Файл: Офис управления проектами: функции, структура, особенности формирования (создание проектного офиса).pdf
Добавлен: 26.06.2023
Просмотров: 72
Скачиваний: 2
• управление изменениями;
• управление конфликтами;
• управление безопасностью проекта.
Этот же стандарт определяет и стадии процесса управления, включающие [16, с. 328]:
• инициирование - организацию и запуск проекта и его частей;
• планирование работ проекта;
• организацию и контроль выполнения работ проекта;
• анализ и регулирование хода работ проекта;
• закрытие проекта и его частей.
Анализируя области управления, можно отметить, что принципиальной разницы между подходами IPMA и PMI нет. При дальнейшем изложении автор будет больше придерживаться методологии PMI как более структурированной и чаще применяемой на практике.
Рисунок 1 - Взаимосвязь управления проектами и функционального управления
Такие проекты могут реализовываться в рамках существующей компании, а могут предусматривать создание специальной проектной компании, в функции которой в том числе будут включены те, которые обычно передают проектному офису [6, с. 88].
Когда компании своими силами реализуют крупный инвестиционно-строительный проект (строительство или реконструкция завода в рамках холдинговой структуры, строительство топливного трубопровода нефтяной компанией, строительство новых генерирующих мощностей энергетической компанией и пр.), их системы управления не всегда готовы к применению проектных подходов, они являются, скорее, процессно-ориентированными. Как показывает наш опыт, несмотря на то, что вопросы разработки и внедрения системы управления проектами в таких компаниях поднимались не раз (и, что особенно интересно, каждый раз успешно решались), из-за эффекта масштаба система управления конкретным крупным проектом требует отдельной настройки. Как правило, в рамках этой «настройки» наиболее актуальной является задача построения системы мониторинга проекта, что предусматривает создание и эксплуатацию соответствующей информационной системы. В этом случае в функции проектного офиса входит:
- координирование действий участников при планировании проекта в соответствии с принятой методологией;
- сбор и анализ отчетности;
- консультационная поддержка участников проекта — пользователей информационной системы;
- функциональная и техническая поддержка, а также развитие информационной системы (часто требует привлечения внешних специалистов) [9, с. 131-133].
1.3 Проектный офис: задачи и функции
В управлении проектами термин «офис» имеет два довольно разных значения.
1. Офисом называют рабочее место администратора или руководителя проекта, где проводятся встречи, куда стекается вся информация по проекту и где она далее обрабатывается и хранится. Такой офис может включать представителей нескольких проектов. В такой интерпретации более близкое значение будет иметь термин Информационный и коммуникационный центр проекта или просто офис проекта.
Офис проекта может физически занимать помещение или даже целое здание со специально выделенными ресурсами, техническим персоналом, линиями связи или быть виртуальным - в виде интернет-сайта, одного компьютера или даже записной книжки руководителя проекта.
Эффективный офис среднего проекта включает специально подобранный программный продукт управления проектом, необходимые базы данных, техническое обеспечение, сервер, линии доступа к связи с участниками и Интернету, отлаженные принципы работы с поступающей информацией, четко прописанные функции, включая и сохранение информации, и наконец, подготовленный персонал. Одно из важных требований к офису проекта - это возможность быстрого получения и передачи информации (конечно, с учетом выбранных правил ее маршрутизации) [11, с. 21].
При организации работы команды, рассредоточенной по широкой географической зоне, офисом является помещение штаб-квартиры компании, осуществляющей проект. Коммуникации членов команды осуществляются по Интернету, телефону или посредством регулярных физических встреч.
2. Другое значение офиса связывают с термином «проектный офис» (Project Management Office, или РМО). Это значение определяет подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления прикрепленных к нему проектов. Такой офис руководит управлением проектами. Среди его основных функций - поддержание и развитие методологии управления проектами, централизованный мониторинг проектов, управление отдельными проектами, координация ресурсов и т. п.
Необходимо отметить, что формирование такого офиса целесообразно для проектно-ориентированных компаний или в случае, когда в компании есть потребность в централизованном управлении рядом проектов.
В международной практике принято выделять следующие варианты проектного офиса:
- репозитарный (repository model) — проектный офис как источник стандартных методов управления, стандартного инструментария и базы знаний по управлению проектами;
- обучающий (coach model) - проектный офис как обеспечивающий возможность функционирования формального проектного менеджмента через обучение и координацию;
- управляющий (manager model) — проектный офис как централизация управления проектами. Иностранные консалтинговые компании разделяют проектные офисы по их функциям и организационной позиции;
- проектный офис (Project Office, PO) — управление одним большим проектом и его составляющими;
- программный офис (Program Office, PO) — управление программой, объединяющей группу проектов;
- офис проектного управления (Project Management Office, PMO) — подразделение компании, отвечающее за методологию управления проектами и управляющее группой проектов;
-корпоративный офис проектного управления (Entertainment Project Management Office, EPMO) — управление проектами и их методологией во всей компании [6, с. 93].
