Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них.(Сущность, значение и классификация учетных регистров).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы . Ведение бухгалтерского учета связано с формированием большого количества документов. Первый этап учетного процесса заключается в первичном наблюдении и регистрации существенной информации о фактах хозяйственной деятельности. Регистрация данных о них в бухгалтерском учете осуществляется путем фиксации на носителях, самым распространенным из которых является документ.

Первичный учетный документ - это специальный носитель информации, в котором по определенной форме закодирован свершившийся или предстоящий факт хозяйственной жизни.

Большинство бухгалтерских документов имеют юридическую, правовую значимость, являются письменным доказательством при различного рода проверках, внешнем и внутреннем аудите, в спорах организации с физическими и юридическими лицами. Поэтому существенной стороной организации ведения бухгалтерского учета является контроль правильности составления, а затем систематизация и хранение всех образующихся в бухгалтерии, а также поступивших от контрагентов документов.

Первичные учетные документы экономического субъекта могут быть составлены на бумажном носителе и (или) в виде электронных документов, подписанных электронной подписью.

В соответствии с п. 4 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» [1] формы первичных учетных документов, используемых в деятельности экономического субъекта, определяет его руководитель по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (главного бухгалтера).

Руководителем определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Формы первичных документов могут разрабатываться экономическим субъектом самостоятельно, в ином случае могут применяться рекомендованные, не обязательные для использования формы, принятые органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета, либо формы первичных учетных документов, содержащиеся в ранее утвержденных Госкомстатом России альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

При этом на основании Указания Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» [6] и Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденного Банком России 19.06.2012 г. № 383-П [5] обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, которыми оформляются операции с денежными средствами.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» предъявляет требование в наличии в первичном учетном документе обязательных реквизитов, перечисленных в пункте 2 статьи 9 Закона. Но не всегда только обязательных реквизитов бывает достаточно для исключения впоследствии проблем, связанных с отражением в учете той или иной хозяйственной операции. В зависимости от характера хозяйственных операций, требований нормативных документов, потребностей управления, применяемого программно продукта и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. При этом вопрос о необходимости того или иного реквизита в создаваемом документе следует решать в каждом конкретном случае, исходя из общего принципа, согласно которому документ должен полно и точно регистрировать конкретную оформляемую им хозяйственную операцию, что впоследствии позволило бы избежать каких-либо разночтений.

Объектом работы является ООО «Фунт».

Предметом данной работы являются регистры бухгалтерских информационных систем их классификация, виды, применение и т.д.

Целью работы является: изучение и анализ регистров бухгалтерского учета на предприятии.

В соответствии с поставленной мною целью при выполнении работы возникают следующие задачи:

• рассмотреть классификацию регистров бухгалтерского учета;
• изучить теоретические основы регистров бухгалтерского учета;
• рассмотреть принципы разработки регистров и их применение на практике.

Методологическая основа и методика исследования. Методологическую основу исследования составил общенаучный диалектический метод познания общественных явлений. При разработке понятийного аппарата исследования использованы методы анализа и синтеза.

Структура работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Глава 1. Учетные регистры, их классификация и способы записи в них

1.1.Сущность, значение и классификация учетных регистров

Поступающие в бухгалтерию предприятия первичные документы проверяются в части правильности арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных в них хозяйственных операций. Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры. [2.C.43]

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Учетные регистры являются одним из важнейших средств осуществления бухгалтерского учета. В них содержание документов группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. [4.C.41]

Запись хозяйственных операций в учетных регистрах называется учетной регистрацией. Такая регистрация, кроме группировки в разрезе установленных показателей, дает возможность осуществлять контроль за сохранностью документов. [3.C.9]

Отражение хозяйственных операций путем их регистрации в учетные регистры имеет важное контрольное значение. Учетные регистры дают возможность осуществлять контроль за сохранностью принятых к учету документов. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание регистров бухгалтерского учета является коммерческой тайной. Поэтому за ее разглашение соответствующие лица несут ответственность, установленную законодательством.

Регистры бухгалтерского учета, кроме всего прочего, имеют важное значение в деле создания информационной базы управления деятельностью организации. Правильное использование регистров бухгалтерского учета позволяет обеспечивать систему управления организацией аналитической и синтетической информацией на определенный период времени. Это дает возможность своевременно принимать соответствующие управленческие решения для регистрации отдельных процессов с целью повышения эффективности производства продукции (работ, услуг). [5.C.116]

По данным учетных регистров в организациях составляют бухгалтерскую (финансовую) отчетность для представления внешним пользователям информации, а также для внутреннего управления.

