Файл: Проектирование базы данных Учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (Описание предметной области. Постановка задачи.).pdf

Рассмотрим работу комплекса в процессе эксплуатации. После запуска файла postavki.exe на исполнение на мониторе появляется главная форма программы (Рисунок 2).

Рисунок 2. Таблица «Поставщики»

После этого, нажатием той или иной быстрой кнопки, либо выбором соответствующего пункта меню пользователю предоставляется возможность ввести данные о поставщиках, товарах, заявках, счетах, заказах, а также просмотреть и изменить эти данные.

Работа с договорами (Рисунок 2) включает в себя:

1) работа с поставщиками;

2) работа с договорами;

3) работа с товарами;

4) работа с заключенными договорами;

5) работа с ассортиментом договоров.

Договор заключается предприятием-заказчиком с предприятием-поставщиком на поставку определенного вида и ассортимента продукции. С одним поставщиком может быть заключено несколько договоров. Атрибутами договора являются следующие поля: номер договора, код поставщика, дата договора, сумма договора, срок действия договора. Все атрибуты, кроме срока действия договора являются обязательными для заполнения. На основании договора производится дальнейшая деятельность по поставкам на предприятии. Она заключается в работе с заявками, работе со счетами, работе с заказами.

Для автоматизации использования реализована возможность печати бланков документов договора, заявки, заказа.

Добавление нового договора осуществляется путем выбора соответствующей закладки и ввода текста в поля-атрибуты таблицы. Добавление при условии, что для добавляемого договора известен поставщик.

Редактирование происходит при нажатии клавиши Enter на выбранной записи.

Рисунок 3. Таблица «Договора»

Работа с поставщиками (Рисунок 3) состоит в добавлении нового поставщика, его атрибутов, удалении поставщика, редактировании атрибутов поставщика: код поставщика (для каждого поставщика код уникален), наименование поставщика, адрес и телефон поставщика. Все атрибуты, кроме телефона являются обязательными для заполнения, в случае их не заполнения возникает ошибка.

Добавление поставщика производится следующим образом: пользователь выбирает соответствующую таблицу и заполняет атрибуты поставщика.

Для редактирования таблицы «Поставщики» нужно выбрать запись для редактирования, нажать клавишу Enter и изменить необходимую информацию. Измененные атрибуты поставщика автоматически изменяются в других таблицах.

Удаление записи «Поставщик» происходит путем двойного щелчка мышью на удаляемой записи. При этом требуется запрос на подтверждение удаления записи.

Рисунок 4. Таблица «Товары»

Таблица «Товары» (Рисунок 4) представляет собой справочник товаров, которые поставляются на предприятие. Атрибуты этой таблицы содержат уникальный код для каждого товара и наименование товара. При заключении каждого нового договора необходимо заполнить таблицу ассортимент договора.

Добавление новой записи в таблицу осуществляется путем ввода информации о товаре в строки таблицы товары. Редактирование – нажатием клавиши Enter на редактируемой строке и изменении информации. Удаление – двойным щелчком мыши на удаляемой строке.

Рисунок 5. Таблица «Ассортимент договора»

Работа с ассортиментом договоров (Рисунок 5) заключается в добавлении, редактировании и удалении наименования товара или товаров, которые поставщик обязуется поставить заказчику на основании перечня поставляемых товаров, указываемом в заключенном договоре. Вышеуказанные операции проводятся аналогично операциям в работе с договорами.

Рисунок 6. Таблица «Заявка»

Рисунок 7. Таблица «Ассортимент заявки»

Рисунок 8. Таблица «Все заявки»

Работа с заявками (Рисунок 6) представляет собой работу с тремя закладками:

1) заявка;

2) ассортимент заявки;

3) все заявки.

Закладка «заявка» содержит таблицу с данными о заявках, которые сделал заказчик поставщику по одному из заключенных договоров. Таблица заявка содержит атрибуты: номер заявки, номер договора, дата заявки. Заполнение всех атрибутов является обязательным. Номер договора один из заключенных, в противном случае возникает ошибка.

Пользователь имеет возможность добавлять, редактировать и удалять записи.

Добавить запись можно в случае когда таблица активна, т.е. пользователь осуществляет работу с ней. Таблица автоматически переводится в режим добавления записей при нажатии пользователем клавиши на пустой строке, либо нажатием клавиши Insert. Для редактирования необходимо выбрать запись для редактирования и, нажав клавишу Enter произвести редактирование необходимого поля записи. Удаление происходит путем двойного щелчка мышью на выбранной для удаления записи.

