Файл: Проектирование базы данных Учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (Описание предметной области. Постановка задачи.).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Предприятия хозяйства государства производят разнообразную продукцию. В ее числе можно найти средства производства: станки, машины, металлопродукцию, товары народного потребления, предметы бытовой химии и т.п.

Для производства всей вышеперечисленной продукции предприятия, независимо от форм собственности, для своего нормального и стабильного функционирования нуждаются в сырье, комплектующих, запчастях и т.п. Иными словами для организации своей деятельности предприятия сталкиваются с проблемой своевременной поставки продукции. Для этих целей предприятия проводят соответствующие мероприятия, направленные на своевременное и непрерывное обеспечение необходимым сырьем или материалами. Но в настоящее время практически все предприятия любой формы собственности самостоятельно занимаются поиском предприятий-поставщиков, а также по мере необходимости организацией поставок.

Одним из показателей, характеризующих работу предприятия является товарооборот, который представляет собой планово-организационный процесс обращения средств производства, от которого во многом зависят и другие экономические показатели. .

Объектом исследования в данной курсовой работе является база данных учета расчетов с поставщиками и подрядчиками..

Целью курсового проектирования является изучение принципов функционирования, документооборота, контроля поставок товаров на предприятие и разработка и создание программного продукта «Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками». Данное программное обеспечение предназначено для контроля, учета, автоматизации и систематизации информации о поставках различного вида продукции расчетов с поставщиками на предприятие, занимающимся любым видом производства или деятельности.

1 глава. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

При осуществлении поставок предприятия изготовители продукции вступают в договорные отношения с предприятиями потребителями (покупателями) как поставщики заключают прямые договора с предприятиями потребителями для сбыта продукции и комплексного снабжения предприятий-заказчиков.

В них указываются условия поставки товаров, их количество, ассортимент, качество, комплектность и сроки поставки. Кроме того, в договорах предусмотрены цены на товары, общая сумма, порядок расчетов, платежные и отгрузочные реквизиты поставщика и получателя продукции.

Рациональная организация приемки продукции от поставщиков имеет важное значение для своевременного, полного, комплексного снабжения предприятий сырьем, материалами, топливом, инструментами, оборудованием и другими средствами производства.

На предприятиях, осуществлением всех действий, связанных с поставками и оформлением необходимых документов, при наличии соответствующего программного обеспечения, занимается определенное количество персонала предприятия. Предприятия не часто пользуются комплексными системами автоматизации или системами для автоматизации именно контроля и учета поставок, поэтому трудоемкость процесса контроля и учета проведения поставок очень высока.

Разрабатываемый программный продукт призван решать данные проблемы.

Для решения поставленной задачи проведем анализ предметной области. Для этого рассмотрим входные и выходные документы, относящиеся к бизнес процессу заказчика.

Любое предприятие, осуществляя свою деятельность, для получения продукции от поставщиков должно заключить с последними договор на поставку продукции. Обычно на одноименную продукцию предприятие-заказчик заключает несколько договоров с предприятиями-поставщиками. Затем заказчик по мере потребности в определенной продукции высылает поставщику заявку на поставку продукции и получает от последнего счет-фактуру, в котором указано наименование продукции и ее отпускная цена. На основании этих счетов предприятие-заказчик определяет оптимальную заявку и высылает поставщику заказ на поставку продукции. После получения заказанной продукции заказчик отправляет счет в бухгалтерию, которая оплачивает его в банке в течение срока, предусмотренного договором. Поэтому для документального обеспечения процесса поставок на предприятие программа должна создавать (распечатывать) следующие необходимые документы:

1) бланк договора предприятия-заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, ассортимента продукции для поставок, ее количества и предположительной стоимости, а также условия и сроки действия договора);

2) заказ на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки).

Любую поставку предприятие-заказчик обязано оплатить в установленные договором сроки, поэтому АИС должна осуществлять подсчет суммы долга (денег к выплате) на текущую дату поставщиков предприятию или предприятия поставщикам.

