Файл: Методы и средства проектирования информационных систем и технологий (построение бизнес-процессов «как есть»).pdf
Добавлен: 26.06.2023
Просмотров: 74
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
ГЛАВА 1. ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ЕСТЬ»
1.1. Описание предметной области. Постановка задачи
1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов
ГЛАВА 2. ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов
ВВЕДЕНИЕ
Существует несколько видов событий, каждое из которых способно послужить причиной для запуска программы совершенствования (улучшения) бизнес-процессов. В их число входят как объективно неэффективные действия, так и проблемы с достижением намеченных результатов, а также изменения в окружении (появление на рынке новых технологий, конкурентов и т.п.).
В любой организации с иерархической структурой руководители, как правило, обладают верхнеуровневыми (концептуальными или стратегическими) знаниями всех подочетных ему функций, а сотрудники обладают знаниями исключительно узкоспециализированной функции, которую они выполняют ежедневно (операционную деятельность определенного участка работ). Этот «разрыв» между руководителем и подчиненным является нормальным, но несет риск того, что ни у кого нет полной картины всех процессов со всеми нюансами и спецификой.
Часто проблемы возникают на стыках работ или передачи информации между разными подразделениями или даже между сотрудниками внутри одного подразделения.
В итоге, в организации возникает задача оптимизации работы и процессов с целью сокращения расходов или потерь (финансовых, материальных, временных, трудовых) на выполнение определенных работ.
Объект исследования – бизнес-процесс.
Предмет исследования – процессный подход для оптимизации бизнес-процессов.
Цель исследования – изучить применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.
Задачи:
– исследовать описание предметной области. Постановка задачи;
– рассмотреть выбор средства для моделирования бизнес-процессов;
– изучить предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов;
– проанализировать моделирование бизнес-процессов «как должно быть».
Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы
ГЛАВА 1. ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ЕСТЬ»
1.1. Описание предметной области. Постановка задачи
С целью постоянного мониторинга бизнес-процессов компаний для последующего управления ими применяется концепция инжиниринга бизнес-процессов. Инжиниринг бизнес-процессов (или бизнес-инжиниринг) представляет собой создание модели бизнес-процессов «как есть» («as is»), отображающей текущее состояние функционирования компании, и постоянную ее актуализацию, что означает поддержание модели в виде, соответствующем меняющимся обстоятельствам реальной деятельности компании [3, с. 9].
В соответствии с циклом P-D-C-A Деминга, процесс инжиниринга, являясь процессом управления, носит итерационный характер, последовательно проходя четыре стадии: планирования, реализации, контроля и анализа.
Данный процесс, отражая текущее положение дел в компании или цепи поставок, в части своей ииновационности/креативности или рационализма является отражением текущей бизнес-практики. Однако сам факт постоянного применения инжиниринга бизнес-процессов в качестве инструмента показывает определенный уровень инновационности в управлении данным предприятием или цепью поставок.
Создание модели «как есть» («as is») является подготовительным этапом для последующего улучшения бизнес-процессов компании или компаний в цепи поставок. Последующий этап называется улучшением (совершенствованием) или оптимизацией процессной структуры.
По завершении его создается обновленная модель «как должно быть» («to be»). Задачей завершающего этапа является соотнесение умозрительных решений, примененных к модели, с фактической работой компании или цепи поставок.
Моделирование и последующее совершенствование бизнес-процессов предполагает комплексное описание бизнес-процессов предприятий и цепей поставок. Для этого все бизнес-процессы и функции в виде соответствующих моделей организации деятельности, организационных схем предприятий, структурных схем цепи поставок, моделей распределения ответственности и систем управления должны собираться в единую блок-схему (карту/модель) бизнес-процессов с целью определения порядка функционирования компании и цепи поставок.
Выделение бизнес-процессов происходит в соответствии со специальными методологиями бизнес-процессирования. Также на основе выбранной методологии строится модель бизнес-процессов, т.е. производится их документирование (в бумажной и/или электронной форме). Выделение и документирование бизнес-процессов необходимо следующим группам заинтересованных лиц [4, с. 34]:
1. Руководителям компании, которые должны видеть картину предприятия в целом.
2. Менеджерам, которые являются ответственными за создание и непрерывное совершенствование процессов.
3. ИТ-специалистам, которые должны понимать, каким образом информационные технологии и информационные системы поддерживают реальные задачи бизнеса.
4. Сотрудникам, получающим возможность понять свое место и свою роль в организации в целом.
5. Специалистам по сертификации систем качества, которые требуют документирования существующих процессов.
Вся ответственность в управлении предприятием лежит на Генеральном директоре. Основной целью деятельности при управлении является максимизация прибыли и минимизация рисков. Именно эти задачи являются основными при работе в этой сфере деятельности. Цели деятельности можно охарактеризовать таким образом [5, с. 69]:
- обеспечить создание соответствующей организационной структуры продаж;
- обеспечить эффективное управление персоналом;
- планировать размещение и ассортимент товаров;
- сегментировать рынок по покупателям.