Закладка «Ассортимент товаров» содержит таблицу с данными о сделанной заявке, а именно номер заявки, номер товара, количество заказанной продукции в принятых единицах измерения (шт., кг., л., и т.п.). Все атрибуты являются обязательными к заполнению. Кроме того, номер товара (код товара) может быть выбран только из номеров товара, которые указаны в справочнике товаров.

Удаление, добавление и редактирование записей происходит аналогично закладке заявка.

Рисунок 9. Таблица «Счет-фактура»

Для работы со счетами предлагается закладка «Счет-фактура» (Рисунок 9). Таблица «Счета» включает атрибуты: номер счета, номер заявки, номер договора, сумма счета. Все атрибуты обязательны для заполнения. Ассортимент счета соответствует ассортименту заявки. На закладку выводится информация (либо предоставляется для ввода) только по одному из заключенных договоров, номер которого выбран в таблице ассортимент договоров.

Рисунок 10. Таблица «Заказ»

Рисунок 11. Таблица «Все заказы»

Для работы с заказами предлагается две закладки: «Заказ» (Рисунок 10) и «Все заказы» (Рисунок 11). Таблица «Заказ» имеет следующие атрибуты: номер заказа, номер договора, номер счета, получено, оплачено, и поле для определения задолженности предприятия по оплате выполненных поставок.

Пользователю предоставляется возможность добавления, редактирования и удаления записей. Все операции с записями осуществляются для определенного договора, указанного в закладке ассортимент договора. Все атрибуты таблицы обязательны к заполнению. Заполнение полей таблицы оплачено и получено можно осуществлять с выпадающего списка с двумя строками (да, нет).

Закладка «Все заказы» представляет собой таблицу с перечнем всех заказов сделанных по всем заключенным договорам. Что-либо в ней изменять пользователь не имеет возможности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Изучение теории и практики организации учета поставок на предприятие позволяет сделать вывод, что недостаточно внимания уделяется вопросам построения регламентов подачи информации, методам обработки и процедурам принятия решения на основе информации, предоставленной управленческим учетом.

В ходе анализа литературы, выявлены различные точки зрения на требования, предъявляемые системой управления к управленческой информации, определены основные направления развития современных видов учета товара.

В рамках курсовой работы была разработана система « Учета расчетов с поставщиками и подрядчиками», которая может использоваться на предприятиях и обеспечивать контроль и учет поставок, производимых на предприятие.

Разработанная АИС выполняет следующие функции:

1) ввод, изменение и удаление данных о поставщиках, договорах, товарах, заявках, счетах-фактурах и заказах;

2) создание бланков договора предприятия-заказчика с фирмой-поставщиком, заказа на поставку необходимой продукции;

3) выдача краткой справки по работе с программой;

4) подсчет суммы долга к выплате на текущую дату поставщиков предприятию или предприятия поставщикам.

Разработанная АИС позволяет достигнуть следующих результатов:

1) уменьшение времени необходимого для учета поставок, произведенных на предприятие;

2) автоматизация контроля поставок;

3) возможность длительного хранения информации о поставках на предприятие большого срока давности, для возможности более полного расчета эффективности деятельности предприятия;

4) своевременное получение информации о сроках оплаты за осуществленные поставки.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что разработка АИС является целесообразной и будет приносить реальную пользу при использовании ее на предприятии.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Автоматизация сбора, обработки и представления информации /Под ред. С.И. Авдюшина. – М.: Машиностроение, 2005. – 95 с.

2.Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Г.А. Титаренко, М., Компьютер, 1998. –с. 3-4,98-100.

3.Балабанов И.Т. «Основы финансового менеджмента.» – М.:Финансы и статистика, 1995.

4.Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. СУБД Access для Windows 2000 в примерах. Санкт-Петербург, BHV, 2003 –с.4-8.

5.Божко В.П. Организационно – методологические основы построения АСИС – М.: МЭСИ, 2004.

6.Брябин В.М. Программное обеспечение персональных компьютеров – М.: Наука, 2005.

7.Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. М.: ФиС, 2000.

8.Григоренко Г.П., Желнинский Г.С., Немчинов В.К. "Технология машинной обработки экономической информации в реальном масштабе времени". Учебное пособие – М.: МЭСИ, 2005, 77 с.