Файл: Коммуникации в организациях (КОММУНИКАТИВНОСТЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Понятие «коммуникативность» уже более двадцати лет находится в центре внимания специалистов в области управления, информационного менеджмента, организационного поведения, психологии и других наук. В любых крупных современных организациях, будь то промышленное предприятие, правительственное учреждение, коммерческая фирма, коммуникативность рассматривается как важнейший параметр функционирования их системы менеджмента. Роль и актуальность коммуникативности в современном деловом общении огромны. Но нередко в организациях существует непреодолимая проблема: взаимопонимание в общении между людьми, находится на том же низком уровне, на котором оно было двадцать или тридцать лет назад, когда впервые осознали его роль в современной организации. Большие усилия, направленные на достижение адекватного коммуникационного процесса, не всегда производят ожидаемый результат, поскольку коммуникативные отношения традиционно строились по схеме «сверху-вниз», то есть от руководителя к подчинённому. Но в любой организации существует множество иных видов коммуникационных отношений. На протяжении веков основной проблемой было, как добиться коммуникации путём передачи информации, неизбежно искажаемой в процессе коммуникационных контактов. Информация зависела от субъективных мнений, впечатлений, комментариев, оценок и т. д. Теперь перед организациями стоит другая проблема: проблема установления необходимого минимума коммуникационности, с тем чтобы люди понимали потребности друг друга, цели, видение ситуации и методы работы. Одна только информация этого не даст.

Целью данной работы является исследование коммуникаций в организации, для достижения поставленной цели, были выделены следующие задачи:

- рассмотреть теоретические аспекты коммуникаций;

- провести анализ коммуникаций в организации;

- разработать рекомендации по совершенствованию коммуникаций в организации.

Объект исследования – ПАО «Сотел».

Предмет исследования – коммуникации.

Структура работы состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

ГЛАВА 1 КОММУНИКАТИВНОСТЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Понятие и виды коммуникативности

Коммуникативность (коммуникабельность) согласно словарю иностранных слов означает способность, склонность к коммуникации, к установлению контактов и связей. Коммуникация же является одним из важнейших факторов современного менеджмента.

Коммуникация – это условие организации и общения людей, в широком смысле, обмен информацией. Современный менеджмент невозможен без коммуникации, так как с одной стороны он опирается на сложившиеся формы обмена информацией, с другой стороны – на формы, облегчающие совместную деятельность.

Коммуникативный процесс – процесс обмена разного рода сообщениями между двумя и более людьми, основная цель которого – обеспечить адекватное понимание данных сообщений.^[1]

Существует два вида коммуникации: информационный и личностный. Первый определяет процессы перемещения информации, второй – взаимодействие людей, осуществляемое благодаря движению информации, но не сводящееся полностью к информационным процессам, поскольку коммуникация определяется не только передачей и получением информации, но и её оценками, анализом, отношением, чувствами и индивидуальной интерпретацией. Например, при детской игре в испорченный телефон сообщения проходят по цепочке индивидуальных передач и искажается до неузнаваемости. Причин может быть множество: неправильное понимание, сокращение сообщения, намеренное искажение и др. Аналогичные процессы происходят и в любом коллективе любой организации. Но степень искажения здесь, кроме всего прочего, зависит и от управления.

Понятие «коммуникация» соединяет в себе три аспекта: движение информации; процесс управления; отношение человека к цели управления и решениям. Коммуникацию нельзя отождествлять с информацией и рассматривать как просто информацию, поскольку коммуникация отражает и неинформационные категории такие, как долг, ответственность, социальные и духовные ценности, интересы, совесть и другие. Именно они лежат в основе коммуникации и определяют её характер, особенности, тип, роль в совместной деятельности. Менеджер, занимающийся только перераспределением информационных потоков и информации, никогда не будет иметь успеха в своей сфере деятельности, так как людей чаще всего объединяют интересы, а не голая информация. Поэтому для менеджера очень важен сбор и поиск информации согласно интересам коллектива и отдельно взятых его членов. В этом напрямую и проявляется его способность к общению или лучше – к эффективному общению.

Общение – это многоплановый коммуникативный процесс развития контактов между людьми. Оно включает в себя и простой обмен информацией между его участниками, и, что чаще всего бывает в коллективах, коммуникативный обмен, включающий передачу чувств, настроения, обмен жестами взглядами, мимику и обязательно обратную связь – неотъемлемый атрибут общения, без которого общение сводится всего лишь к механической передаче информации. Многоплановость процесса общения определяется разновидностями коммуникаций.