Основными задачами являются:
- повышение оперативности и достоверности информации о состоянии предприятия;
- повышение контроля выполнения управленческих решений и планов;
- снижение риска злоупотреблений со стороны персонала;
- оптимизация использования финансовых, трудовых и материальных ресурсов;
- разработка и внедрение новых информационных технологий, PR-акции, реклама;
- планирование и проведение специальных мероприятий;
- продвижение товара;
- ценообразование;
- оценка эффективности управления.
Основные функции:
- непосредственное участие в разработке и управлении продажами;
- ведение БД клиентов и товаров;
- составление и оформление заказов клиентов;
составление и оформление заявок поставщикам;
- предоставление необходимой информации клиентам;
- предоставлении необходимой информации поставщикам;
- осуществление мероприятий по разработке стратегии продаж;
- мотивация сотрудников;
- предложение новых товаров;
- эффективность управления.
Вся вышеуказанная информация характеризует систему управления складской логистикой. Сотрудниками данного отдела являются:
- генеральный директор;
- работники отдела сбыта, главная функция которых состоит в работе и связи с клиентами;
- работники склада: их главная задача – обеспечение и контролирование товаров.
1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процесса - процесс отражения субъективного видения потока работ в виде формальной модели, состоящей из взаимосвязанных операций [6, с. 11].
Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации.
В настоящее время на рынке компьютерных технологий представлены несколько специальных программ, позволяющих обследовать предприятие и построить модель. Выбор методологии и инструментов, с помощью которых проводится моделирование бизнес-процессов, основополагающего значения не имеет [7, с. 55].
Существуют стандартизированные, опробованные временем методологии и инструментальные средства, с помощью которых можно обследовать предприятие и построить его модель. Ключевое их преимущество - простота и доступность к овладению.
Основу многих современных методологий моделирования бизнес- процессов составила методология SADT. В настоящее время наиболее широко используемая методология описания бизнес-процессов – стандарт США IDEF.
Главное достоинство идеи анализа бизнес-процессов предприятия посредством создания его модели - ее универсальность.
Во-первых, моделирование бизнес-процессов это ответ практически на все вопросы, касающиеся совершенствования деятельности предприятия и повышения его конкурентоспособности. Во-вторых, руководитель или руководство предприятия, внедрившие у себя конкретную методологию, будет иметь информацию, которая позволит самостоятельно совершенствовать свое предприятие и прогнозировать его будущее.
Моделирование бизнес-процессов позволяет проанализировать не только, как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как организована деятельность на каждом отдельно взятом рабочем месте.
Существует несколько подходов к определению понятия «моделирование бизнес-процессов» [9, с. 69]:
- моделирование бизнес-процессов - это описание бизнес- процессов предприятия позволяющее руководителю знать, как работают рядовые сотрудники, а рядовым сотрудникам - как работают их коллеги и на какой конечный результат направлена вся их деятельность [3];
- моделирование бизнес-процессов - это эффективное средство поиска возможностей улучшения деятельности предприятия;
- моделирование бизнес-процессов - это средство позволяющее предвидеть и минимизировать риски, возникающие на различных этапах реорганизации деятельности предприятия;
- моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать оценку текущей деятельности предприятия по отношению к требованиям, предъявляемым к его функционированию, управлению, эффективности, конечным результатам деятельности и степени удовлетворенности клиента;
- моделирование бизнес-процессов - это метод, позволяющий дать стоимостную оценку каждому процессу, взятому в отдельности, и всем бизнес-процессам на предприятии, взятым в совокупности;
- моделирование бизнес-процессов - это всегда верный способ выявления текущих проблем на предприятии и предвидения будущих.
Современные предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности. Это требует разработки новых технологий и приемов ведения бизнеса, повышения качества конечных результатов деятельности и, конечно, внедрения новых, более эффективных методов управления и организации деятельности предприятий [10, с. 33].
Бизнес-процесс – это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю. Среди основных причин, побуждающих организацию оптимизировать бизнес-процессы, можно выделить необходимость снижения затрат или длительности производственного цикла, требования, предъявляемые потребителями и государством, внедрение программ управления качеством, слияние компаний, внутриорганизационные противоречия и др. [2].
Моделирование бизнес-процессов – это эффективное средство поиска путей оптимизации деятельности компании, средство прогнозирования и минимизации рисков, возникающих на различных этапах реорганизации предприятия. Этот метод позволяет дать стоимостную оценку каждому отдельному процессу и всем бизнес - процессам организации в совокупности.
Решения по моделированию бизнес-процессов обычно принимается по причинам, представленным на рисунке 1.
Рисунок 1. Причины, по которым принимается решение по моделированию бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процессов затрагивает многие аспекты деятельности компании [11, с. 22]:
- изменение организационной структуры;
- оптимизацию функций подразделений и сотрудников;
- перераспределение прав и обязанностей руководителей;
- изменение внутренних нормативных документов и технологии проведения операций;
- новые требования к автоматизации выполняемых процессов и т.д.
Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и последовательность документооборота.