В регистрах бухгалтерского учета накапливается информация о хозяйственных операциях в динамическом и статическом порядке, что дает возможность для контроля и проведения анализа хозяйственно-финансовой деятельности, процессов, циклов затрат и получения доходов, реализации и финансовых результатов и др. [3.C.71]

Для правильного применения учетных регистров возникает необходимость в их классификации.

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточки и свободные листы, а также электронные таблицы (при использовании средств вычислительной техники). [6.C.361]

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги, на которых типографским способом отпечатаны специальные таблицы, предназначенные для регистрации и обобщения информации. Листы нумеруются, а их количество указывается прописью на последней странице книги, подтверждается подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Некоторые регистры, например, кассовая книга, до начала работы с ними прошнуровываются. Концы шнура закрепляются с оборотной стороны книги сургучной печатью. Все эти меры предопределяют главные достоинства бухгалтерских книг: незаметно изъять, потерять или заменить прошнурованные и сброшюрованные листы крайне затруднительно. [10.C.10]

Для быстрого нахождения определенных страниц книги в начале или конце ее помещается оглавление или составляется алфавитный указатель. Обязательные реквизиты книги: наименование предприятия, период времени, за который отражаются хозяйственные операции.

Бухгалтерские книги широко применяются при ручной форме ведения учета вот уже около восьми столетий. Однако в последнее время

в связи с резким увеличением информационного потока процесс его обработки замедляется: привлечь несколько бухгалтеров для регистрации и обработки информации в одной книге невозможно, как невозможно сделать записи в книге с помощью ЭВМ. Это значительно сужает сферу применения данного вида учетных регистров на крупных и средних предприятиях. Неоспоримые достоинства книг заключаются в том, что переплет – надежное средство сохранности листов с учетными записями от различного рода потерь и злоупотреблений. [9.C.21]

Недостатки, присущие бухгалтерским книгам, отсутствуют у карточек и свободных листов.

Карточки – это стандартные листы бумаги или картона небольшого формата, на которые типографским способом нанесены таблицы со специальной графировкой. Карточка имеет следующие реквизиты: номер карточки, код аналитического счета, текст операции, сумма в денежном выражении, единица измерения, количество и корреспондирующий счет. Они не скрепляются между собой, размещаются в определенном порядке и хранятся в специальных ящиках – картотеках, где имеется ряд приспособлений, облегчающих пользование ими. [2.C.66]

Так как карточки не скреплены между собой, записи в картотеке могут одновременно производить несколько бухгалтеров, в том числе и с применением ЭВМ. В зависимости от нужд управления и учета карточки позволяют «механически» перегруппировывать находящуюся в картотеке информацию (например, карточки могут быть расставлены в алфавитном порядке, по местонахождению, по видам продукции (материалов) и т. д.). Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной порядковый номер страницы. Существенным недостатком является возможность изъять или утерять данный вид регистров. Поэтому для обеспечения контроля за их сохранностью каждой вновь открываемой карточке присваивают порядковый номер и регистрируют в особом реестре. [12.C.5]

Карточки используют, как правило, для ведения аналитического учета основных средств, товарно-материальных ценностей, различного рода расчетов и затрат на производство. [14.C.12]

Наиболее распространены три вида карточек: контокоррентные, материальные и многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют две помещенные рядом друг с другом колонки: дебет и кредит. Они применяются для аналитического учета расчетов, фондов и т. п. Такая форма карточки позволяет видеть состояние расчетов предприятия, т.е. кто, кому, за что и сколько должен на любую дату.

Материальные (инвентарные) карточки имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей, которые разделены на две колонки – количество и сумма. Эти карточки предназначены для учета материальных ценностей.

Многоколончатые карточки содержат несколько колонок, предназначенных для отражения одного факта хозяйственной деятельности несколькими составляющими его суммами. Они чаще всего используются для учета затрат в разрезе статей. [24.C.15]

Свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных. Они обязательно имеют название (ведомость, журнал-ордер и т.д.), указание периода, на который рассчитан учетный регистр (месяц, квартал), таблицу для ведения учетных записей. Хранятся они в специальных папках. Записи операций на них могут вести несколько бухгалтеров, так как их можно в любой момент извлечь из папок для записей, подсчета, выборок и т.п. Это и подтверждает удобство их использования. [20.C.31]

Свободные листы могут заполняться при помощи средств вычислительной техники. Отдельные листы применяются в виде журналов-ордеров, ведомостей и машинограмм.