты при ревизии и перечете товара.

Для того чтобы избежать подобных ситуаций, следует спроектировать и внедрить специально спроектированное программное обеспечение, которое позволит автоматически учитывать продажи и движения товара. В случае если сотрудники не являются достаточно подкованными в области компьютерных технологий, можно организовать специальные курсы и в последствии аттестацию на предмет компьютерной грамотности.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В качестве основных были рассмотрены следующие документы задачи:

1. Отчеты о потоке покупателей;
2. Перечень товаров;
3. Прайс-лист;
4. Описание товаров;
5. Мониторинг рынка.

В таблицах, приведенных ниже, изображен жизненный цикл приведенных документов.

Таблица 2. Отчеты о потоке покупателей

Таблица 3. Перечень товаров

Таблица 4. Прайс-лист

Таблица 5. Описание товаров

Таблица 6. Мониторинг рынка

Трудозатраты, количество документов и количество их обновлений представлено в Таблице 7.

Таблица 7. Характеристика документов

Практика управления, существующая на настоящее время в организации, имеет один наиболее явный и пагубный недостаток – выполнение большинства операций при помощи ручного труда.

Применение специализированной информационной системы позволит избежать следующих недостатков работы:

• Уменьшение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.
• Снижение прозрачности бизнеса и его технологичности.
• Отсутствие согласованности действий персонала и качества его работы.
• Отсутствие контроля больших объемов информации.
• Применения ручного труда.
• Увеличение количества ошибок и повышение точности управления.
• Невозможность параллельного решения нескольких задач.
• Медленное принятие решений в стереотипных ситуациях.

Из данного перечня очевидно, что применение информационной системы, которая автоматизирует большинство операций бизнес-процесса является целесообразным и рациональным.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Основными являются следующие документы задачи: