Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них.(Сущность, значение и классификация учетных регистров).pdf

По способу перенесения на бумажные носители записи делятся на производимые вручную и с помощью ЭВМ.

По технике выполнения записи бывают линейные (линейно-позиционные) и шахматные.

В условиях широкой автоматизации учета человеческий фактор по-прежнему является определяющим в части правильности, своевременности и полноты сбора, обработки и обобщения информации на всех этапах учетного процесса. При этом возможны ошибки в счетных записях, такие, как неправильно составленная корреспонденция счетов, описки в цифрах, подсчете итогов и др.

Граница действия ошибки определяется ее содержанием. Если влияние ошибки ограничивается одним учетным регистром, то ее можно рассматривать как местную, локальную, последствия которой чаще всего несущественны (например, неправильно указана дата в учетном регистре). Ошибка, допущенная по ходу осуществления учетного процесса и отражаемая в нескольких учетных регистрах, называется транзитной. Так, неправильно разнесенная сумма по приходу материалов в соответствующий учетный регистр автоматически будет отражена в оборотной ведомости, Главной книге, бухгалтерском балансе. Работа над ошибками разделяется на два этапа.

В начале находят ошибку. Бухгалтер должен определиться, каким способом он намерен отыскать допущенную ошибку и на какой стадии учетного процесса. Ошибка может иметь место в тексте документа. Например, в выписке банка указана одна сумма на списание денежных средств, а в приходе по кассе – другая. Не исключается наличие ошибки на этапе разноски данных из первичного документа в учетный регистр, при подсчете итогов в учетных регистрах и т.п. [19.C.71]

Для нахождения ошибки существует несколько способов. Наиболее распространенные из них: сплошной, последовательной проверки, логический.

Сплошной способ предусматривает сверку соответствующей бухгалтерской записи в учетном регистре с первичным документом, явившимся основанием для данной записи. Данный метод целесообразно использовать в процессе сверки между собой оборотов по дебету и кредиту всех синтетических счетов. Полученный итог должен подтвердить их равенство, отсутствие которого – сигнал о том, что допущена ошибка. Такой подход применим и при подсчете остатков по всем синтетическим счетам, и при сличении оборотов и (или) остатков по каждому синтетическому счету с соответствующими показателями субсчетов и аналитических счетов, открытыми в развитие того или иного синтетического счета. [16.C.49]

Способ последовательной проверки счетных записей предусматривает сверку каждого дебетуемого и корреспондирующего с ним кредитуемого синтетического и (или) аналитического счета. Если такая разноска произведена правильно, ставится знак "V" (галочка).

Логический способ целесообразно использовать, например, когда в оборотной ведомости по синтетическим счетам итого графы "Обороты за месяц" в результате подсчета по дебету и кредиту не равны между собой. В данном случае следует исчислить сумму превышения, которую затем надо разделить на два. Полученный итог сравнивается с бухгалтерскими проводками за отчетный период. Нахождение такой суммы в какой-то из них показывает, что при разноске бухгалтерской проводки в учетные регистры сумма отнесена или только по дебету или только по кредиту счетов.

Логический способ можно использовать и в тех случаях, когда составленная бухгалтерская проводка показывает корреспонденцию счетов, природа которых исключает такую взаимосвязь. Например, невозможна такая запись в учете:

Дебет счета 01 «Основные средства» Кредит счета 50 «Касса».

Выводы:

Бухгалтерский учет занимает одно из основных мест в управлении предприятием. Являясь частью процесса, бухгалтерский учет позволяет контролировать хозяйствующие операции.

Хозяйствующие операции, оформленные необходимыми документами, для получения информации о наличии и изменении имущества предприятия, хозяйственных процессах и финансовой деятельности, подлежат оформлению в учетных регистрах. Учетные регистры оформляются на основании законодательства и утверждаются Министерством финансов РФ.

Бухгалтер должен грамотно вести бухгалтерский учет и уметь правильно хранить и передавать хозяйственные операции в архив.

Глава 2. Практические аспекты ведения учетных регистров

2.1. Оценка ведения системы учета на примере ООО « Фунт»

За последние годы наблюдается тенденция всеобщей компьютеризации, касающаяся всех областей деятельности. Это легко объяснимо, так как компьютер гораздо быстрее выполняет расчеты и позволяет автоматизировать сложные операции. Компьютеризация коснулась и финансово-экономической сферы деятельности человека. Финансово-экономический анализ деятельности предприятия и ведение бухгалтерского учета значительно упрощаются при применении новых компьютерных технологий [2.C.33].

Обеспечивая полную обработку всей учетной информации, первичный экономический анализ, а также эффективное планирование предстоящих налоговых выплат, комплексная автоматизация повышает информационные возможности магазина.

Магазин « Фунт» г. Таганрога Ростовской области является розничным торговым предприятием, которое специализируется на торговле продуктов питания, канцелярскими товарами, бытовой химией.

Автоматизация магазина началась с июля 2012 года. За прошедший период она была полностью окончена. Для автоматизации потребовались первоначальные вложения на приобретение необходимой программы «1C: Предприятие» с ее дополнительными конфигурациями: «1C: Бухгалтерия», «1C: Управление торговлей», «1C: Зарплата и Управление персоналом». Также были необходимы консультации по обучению ведению учета в автоматизированной форме для сотрудников магазина.

Предлагаю Вашему вниманию оценку ведения системы бухгалтерского учета в автоматизированной форме.