Таким образом, для разработки АИС необходимо выполнить следующие задачи:

1) реализация управления доступом к АИС;

2) создать систему управления базой данных (СУБД) для работы АИС;

3) выполнить анализ и учета поставок.

Предприятие или фирма, производя свою продукцию, нуждается в поставках сырья от других предприятий. Но на одно и тоже сырье у разных производителей-поставщиков различная отпускная цена, поэтому в целях снижения себестоимости выпускаемой продукции предприятие заказчик заключает договора с большим количеством поставщиков и затем высылает поставщикам заявку на поставку продукции с указанием типа и ее количества. Поскольку предприятие-заказчик при получении грузов так или иначе связано с документами, с документальным оформлением поставок, то проектируемая АИС должна создавать все бланки документов, связанных с поставками.

Так как договора с поставщиками заключаются на определенный срок, предполагаемое количество поставляемой продукции и на определенную сумму, то при осуществлении заказа на поставку продукции, в договоре оговаривается срок, в течении которого заказ должен быть оплачен, поэтому необходимо знать сумму к оплате на текущее число.

Так как все вышеперечисленные действия осуществляются на протяжении длительного времени, то при приятии решения о продлении срока действия договора целесообразно принимать во внимание следующие факторы: качество поставок конкретными поставщиками (имеется ввиду выполнения сроков осуществления поставок, соответствие номенклатуры поставленной продукции заказанной, отсутствие или процент брака), его терпимость по отношению к оплате по поставкам. Поэтому необходимо сохранять всю информацию о поставках на предприятие, что бы в дальнейшем ее можно было бы использовать.

Итак, необходимо создать базу данных, которая за минимальное время (что позволяют современные компьютеры), при определённом запросе будет выдавать подробную информацию, интересующую пользователя, вносить изменения, если это необходимо (добавление, удаление и изменение информации). Дополнительными требованиями к системе являются:

1) удобство использования;

2) наглядность;

3) минимальные затраты ресурсов компьютерного обеспечения;

4) возможность использования БД при отсутствии профессиональных навыков.

При осуществлении поставок на предприятие производится обработка и хранение большого количества информации, связанной с поставками, которая в себя включает:

1) своевременное и правильное оформление документов и контроль за каждой операцией поступления товаров от поставщиков, из переработки и других источников, выявление расхождения фактического наличия и количества, указанного в сопроводительных документах;

2) контроль за своевременным, полным и правильным оприходованием поступивших товаров;

3) своевременное и правильное оформление документации и контроль за каждой операцией отпуска, отгрузки или реализации товара;

4) контроль за соблюдением нормативов запаса товаров.

В связи с этим для надежного функционирования системы поставок необходимо вести их систематический и непрерывный учет. Единственным способом добиться, чтобы учетная информация стала объективной, оперативной, достоверной, защищенной и, главное, пригодной для анализа и принятия управленческих решений, является автоматизация учетной работы на предприятии.

Разрабатываемый программный продукт должен обеспечивать создание информационной базы об осуществленных поставках на предприятие, а также осуществлять создание следующих документов:

1) бланк договора предприятия заказчика с фирмой-поставщиком (с указанием наименования и юридических адресов сторон, участвующих в договоре, ассортимента продукции для поставок, ее количества, предположительной стоимости, условия и сроки действия договора);

2) заявку на поставку необходимой продукции (указывается количество, наименование, номенклатура, сроки поставки, сумма поставки);

3) заказ на поставку.

Разрабатываемая автоматизированная система должна будет реализовать следующие функции:

1) Обеспечение ввода данных о поставках на предприятие;

2) Анализ введенной информации;

3) Подсчет задолженности предприятия за осуществленные поставки;

4) Печать документации, связанной с организацией поставок (бланк договора, заказа, заявки).

1.2 Выбор СУБД

Проектировщику в настоящее время предоставляется достаточно большой выбор СУБД, разработанных для разных конфигураций и типов ЭВМ. Анализ основных параметров этих систем позволяет сразу же отвергнуть ряд СУБД, заведомо непригодных к использованию в разрабатываемой информационной системе, оставив для последующего рассмотрения не более 2-х – 3-х систем - претендентов.

