Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с поставщиками» (Характеристика комплекса задач).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Тема курсовой работы: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с поставщиками». Выбранная тема исследования считается актуальной в связи со значительным упрощением и автоматизацией учета расчетов с поставщиками, за счет применения ИС.

Значимость выбранной темы состоит в сокращении трудовых и временных затрат на процессы, связанные с ведением учета и анализа по выполнению расчетов организации с поставщиками.

Учет расчетов с поставщиками предполагает:

• наличие списка поставщиков;
• наличие списка товаров;
• учет накладных на поставку товаров;
• учет расчетов по договорам с поставщиками.

С увеличением поставляемых товаров объемы расчетов с поставщиками постоянно растут, а вместе с ними и объемы обрабатываемой информации.

В настоящие дни в подобных ситуациях на помощь приходят информационные системы (ИС), автоматизирующие различную деятельность.

Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Для эффективного функционирования ИС используются базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД). Построение интерфейса пользователя возможно как с применением систем программирования, так и с применением средств СУБД.

Таким образом, для организации эффективной работы учету расчетов с поставщиками необходима разработка информационной системы, реализующей функции учета данных расчетов.

Объектом исследования является ОАО «Рога и копыта».

Предметом исследования является процесс ведения учета расчетов с поставщиками.

Целью курсового проектирования является создание ИС, позволяющей в оперативном порядке вести учет расчетов с поставщиками в ОАО «Рога и копыта».

Задачами курсового проектирования являются:

• исследование предметной области;
• выделение основных функций проектируемой ИС;
• разработка информационного обеспечения задачи;
• разработка удобного пользовательского интерфейса.

Практическая часть работы предполагает разработку структурно-функциональной схемы ИС с помощью соответствующих программ, реализацию схемы базы данных ИС, предназначенной для хранения сведений о расчетах с поставщиками. Для выполнения реализации проекта информационной системы используется СУБД MS Access 2003.

Глава 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Характеристика комплекса задач

1.1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Проектируемая информационная система учета взаиморасчетов предназначена для автоматизации процесса ведения учета взаиморасчетов с поставщиками.

В результате создания ИС «Учет взаиморасчетов с поставщиками» предполагается автоматизация следующих функций:

• учет поставщиков;
• учет товаров;
• учет договоров с поставщиками и расчетов по договорам;
• учет накладных;
• учет факта оплаты по договорам;
• составление отчета «Список договоров».

Проектируемая информационная система должна поддерживать следующие возможности:

• работа с данными (ввод/редактирование/просмотр/удаление);
• поиск и выборка данных;
• формирование отчетов.

К входным информационным потокам отнесем:

• справочную информацию;
• список поставщиков;
• список товаров;
• сведения о договорах и расчетах;
• сведения о накладных.

К выходным информационным потокам отнесем:

• результаты запросов;
• отчеты.

Решением данной задачи занимается бухгалтер.

При решении данной задачи приходится иметь дело со следующими понятиями: поставщик, товар, накладная, договор, взаиморасчет и т.д.

1.1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов предназначено CASE-средство BPwin 4.0.

На рис. 1 представлена контекстная диаграмма ИС «Учет взаиморасчетов с поставщиками»:

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма IDEF0

Рассмотрим функциональную схему информационной системы учета взаиморасчетов, которая представлена на рис.1. На вход системы поступают данные в виде пяти информационных потоков:

• справочная информация;
• список поставщиков;
• список товаров;
• сведения о договорах и расчетах;
• сведения о накладных.

Управляющим воздействием являются нормативные документы, приказы.

Механизмом является непосредственно бухгалтер, выполняющий весь набор функций, связанных с ведением учета взаиморасчетов с поставщиками.

На выходе системы бухгалтером могут быть получены различные отчеты и результаты запросов, поэтому они и указаны в качестве выходов на диаграмме.

Основной процесс разбивается на четыре процесса: Ведение справочников, Оперативный учет, Поиск и выборка данных, Формирование справочников.

Декомпозиция контекстной диаграммы представлена на рис. 2.

Рисунок 2 – Диаграмма декомпозиции A0

Процесс «Оперативный учет» разбивается на следующие процессы: Ведение каталога товаров, Учет поставщиков, Учет договоров и расчетов, Учет накладных.

Декомпозиция диаграммы представлена на рис. 3.