Программа «1C: Бухгалтерия» является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

В ходе своей деятельности сотрудникам магазина могут выдавать наличные денежные средства на хозяйственные расходы на основании приказа директора. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Руководителем организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств и приложить подтверждающие документы.

Эта операция отражается документом «Расходный кассовый ордер» (рис. 1) с видом хозяйственной операции «Выдача подотчетному лицу».

Рисунок 1. Расходный кассовый ордер

В документе необходимо заполнить счет учета и выданную сумму. На вкладке «Реквизиты платежа» необходимо указать «Подотчетное лицо», выбранное из справочника «Сотрудники» и статью движения денежных средств «Выдача денежных средств подотчетному лицу».

После покупок сотрудник, которому были выданы подотчетные средства, обязан отчитаться по документу «Авансовый отчет» (рис. 2).

Рисунок 2. Авансовый отчет

Рисунок 3. Документ «Поступление товаров и услуг»

Его следует выбрать в группе «Касса» и нажать добавить. Во вновь созданном документе необходимо заполнить поле «Подотчетное лицо», указав сотрудника, которому были выданы деньги по «Расходному кассовому ордеру». На закладке «Авансы» нужно указать «Расходный кассовый ордер». Для этого в табличной части документа следует нажать кнопку «Добавить». В поле «Документ поступления» дважды щелкнутьмышкой по кнопке с троеточием и выбрать нужный «Расходный кассовый ордер».

Далее необходимо ввести информацию о товарах в справочник «Номенклатура». После этого следует оприходовать товары документом «Поступление товаров и услуг (покупка, комиссия)» (рис. 3) и он отразится в авансовом отчете на вкладке «Товары».

Затем необходимо посмотреть остаток подотчетной суммы и вести «Приходный кассовый ордер» (рис. 4) на сумму остатка.

Рисунок 4. Приходный кассовый ордер

Далее рассмотрим ведение системы хозяйственной деятельности в программе «1C: Управление торговлей».

Программа автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

• управление отношениями с клиентами;
• управление правилами продаж;
• управление процессами продаж;
• управление торговыми представителями;
• управление запасами;
• управление закупками;
• управление складом;
• управление финансами;
• контроль и анализ целевых показателей деятельности предприятия.

Рассмотрим ситуацию закупки товаров у поставщика.

Прием товаров у поставщика обычно регистрируется документом «Поступление товаров и услуг».

Этим документом регистрируется как поступление товаров, так и изменение состояния взаиморасчетов с контрагентом.

Документ «Поступление товаров и услуг» предоставляет удобные способы повторного использования информации, введенной пользователем в окне документа.

В подсистеме «Закупки» в группе «Закупки и возврат» -» «Документы поступления» необходимо создать новый документ «Поступление товаров и услуг» (рис. 3). В нем нужно указать поставщика, которому были перечислены средства денежные средства. Далее необходимо заполнить документ товарами и их количеством.

Далее разберем, как осуществляется продажа товаров в розницу через автоматизированную торговую точку.

Рисунок 5. Документ «Реализация товаров и услуг»

В подсистеме Продажи необходимо принять от клиента Заказ на имеющиеся в наличии на основном складе магазина товары.Затем нужно нажать по кнопке «Создать на основании» и создать документ «Реализация товаров и услуг» (рис. 5) для того, чтобы произвести отгрузку товаров со склада магазина.

И в конце перейдем на учет расчетов с персоналом при помощи программы «1C: Зарплата и управление персоналом».

Данная программа предназначена для решения следующих задач:

• формирование и редактирование штатного расписания организации и входящих в состав ее дочерних предприятий;
• ведение самых разнообразных справочников: таких как организаций, физических лиц, их родственников, степеней родства, военкоматов, воинских званий, дополнительных отпусков, учебных заведений и др.;
• проведение анкетирования сотрудников;
• подбор кадров организации и их учет с отражением подробной информации по каждому сотруднику в соответствии с действующим законодательством;
• формирование и ведение графика отпусков организации с автоматической проверкой непротиворечивости графика;
• планирование занятости сотрудников;
• ведение персонального учета в соответствии с действующим законодательством;
• раздельное ведение регламентированного и управленческого учета;
• работа с кандидатами: регистрация резюме, оценка кандидатов, проведение опросов, оценка испытательного срока и др.;
• ведение воинского учета сотрудников с формированием соответствующей отчетности;
• проведение различного рода мероприятий;
• формирование самой разнообразной отчетности по кадровому учету: сведения о вакансиях, отчет о текучести кадров, отчеты о планируемой занятости работников и помещений, отчет о состоянии штатного расписания организации, отчет о фонде заработной платы, а также целый ряд произвольных отчетов, настройка которых выполняетсяпользователем самостоятельно в зависимости от своих потребностей;
• решение иных задач кадрового учета, наличие которых обусловлено спецификой конкретного предприятия.

Зарплата работникам компании начисляется в конце каждого месяца на основании сведений о причитающихся начислениях и удержаниях. Эта задача решается путем оформления и проведения по учету документа «Начисление зарплаты сотрудникам» (рис. 6). Чтобы начислить зарплату, необходимо выполнить команду главного меню «Расчет зарплаты по организации», далее необходимо выбрать «Начисление зарплаты сотрудникам», после чего в открывшемся окне списка выполните команду «Добавить». В результате откроется окно ввода и редактирования документа.