Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них.(Сущность, значение и классификация учетных регистров).pdf

Рисунок 6. Документ «Начисление зарплаты сотрудниками»

Далее рассмотрим операцию выплаты зарплаты через кассу.

Чтобы подготовить зарплату к выплате, необходимо выполнить команду главного меню «Расчет зарплаты по организации» далее перейти в меню «Касса и банк» и нажать «Зарплата к выплате», после чего в открывшемся окне списка необходимо нажать кнопку «Добавить» и ввести сотрудников с помощью кнопки «Подбор». В итоге, в поле отметка появится запись «не выплачено», далее следует оформить «Расходный кассовый ордер» на выплату зарплаты и опять перейти в этот документ «Зарплата к выплате» (рис. 7) и изменить отметку на «Выплачено».

Рисунок 7. Документ «Зарплата к выплате»

Таким образом, можно сделать вывод, что с помощью компьютера можно представить информацию в удобном для конкретного пользователя виде, значительно ускорить и упростить операции ее ввода и обработки, повысить наглядность и простоту конечных отчетов [2].

Также автоматизация упростила работу директора, бухгалтера и товароведа. Также позволила увидеть реальные остатки товара в магазине, количество продаж и средний чек, стоимость складских остатков, динамику продаж, рентабельность продаж товаров и их групп, проведение акций, взаиморасчеты с поставщиками, учет продаж по продавцам.

2.2. Рекомендации по совершенствованию учета

На наш взгляд, основными приоритетными направлениями совершенствования систем автоматизации бухгалтерского учета являются:

1. Упорядочение и оптимизация практического ведения бухгалтерского учета.

Под этим мы понимаем, прежде всего, сокращение времени на обработку первичных данных, формирование необходимых отчетов, справок, выписок, минимизацию пользовательских действий для получения конечного результата. Так, например, если раньше при использовании ручной технологии ведения бухгалтерского учета на отдельные операции по калькулированию себестоимости требовались несколько часов работы и проведение большого количества расчетов, то с использованием автоматизированных технологий весь процесс занимает считанные минуты и включает минимальное количество операций, которые необходимо осуществить непосредственно оператору. Именно минимизацию времени на ведение бухгалтерского учета - главного ограниченного ресурса - считаем ключевым моментом во всем совершенствовании бухгалтерского учета.

1. Оптимизация количества информации информационной системы бухгалтерского учета без потери ее качества.

Большой объем информации не всегда полезен для субъекта, принимающего управленческие решения. Ее переизбыток опять-таки ведет к увеличению времени на поиск необходимой информации и, соответственно, усложняет процесс принятия решений. Информации должно быть ни много, ни мало, ее должно быть ровно столько, чтобы информация была именно информацией в соответствии с ее представлением по Клоду Шеннону, который трактовал информацию как снятую неопределенность. До тех пор пока неопределенность относительно объектов управления существует, необходимо наращивать информацию, что будет приводить к качественным улучшениям информационной системы бухгалтерского учета. Но как только все неопределенности относительно объектов сняты, дальнейшее наращивание информации нецелесообразно.

Данное положение является особенно важным после принятия нового Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» [4]. В соответствии с его требованиями организации больше не обязаны применять унифицированные формы первичных документов, они могут разрабатывать свои собственные формы документов, закрепляя их в локальных нормативных актах. Это открывает путь к минимизации дублирования информации, что в значительном объеме имело место ранее.

Большое внимание в этой связи необходимо уделять и количеству аналитических признаков, информация по которым фиксируется в системе. Излишняя аналитика может принести вреда гораздо больше, чем пользы. Так, например, сегодня существует огромное количество признаков для классификации затрат. И если бы все они были учтены при автоматизации учета, то составление одного документа на расходование ресурсов привело бы к указанию не 2-3 субконто, а значений 1015 аналитических признаков. Поиск «золотой середины» в повышении аналитичности учетных процедур - сложнейшая задача.

1. Снижение числа ошибок в бухгалтерском учете с использованием встроенных алгоритмов внутреннего автоматизированного контроля бухгалтерских данных.

В настоящее время многие процедуры контроля уже автоматизированы. Так, например, бухгалтер не сможет отпустить материалов на производство больше, чем их количество на складе; существуют встроенные проверки по различным классификаторам и даже проверки правильности заполнения серии и номера паспорта гражданина РФ. Однако все соответствующие алгоритмы следует развивать и усовершенствовать. Например, очень мощное контрольное значение имеет проведение анализа денежных потоков косвенным методом, что позволяет одновременно увязать три важнейшие отчетные формы - бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и отчет о движении денежных средств. Встроив соответствующий алгоритм в информационную систему, можно получить ряд важнейших контрольных соотношений. Дополнительно необходимо принять во внимание контрольные соотношения, используемые налоговыми органами при первоначальном тестировании сданных форм бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций.

На необходимость подобных проверок указывает целый ряд авторов, работающих над данной проблемой. Их аргументированные доказательства констатируют: внедрение соответствующих систем сократит ручной труд при осуществлении операций внутреннего контроля, что, соответственно, повлечет за собой повышение эффективности соответствующих проверок за счет минимизации затрат без потери качества [5].

1. Продолжение работы по формализации учетных процедур.

Одной из наиболее актуальных проблем, которые препятствуют автоматизации бухгалтерского учета, является наличие методологических и методических проблем, лежащих в теории и методике самого бухгалтерского учета. Ведь автоматизированные системы - это уже следствие объективно существующих в бухгалтерском учете процессов, цель которых просто их облегчить и стандартизировать операции бухгалтера за счет использования современных информационных технологий. Неспособность разрешить противоречия в федеральном законодательстве, отсутствие взаимопонимания между органами государственного и негосударственного регулирования порождают целый круг сопутствующих проблем, необходимость профессионального суждения при решении широкого круга вопросов - все это усложняет автоматизацию. В результате многие субъекты при решении вопросов часто действуют на интуитивном уровне, старясь хоть как-то решить эти противоречия на уровне организации, что, конечно, не позволяет формализовать подходы. Поэтому, на наш взгляд, работу по формализации подходов необходимо продолжать.

