Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Понятия процесса и процессного подхода).pdf

Нестабильная экономическая ситуация, сложившая в настоящее время не только в России, но во многих странах мира, вынуждает компании для повышения своей привлекательности на рынке и повышения эффективности бизнеса постоянно совершенствоваться. Для развития бизнеса и получения дохода для его поддержания, компаниям необходимы новые инновационные технологии и системы управления.

Целью повышения эффективности управления компанией является повышение прибыльности и конкурентоспособности за счет повышения качества продукции, услуг и связанной с этим деятельности.

Эффективность управления бизнесом можно проанализировать через оценку достигнутого результата. Хорошего результата можно достичь с помощью эффективного процесса, который, должен быть хорошо управляемым. Управление процессом повышения эффективности деятельности начинается с определения целей, ресурсов, технологии и конечного результата.

Изучив процессный подход с теоретической и практической точки зрения можно будет делать выводы о целесообразности его применения компаниями, применявшими ранее устаревшие подходы к оптимизации или вообще не улучшавшие свои процессы на протяжении многих лет.

В России, к сожалению, подавляющее большинство компаний находятся на низком уровне развития. Это связано не только с методами и средствами управления, но с отсутствием достаточного финансирования и со стороны частных инвесторов, и со стороны поддержки их государством. Конкуренции, как правило, нет. А это значит, что и улучшать что-либо нет необходимости.

А вот при изменении ситуации на рынке, когда начнут появляться компании с более эффективной системой управления, применяющие процессный подход в практике своей деятельности, для поддержания конкурентоспособности, необходимо будет предпринимать шаги к изменению и совершенствованию процессов.

В начале 90-х годов двадцатого века впервые на русский язык была переведена книга «Реинжиниринг корпорации: Манифест революции в бизнесе», в которой авторы Майкл Хаммер и Джеймс Чампи в качестве подхода к оптимизации бизнес-процессов предлагали «принципиальное переосмысление и радикальную перестройку бизнес-процессов для достижения кардинальных улучшений критических современных показателей эффективности процессов деятельности компании» (Реинжиниринг корпораций: Манифест революции в бизнесе, 2011). Возможно, в то время это и было способом улучшения бизнес-процессов, когда никаких альтернативных способов никто не знал.

Но кардинальное изменение процессов компании не всегда пойдет на пользу. Тем более, чтобы это большой стресс для персонала и в целом для бизнеса.

В настоящее время и в условиях неустойчивой экономической ситуации, применение процессного подхода в оптимизации бизнес-процессов является актуальным и перспективным направлением и успешно используется в современном мире. Данный аспект и послужил поводом для выбора темы курсовой работы. Целью мое работы является рассмотрение особенностей процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов компании, а также выявление сильных и слабых его сторон.

Кроме того, в процессе поиска информации и изучения материалов для написания работы, я познакомился с работами, кандидата технических наук, доцента, консультанта по управлению бизнес-процессами, автора книг по процессному управлению Владимира Владимировича Репина. В период с 2006 по декабрь 2011 года В.В. Репин был заведующий кафедрой Управления бизнес-процессами НОУ ВПО «ИЭФ «Университет». Книга «Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов», авторами которой являются В.В. Репин и В.Г. Елиферов, стала одним из основных источников информации для моей работы.

Глава 1. Понятия процесса и процессного подхода

Понятие процесса

Понятие процесс закреплено международными стандартами ГОСТ Р ИСО 9000-2015, в соответствии с которыми определение звучит следующим образом:

«Процесс: совокупность взаимосвязанных и(или) взаимодействующих видов деятельности, использующих входы для получения намеченного результата» (ГОСТ Р ИСО 9000-2015 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь, 2015).

Процесс достаточно простое понятие. Схематично процесс можно представить так, как показано на Рисунке № 1:

Рисунок № 1

Схематическое представление процесса

Все процессы компании взаимосвязаны. Результатом одного процесса является начало другого.

Авторы Репин В.В. и Елиферов В.Г. в книге «Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов» при описании процессов отмечают, что любая деятельность должна приносить пользу (Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов, 2013). В этом издании авторы определили необходимые шаги для корректного построения процесса.

Итак, для построения процесса необходимо определить:

ответственное за процесс лицо или группа;
какие необходимы ресурсы;
какие инструменты должны быть использованы в работе;
на какие затраты готов пойти заказчик, для достижения цели;
что должно в итоге получится.

Ответственное лицо – ключевая роль. Ответственное лицо будет описывать и разрабатывать требования, следить за ходом работ, оценивать результат и удовлетворенность заказчика.

Таким образом, как бы прост не казался процесс на первый взгляд, для его корректной работы необходим ответственный и профессиональных подход всех его участников. А чтобы все процессы работали и приносили пользу, необходимо, чтобы они были взаимосвязаны между собой. Вот за этот ключевой момент и отвечает процессный подход.

Процессный подход

Как я уже упоминал в предыдущем пункте 1.1, для того чтобы получить результат, компаниям постоянно необходимо управлять множеством взаимосвязанных между собой процессов. Как и понятие процесс, понятие «процессный подход» также закреплено международными стандартами ГОСТ Р ИСО 9000-2015. Стандарты ГОСТ Р ИСО 9000-2015 сделали процессный подход общепринятой нормой не только при оптимизации бизнес-процессов, но и в управлении. Стандарт ГОСТ Р ИСО 9000-2015 требует, чтобы процессы были идентифицированы, внедрены, управлялись и улучшались.