Коммуникации, применяемые в системе менеджмента, подразделяются на следующие типы:

1. Внешние и внутренние коммуникации. Эти коммуникации отражают способы взаимодействия организации с другими системами и организациями.
2. Одно- и многоканальные коммуникации. Одноканальные коммуникации характеризуют явное и намеренно выделенное направление деятельности менеджера. Они, конечно, являются несколько однобокими, поскольку не охватывают другие возможные варианты общения. Многоканальные отражают разнообразие решаемых менеджером задач. Они более предпочтительны для менеджера, поскольку более разноплановы и богаты чем одноканальные.
3. Устойчивые и неустойчивые коммуникации. Устойчивость коммуникаций носит условный характер и зависит от того, как те или иные коммуникации отражают качество управления. Устойчивые коммуникации – это стабильные и налаженные связи. Неустойчивые, соответственно, нестабильные временные, случайные связи. Первые имеют позитивное значение, вторые, чаще всего, негативное. Конечно, каждый менеджер знает, какие связи мешают ему в работе, какие помогают, какие могут быстро исчезнуть.
4. Формальные и неформальные коммуникации. Формальные коммуникации определяют связи в рамках предписанных менеджеру функций и выделенных полномочий. Неформальные – возникают только в процессе человеческого общения и не зафиксированы в документах и инструкциях.
5. Ситуационные и постоянные коммуникации. Ситуационные коммуникации зачастую случайны и нередко отражают возникновение помех в общении, например, конфликтов, разногласий, споров, появляющихся в результате деятельности менеджера. Постоянные коммуникации носят систематический характер и являются степени предсказуемыми и ожидаемыми.
6. Мнимые и реальные коммуникации. В качестве мнимых коммуникаций выступают связи, которые существуют по установленным организационным положениям (инструкциям, приказам, распоряжениям, нормативным актам), но не реализуются в практической деятельности по каким-либо причинам. Реальные коммуникации в практической деятельности реализуются и действительно существуют, но могут отсутствовать в предписанных организационных положениях.
7. Социопсихологические, организационные, экономические. Коммуникации, на которых строится система мотивации и стимулирования людей.

В частности, для организации с позиций учёта управленческих уровней, выделяют следующие коммуникации. ^[2]

1. Коммуникации между организацией и средой. Коммуникации организации с потребителями налажены посредством рекламы и других средств продвижения товаров на рынок. С общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определённого имиджа организации на местном, государственном и международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и сообщать информацию по финансовому состоянию, маркетингу, о своём размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Лоббируя разные политические группы и комитеты, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Коммуникабельность главного руководителя здесь определяет престиж и дальнейшие возможности фирмы.

2. Межуровневые коммуникации. В рамках вертикальных коммуникаций, во-первых, сообщения передаются по схеме «сверху-вниз», т.е. с высших уровней на низшие. Так подчинённым уровням управления сообщается о текущих задачах, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах, изменении приоритетов и т.д. Во-вторых, в рамках тех же вертикальных коммуникаций организуется передача информации по схеме «снизу-вверх». Подчинённые с нижних уровней управления передают на высшие уровни свои предложения, сообщения о проблемах, результаты выполненной работы и т.д. Такая коммуникация, конечно, существенно повысить производительность труда, если с нижних уровней поступают дельные предложения и если вышестоящий руководитель поддерживает этот почин. Путь наверх информации снизу нередко очень тернист, поскольку такая информация требует одобрения у начальника каждого из высших уровней. Отдельно выделяются коммуникации между руководителем и подчинённым и руководителем и рабочей группой, описанные в книге М. Мескона. Разумеется отношения между руководителем и подчинённым являются наиболее очевидными коммуникациями в организации. Эта коммуникация составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя и связана с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчинённых; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность работы группы.

3. Горизонтальные коммуникации. Это коммуникации между различными отделами организации, находящимися на одном уровне управления, а также между сотрудниками одного отдела. Это весьма важные коммуникации, характеризующие работу людей с равными правами и полномочиями. Именно эти коммуникации нередко позволяют судить об эффективности организации.

Таким образом, можно сделать твёрдый вывод, что коммуникативность не проявляется без коммуникаций, а если и проявляется, то просто бесполезна – это коммуникативность для себя. Какими бы невероятными способностями в общении не обладал менеджер, если он не наладит устойчивые, надёжные и эффективные коммуникации – связи и контакты – в коллективе, то он обречён на неудачу. Наладить такие связи возможно, выяснив интересы людей и подбирая к каждому свою коммуникацию, не случайно до сих пор существует расхожее выражение, подтверждающее успешность в деятельности: «говори с каждым на его языке». Практики в области психологии доказали, что успех человека в его трудовой деятельности на 85% зависит от его коммуникативной компетенции.

1.2 Трудности и совершенствование коммуникаций в организации

Первый барьер – отсутствие обратной связи. Я тесно связываю наличие обратной связи с успешной коммуникативностью как руководителя, так и рядового подчинённого в организации в силу наличия разнообразных коммуникаций: и вертикальных, и горизонтальных.

Что такое обратная связь? Это процесс, когда отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями, то есть сообщение проходит в ту и другую сторону, возвращаясь обратно. В общем, обратная связь - это ответная реакция на то сообщение, которое было принято. Эта реакция отсылается назад отправителю, и по ней можно с большой долей уверенности судить о степени понимания и доверия к сообщению. Эффективная коммуникация должна быть двусторонней, обратная связь необходима, чтобы узнать, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Менеджер может быть уверен, что его информация будет в точности понята другой стороной. Но тогда он упускает из виду объективное огромного существование множества информационных помех (игра в «глухой телефон»). Руководитель, который не наладит адекватную обратную связь снижает эффективность своего управления. То же самое можно сказать, если обратная связь с сотрудниками, что называется, заблокирована, тогда менеджер будет находиться во власти иллюзий, что его понимают правильно.