Естественно, что в едином комплексе автоматизированной системы очень трудно, но, тем не менее, необходимо сочетать максимальную гибкость для конечного пользователя, богатый функционал возможностей программы и единство подхода к процессу формирования учета и отчетности.

1. Повышение сопоставимости информационных систем различных субъектов.

Отдельным блоком проблем, требующим решения, является взаимодействие информационных систем хозяйствующих органов друг с другом. Так, например, сдача отчетности через общедоступные коммуникационные сети (Интернет) также нередко приводит к возникновению проблемных ситуаций.

Главная задача здесь - обеспечить максимально простой и в то же время гарантированный канал передачи отчетных данных от предприятий до проверяющего органа. На этом направлении, как правило, проблем технического плана почти нет, а чаще затруднения связаны с нестыковками во внутренних регламентах разных субъектов и, соответственно, их отчетных формах.

Наглядной иллюстрацией проблем данного вида может послужить нестыковка отчетов, формируемых для ФНС России и Пенсионного фонда России. Так, налоговая служба занимается приемом отчетности в электронном виде с 2002 г. Пенсионный фонд РФ занялся электронным приемом отчетности только в 2010 г. В результате программа «Баланс-2W» (с помощью которой можно подготовить отчетность во все контролирующие органы) осуществляет расчет, камеральную проверку отчетности с формированием протокола ошибок, которые можно исправить до отправки отчета в Пенсионный фонд РФ. В результате, если расхождения составляют даже 1 -2 рубля (что нередко возникает за счет различных алгоритмов округления данных), то их приходится вручную корректировать, чтобы сумма начислений по итогам отчетного периода совпадала с базой взносов, умноженной на тариф.

В рамках данного же направления совершенствования мы считаем необходимым продолжение работы по усилению контроля результатов отдельных направлений учета в рамках единой автоматизированной системы. Важность данного направления также отмечается специалистами, при этом особый акцент делается на взаимном контроле массивов входящей информации для всех направлений учета, в том числе МСФО [22]. Можно исключить дублирование различной документации, предусмотренное, в том числе требованиями нормативных актов. В этой связи работа по объединению отгрузочных документов и счетов-фактур, которая инициирована сегодня, заслуживает только положительной оценки.

1. Повышение квалификации пользователей информационных систем.

Огромную роль играет и уровень подготовки бухгалтера, осуществляющего ведение бухгалтерского учета в автоматизированных системах, отправляющего отчетность через электронные телекоммуникационные каналы связи. Поскольку взаимодействие с сертификатами безопасности, электронной цифровой подписью, авторизацией требует понимания современных информационных технологий. В связи с этим задача разработчиков - насколько возможно упростить этот процесс и сделать его прозрачным. Освоение современных программных продуктов автоматизации бухгалтерского учета методом «проб и ошибок» вряд ли является приемлемым вариантом. Необходимо либо прочтение специализированной литературы, либо прохождение курсов повышения квалификации у авторизованных дилеров - разработчиков программного обеспечения, чтобы быть уверенным в правильности своих действий.

Конечно, сами организации должны очень грамотно подходить к выбору информационных систем автоматизации бухгалтерского учета. Сегодня среди отечественных разработок в области автоматизации бухгалтерского учета наибольшее распространение получили продукты серии «1С». Однако существуют и другие подобные ERP-системы, например, «Парус», «Галактика», SAP. Выбор продукта, как правило, зависит от масштаба предприятия и его финансовых возможностей. В то же время существуют международные общепринятые стандарты, каждый разработчик вкладывает свою специфику в разрабатываемый программный продукт. Отсюда и сложность процесса миграции с одного программного обеспечения на другое; нередкие проблемы совместимости версий, а также различия в методике работы с той или иной программой.

Адекватным решением являются грамотное проектирование и выбор программного обеспечения на начальном этапе, исходя из текущих задач предприятия и его будущих потребностей.

Однако не менее важно найти взаимопонимание и среди самих разработчиков, что позволило бы выработать единый стандартизированный подход к ERP-системам, которого, к сожалению, в настоящее время нет.

Выводы:

В заключение хотелось бы отметить, что потребности предприятий продолжают непрерывно расти вместе с требованиями к профессиональной подготовке бухгалтера и соответствующее техническое обеспечение становится все более совершенным и доступным. Решение же проблем автоматизации является одной из первостепенных задач в процессах успешного ведения бухгалтерского учета.

Заключение

Первичные учетные документы должны быть составлены своевременно, то есть непосредственно при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - сразу после его окончания. Своевременность составления документов является важнейшим условием соблюдения в учете принципа временной определенности фактов хозяйственной жизни.

В тексте и цифровых данных первичных документов не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Внесение исправлений в первичные учетные документы (кроме кассовых и банковских документов) возможно лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов (либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц) и даты внесения исправлений.

В случае неполного заполнения реквизитов, предусмотренных формой первичного документа, документ подлежит дооформлению.

В случае утраты по какой-либо причине первичного учетного документа необходимо восстановить его, иначе отражение в учете факта хозяйственной жизни, который был оформлен утраченным документом, становится необоснованным.

Таким образом, экономический субъект должен уделять пристальное внимание оформлению первичных учетных документов, являющихся основанием для регистрации фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском и налоговом учете, а также обеспечить их сохранность в бумажном и электронном виде.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.