«Последовательные и прогнозируемые результаты достигаются более эффективно и результативно, когда деятельность осознается и управляется как взаимосвязанные процессы, которые функционируют как согласованная система» (ГОСТ Р ИСО 9000-2015 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь, 2015)

Процессный подход ориентирован прежде всего на оптимизацию и управление существующими в компании бизнес-процессами. Данный подход помогает систематизировать бизнес-процессы в соответствии с поставленными задачами.

Отличительными чертами процессного подхода к оптимизации бизнес-процессов являются:

распределение обязанностей;
ориентированность на повышения качества;
систематизация и автоматизация бизнес-процессов;
клиентоориентированность;
ориентированность на результат;
оперативное принятие решений;
непрерывное управление процессами;
понятность.

В рамках процессного подхода компания рассматривается как множество связанных бизнес-процессов. За счет непрерывного управления обеспечивается связь между отдельными процессами в рамках общего процесса. Вход одного процесса – это выход другого процесса, связанного с ним.

В процессном подходе, как и в отдельно взятом процессе, ключевая роль отведена лицу (группе лиц), отвечающему за ход выполнения и в целом за результат.

В учебно-методическом пособии «Информационные системы в экономике», авторами которого являются В.Б. Уткина и К.В. Балдина, указаны ключевые роли, используемые в процессном подходе (Информационные системы в экономике, 2004):

Владелец процесса – лицо (группа лиц), отвечающее за ход и результаты процесса. Владелец процесса должен знать бизнес-процесс, следить за его выполнением и совершенствовать его эффективность.

Лидер команды — работник, обладающий знаниями о бизнес-процессе и имеющий позитивные личные качества.

Коммуникатор – работник, обучающий команду различным методам работы, подготавливающий совместно с лидером совещания и анализирующий их результат.

Координатор процесса – работник, отвечающий за согласованную работу всех частей бизнеса и обеспечивающий связь с другими бизнес-процессами. Координатор должен обладать административными способностями и пониманием стратегических целей компании.

Участники команды – специалисты различных уровней иерархии. Участники команды получают поддержку и методическое обеспечение от консультанта и коммуникатора, вместе с лидером проводят моделирование, анализ и оценку бизнес-процесса.

Одним из основных элементов процессного подхода по мнению авторов книги является команда (Информационные системы в экономике, 2004, стр. 148-149). Существует несколько типов процессных команд:

Ситуационная команда – обычно работает на постоянной основе и выполняет периодически повторяющуюся работу.

Виртуальная команда – создается для разработки нового продукта или услуги.

Ситуационный менеджер – высококвалифицированный специалист, способный самостоятельно выполнить до 90% объема работ.

А.М. Вендеров в учебнике «Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем» описывает принцип построения бизнес-модели при процессном подходе следующим образом (Учебник. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем, 2002, стр. 224-226):

Верхний уровень модели должен отражать только контекст системы — взаимодействие моделируемого единственным контекстным процессом компании с внешним миром.

На втором уровне модели должны быть отражены основные виды деятельности (тематически сгруппированные бизнес-процессы) компании и их взаимосвязи. В случае большого их количества некоторые из них можно вынести на третий уровень модели. Но в любом случае под виды деятельности необходимо отводить не более двух уровней модели.

Дальнейшая детализация бизнес-процессов осуществляется посредством бизнес-функций - совокупностей операций, сгруппированных по определенным признакам. Бизнес-функции детализируются с помощью элементарных бизнес-операций. Описание элементарной бизнес-операции осуществляется посредством задания алгоритма ее выполнения.

По мнению автора, общее число уровней в модели не должно превышать 5—6. По мнению А.М. Вендерова этого вполне достаточно для построения полной функциональной модели.

Принципы формирования бизнес-модели на верхних уровнях в данном учебнике строиться так (Учебник. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем, 2002, стр. 226-227):

следует избегать чрезмерной детализации (модель бизнес-процесса верхнего уровня должна содержать не более 6-8 блоков функций);
следует использовать реально существующие названия функций или работ;
не следует пытаться детально отразить всю существующую логику процесса (это будет сделано при формировании детальных моделей);
важно отразить общую последовательность работ, подразделения участвующие в их исполнении, основные ресурсы;
важно отразить основную логику процесса.

Итак, для успешной реализации задачи требуется четкая цель, команда и, самое главное, описание того, что необходимо получить в конечном итоге. Главным инициатором и заказчиком должен выступать топ-менеджмент компании, но при этом цели и задачи проекта должны быть известны на всех уровнях структуры.

Глава 2. Внедрение процессного подхода

Теоретическое описание внедрение процессного подхода

Внедрение любой задачи перед запуском требует детального описания и согласования с заказчиком. В зависимости от поставленных целей, сложности и важности процесса определяется степень детализации при описании бизнес-процесса. Описание бизнес-процессов используется для понимания и систематизации работы, начиная с процессов отдельных подразделений и заканчивая бизнес-целями для развития и повышения конкурентоспособности на рынке.