Если говорить о российской практике управления, стоит отметить, что в ней существуют два понятия: «проектный офис» и «офис проекта».
В настоящее время проектным офисом называют центр управления проектами компании, а офисом проекта — центр управления одним проектом, обеспеченный необходимыми ресурсами и возглавляемый менеджером проекта.
Проектный офис в этом понимании является постоянно действующий единицей, а офис проекта — временной структурой.
Задачи проектного офиса и эффективность управления проектом в значительной степени определяет организационная структура управления проектом.
Организационная структура управления — одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках данной структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней и профессиональных компетенций
. Организационная структура проекта может быть:
- функционально-ориентированная;
- матричная (слабая, сбалансированная, сильная);
-проектно-ориентированная.
Типы организационных структур весьма разнообразны, что позволяет выбирать наиболее подходящий, в зависимости от масштабов и особенностей проекта [8, с. 101].
Глава 2 Создание проектного офиса
2.1 Цели и задачи создания проектного офиса
Цель создания проектного офиса:
-повышение эффективности обеспечения процессов управления проектами, реализующимися на территории Омской области.
Задачи проектного офиса:
-Содействие повышению эффективности реализации проектов на территории Омской области;
-Сбор, оценка и доведение информации о проектах, реализующихся на территории Омской области, до всех заинтересованных сторон;
-Составление и актуализация Сводного реестра проектов Омской области;
-Определение и разработка методологии (методологических рекомендаций и материалов) управления проектами, документирование процессов управления проектами;
-Мониторинг соответствия стандартам, шаблонам, процедурам управления проектами;
-Администрирование информационной системой управления проектами; Координация участников управления проектами; Координация коммуникаций между проектами; Архивирование проектов.
Результаты организации проектного офиса:
-Актуальная и достоверная информация о ходе реализации проектов, возникающих проблемах, изменениях и отклонениях.
-Установление зоны ответственности участников управления проектами и при необходимости получение методологической поддержки по вопросам управления проектами.
-Реализация проектов по единым стандартам и с применением единой методологии.
Схема взаимодействия и функции участников управления проектами представлена на рисунке 2, а порядок работы Порядок работы участников управления проектами на рисунке 3.
2.2 Ход реализации проектного офиса
Требования к проекту для включения его в сводный реестр проектов омской области:
-Проект реализуется (планируется к реализации) на территории Омской области;
-Планируемый суммарный объем капитальных вложений в рамках реализации проекта составляет не менее 50 млн рублей, а по проектам социального бизнеса - не менее 5 млн рублей;
- Источником финансирования проектов являются внебюджетные средства Инвесторов, за исключением инфраструктурных проектов.
Шаги ответственного специалиста:
1. Определить уполномоченное лицо Инициатора (и) или Инвестора, контактные данные;
2. Запросить у Инициатора (и) или Инвестора краткую информацию о Проекте (наименование проекта, наименование Инициатора, Инвестора, цели, содержание и результаты проекта, общую стоимость проекта (сумма инвестиций), календарный план проекта).
3. Заполнить Сводный реестр проектов согласно рис.5 к Регламенту работы Проектного офиса.
4. Еженедельно проводить мониторинг продвижения проекта.
5. После выявления отклонений, сформулировать проблему и описать в Сводном реестре проектов в разделе «Текущее состояние проекта». Сообщить вышестоящему руководству (служебная записка). Составить календарный план ответственного специалиста для решения проблемы органами исполнительной власти и (или) местного самоуправления.
Рисунок 2 - Схема взаимодействия и функции участников управления проектами
Рисунок 3 - Порядок работы участников управления проектами
Рисунок 5 – Пример заполнения сводного реестра
Цель мониторинга ответственными специалистами проекта заключается в:
-Регулярной оценке продвижения проекта; Мониторинге отклонений от плана проекта;
-Разработке и реализации корректирующих действий для достижения целей проекта.
2.3 Порядок заполнения сводного реестра проектов Омской области
1. Название проекта: Руководствоваться тем наименованием, которое указал Инициатор или Инвестор. Примеры «Строительство, реконструкция, модернизация завода, комбината и т.д в г.Тара Омской области»; «Организация, обеспечение производства, добычи и т.д. в Таврическом районе Омской области»; «Развитие участка, мясного скотоводства в с. Розовка Омского района Омской области и т.д.».
Инициатор или Инвестор проекта: Может быть, одно и тоже физическое или юридическое лицо, орган исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления Омской области, учреждения и организации независимо от организационно-правовой формы, обратившиеся с предложением о реализации инвестиционного проекта. В Сводном реестре проектов необходимо указать полное наименование Инициатора и(или) Инвестора.
Краткое описание проекта: Описание основных целей, содержание, результатов проекта. Например: «Цели проекта 1) Строительство линии по производству ЦСП 20 тыс. тонн в месяц. 2) Строительство склада готовой продукции 4000 кв.м».