Microsoft Access относится к СУБД, ориентированным на рядовых потребителей. Она позволяет, не прибегая к программированию, с легкостью выполнять основные операции с БД: создание, редактирование и обработка данных. Этот пакет работает в ОС Windows на автономных ПК или в локальной сети. Посредством MS Access создаются и в дальнейшем эксплуатируются личные БД (настольные), а также базы организаций, имеющих относительно небольшой объем данных. Microsoft Access является частью пакета Microsoft Office и входит в комплект его поставки. Среда Access располагает характерным для приложений Windows интерфейсом, состоящим из следующих компонентов: титульной строки, главного меню, панели инструментов, поля для работы и строки состояния. СУБД работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую последовательность. Верхний уровень иерархии содержит основные объекты Access: - таблицы - главный тип объекта, поскольку все остальные вариации объектов - это производные от таблицы. Основные составляющие таблицы - поля и записи, они определяют свойства элементов таблицы; - формы - вспомогательные объекты, от использования которых можно отказаться. Они формируются, чтобы создать дополнительные удобства пользователю в плане просмотра, ввода и редактирования данных; - запросы - результаты обращения пользователя к БД с целью поиска данных, удаления, добавления и обновления записей. Результаты поиска (выборки) подаются в табличном виде; - отчеты - документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на информации, которая содержится в таблицах и запросах; - схема - описание архитектуры связей многотабличной базы данных; - макросы и модули - объекты повышенной сложности, при обыденной работе могут не использоваться.

Paradox - популярный СУБД занимающий устойчивые позиции на рынке средств разработки настольных приложений с базами данных. Принцип хранения данных в Paradox сходен с принципами хранения данных в dBase - каждая таблица хранится в своем файле (расширение *.db), MEMO- и BLOB-поля хранятся в отдельном файле (расширение *.md). Формат данных Paradox не является открытым, поэтому для доступа к данным этого формата требуются специальные библиотеки. Ранние версии Paradox обычно предоставляли разработчикам баз данных существенно более расширенные возможности, такие как использование деловой графики в DOS-приложениях, обновление данных в приложениях при многопользовательской работе, визуальные средства построения запросов, на основе интерфейса QBE - Query by Example (запрос по образцу), средства статистического анализа данных, а также средства визуального построения интерфейсов пользовательских приложений с автоматической генерацией кода на языке программирования PAL (Paradox Application Language). Windows-версии СУБД Paradox, помимо перечисленных выше сервисов, позволяют также манипулировать данными других форматов, в частности dBase и данными, хранящимися в серверных СУБД. Такую возможность пользователи Paradox получили благодаря использованию библиотеки Borland Database Engine и драйверов SQL Links. Это позволило использовать Paradox в качестве универсального средства управления различными базами данных (существенно облегченная версия Paradox 7 под названием Database Desktop по-прежнему входит в состав Borland Delphi и Borland C++Builder именно с этой целью). Что же касается базового формата данных, используемого в этом продукте, то он обладает теми же недостатками, что и все форматы данных настольных СУБД, и поэтому при возможности его стараются заменить на серверную СУБД, даже сохранив сам Paradox как средство разработки приложений и манипуляции данными.

СУБД dBASE - это интегрированная среда для создания и манипулирования табличными БД, поддерживающая реляционную модель данных. Помимо самой среды, данная система содержит дополнительные программы, например администратор доступа к сетевым файлам, предкомпилятор, модуль для выполнения Run-Time. dBASE - это, по сути, семейство СУБД, которое на сегодняшний день считается самым популярным в мире. Это обусловлено отчасти историческим фактором, поскольку эта система на рынке была одной из первых программ такого профиля. В не меньшей мере популярность ее объясняется успешно заложенным командным языком и основами конструкции СУБД.

Для данного проекта была выбрана СУБД Paradox так как обладает всей необходимой полнотой функциональности необходимой для реализации задач, а также входит в состав среды разработки Borland Delphi 7, используемой для реализации проекта.