Рисунок 3 – Диаграмма декомпозиции A2

1.1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основными документами, используемыми при решении задачи, являются Договор и Накладная.

С поставщиком заключается договор на некоторую сумму, после чего поставщик выполняет поставки товара на данную сумму возможно несколько раз (т.е. по нескольким накладным).

При ручном ведении учета накладных часто возникают ошибки из категории «описка», что при заполнении документов недопустимо. В результате чего приходится переписывать документы заново. Данная ошибка легко устраняется посредством использования ИС. При ее возникновении достаточно исправить ошибку в соответствующей строке.

Кроме того, при ручном учете и ведении журналов регистрации с накоплением большого объема данных достаточно сложно выполнять поиск и формировать необходимые отчеты. Разработка ИС позволяет выполнять поиск и формировать отчеты в автоматическом режиме независимо от того какой объем данных хранится в БД.

1.2. Обоснование проектных решений

1.2.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

К входным документам относятся: договора и накладные. Договор, как правило, содержит следующую информацию: номер договора, дата заключения, название поставщика, контактные данные, срок действия договора. Накладная на поставку состоит из двух частей: накладная и спецификация накладной. Собственно накладная содержит следующие данные: номер накладной, дата составления, поставщик, общая сумма. Спецификация накладной содержит список поставляемого товара и его количество.

Структура унифицированной формы накладной на товар представлена на рис. 4.

Рисунок 4 – Структура накладной на товар

Таким образом, при проектировании экранных форм для работы с накладными необходимо по возможности придерживаться унифицированной формы документа. В частности, СУБД MS Access позволяет создавать формы с подчиненными, что позволяет в главной форме разместить данные по накладной, а в подчиненной форме – данные спецификации накладной.

К выходным данным отнесем: результаты запросов и отчеты. Вид выходных данных зависит от самих данных. Так, например, накладную для вывода на печать необходимо максимально приблизить к унифицированной форме. Какие-либо другие данные можно выводить в наиболее удобном для восприятия виде, если нет определенных стандартов представления данной информации.

Для ввода условно-постоянной информации можно использовать ленточные формы, для ввода первичной информации – формы в столбец (аналог карточки), формы с подчиненными.

Классификатор – это систематизированный список наименований объектов, каждому из которых поставлен в соответствие уникальный код.

В ведении учета взаиморасчетов с поставщиками используются системные (действующие в пределах конкретной организации) классификаторы. Состав кодовых обозначений объектов представлен в виде табл. 1.

Таблица 1 – Используемые системы кодирования

Вся поступающая в информационную подсистему информация может быть подразделена на следующие виды: условно-постоянная и условно-переменная.

К условно-постоянной информации относятся сведения, практически неизменные в течение длительного периода (в течение бесконечно большого числа циклов управления). Условно-постоянная информация вводится в базу данных достаточно редко. В проектируемой ИС «Учет взаиморасчетов с поставщиками» к условно постоянной информации относятся справочники (табл.2).

Таблица 2 – Справочники

Справочник типов товаров служит для хранения информации о названиях типов товаров (бытовая химия, хозяйственные товары, продовольственные товары, стройматериалы и т.д.).

Справочник типов расчетов служит для хранения информации о названиях типов расчетов (наличный, безналичный).

Информационная база проектируемой системы представляет собой совокупность таблиц, форм, запросов и отчетов, объединных в один файл БД.

1.2.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Операционные системы (ОС) составляет базу функционирования ЭВМ в контуре ИС. Без нее не может работать ни один компьютер.

Операционная система – это программный комплекс, обеспечивающий управление выполнением программ задач пользователя, вводом-выводом и обменом данных, распределением ресурсов ЭВМ и т.п. В зависимости от класса и назначения ИС используются самые разнообразные операционные системы.

ОС выполняет большое число функций управления прикладными процессами, областью взаимодействия, памятью, внешними устройствами, обеспечением безопасности данных, хранением данных, диагностикой неисправностей системы, интерфейсом, учетом используемых ресурсов.

Кроме того, ОС обеспечивает выполнение следующих технологических функций:

• вводит данные с внешних устройств;
• запускает, выполняет и завершает выполнение программ;
• записывает и читает файлы;
• выводит информацию на периферийные устройства (экран, принтер и др.);
• ликвидирует возникающие сбои;
• ведет отсчет времени.