Файл: Разработка конфигурации «Продажи».pdf

Введение

Управление проектами, различные методики которых сложились еще с середины прошлого века, за это время сформировались в очень специфическую сферу деятельности, которая на сегодняшний день применяется и используется в различных областях деятельности компаний, организаций, учреждений.

Созданы и внедряются международные стандарты управления проектами, в соответствии которых формируются процессы управления самыми различными проектами на сегодняшний день – от научно-исследовательских до продаж в различных магазинах.

Внедрение проектной деятельности, создание проектов и их реализация требует глобальных изменений в деятельности любой компании. Она может дать организации серьезные преимущества, как в конкурентной среде, так и внутри компании, поскольку позволяет быстро реагировать на изменяющиеся условия внешней среды вокруг компании. Но конкуренция компании с применением в своей сфере проектов зависит от того, насколько проявляют интерес к использованию проектной деятельность сотрудники компании.

Объектом исследования будет магазина автозапчастей.

Предмет исследования – использование информационных технологий в организации автоматизации учета запчастей в отделе продаж магазина автозапчастей.

Цель данной работы – оптимизация работы менеджера по учету продаж запчастей через разработку информационной системы в соответствии со спецификой работы исследуемой организации, автоматизация процессов ведения документации, получения отчетности по запросу руководства, а также приведение в соответствие номенклатурных форм, используемых в работе специалистов.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

• анализ организационно-правовых вопросов технологии работы магазина;
• изучение входной и выходной информации;
• создание информационной базы по учету запчастей в отделе продаж магазина, декомпозиция бизнес-процессов;
• автоматизация ведения справочной информации;
• автоматизация получения статистической отчетности по базе данных.

1 глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

В данной работе решается автоматизация задач менеджера по учету запчастей в отделе продаж магазина.

При этом ведется финансовая и экономическая деятельность предприятия, в которой используется компьютерная техника для выполнения расчетных и финансовых операций.

Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Бухгалтерский учет запчастей осуществляется по мере поступления и продажи запчастей и предъявления покупателям расчетных документов.

Отпуск запчастей покупателям осуществляется на основе следующих документов: договора о продаже.[3]

В данном комплексе решаются следующие задачи:

• формирование приходных накладных;
• формирование расходных накладных;
• учет запчастей в отделе продаж магазина автозапчастей.

Доставка запчастей от поставщика в компанию оформляется сопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и правилами перевозки грузов: накладной и счетом-фактурой.

На предприятии приходит большой объем сопроводительной документации, в частности накладных. В накладных бывает до 30 наименований.

Накладная ОКУД 0315003 выступает основанием для оприходования материальных ценностей. Расходным документом является накладная ОКУД 0330212, которая выписывается материально-ответственным лицом при оформлении отпуска готовой продукции со склада.

В накладной указываются номер и дата выписки; наименование фирмы поставщика и фирмы получателя; наименование и краткое описание продукции, ее количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска продукции.

Накладная выписывается в двух экземплярах, подписывается материально-ответственными лицами, сдавшими и принявшими продукцию, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Один экземпляр остается и у поставщика продукции, второй отдается получателю.

Также много проходит счетов-фактур. Содержание счета-фактуры аналогично содержанию накладной, и также выписывается в двух экземплярах (один остается у поставщика, второй отдается получателю).

Функционально-структурная модель «AS-IS» отражает существующие на момент обследования положение дел в организации и позволяет понять, каким образом функционирует организация, а также сформулировать предложения по улучшению ситуации. Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов является IDEF0.

Опишем бизнес процесс «Учет запчастей» с помощью диаграмм IDEF0. Построение модели начинается с представления всей системы в виде простейшего компонента – одного блока и дуг. После многочисленных декомпозиций можно проанализировать процесс.

Диаграмма IDEF0 «Учет запчастей» представлена на рисунке 1.

Диаграмма декомпозиции представлена на рисунке 2.

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма «Деятельность отдела продаж автозапчастей»

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма

«Деятельность отдела продаж автозапчастей»

Диаграмма потоков данных (DFD – Data Flow Diagrams), описывает взаимодействие источников и потребителей информации через процессы, которые должны быть реализованы в системе. Представим диаграмму DFD по учету запчастей на рисунке 3, 4, 5.

Рисунок 3 – Декомпозиция контекстной диаграммы

Рисунок 4 – Декомпозиция контекстной диаграммы

Рисунок 5 – Декомпозиция контекстной диаграммы

Целью автоматизации задач в деятельности менеджера по учету запчастей в магазине является уменьшение времени на предоставление актуальной информации о наличии запчастей в отделе продаж, их количестве, стоимости.

Автоматизация этих задач необходима для того, чтобы:

• уменьшить число операций;
• избежать дублирования информации;
• увеличить скорость обработки данных.

Формы первичных и выходных документов

К нормативно-справочной информации относится информация, использующаяся во многих циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени [4].

Формой первичного документа по автоматизации учета запчастей является приходная накладная, представленная на рисунке 6.

Рисунок 6 – Входной документ «Приходная накладная»

Выходным документов является «Расходная накладная» представленная на рисунке 7.

Рисунок 7 – Выходной документ «Расходная накладная»

На основе приходных и расходных накладных формируются отчеты по:

• остаткам запчастей;
• поступления запчастей;
• итоги продаж.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Клиент обращается в магазин для покупки запчасти, осуществляет выбор ее по каталогу. Если запчасть есть в наличии, то осуществляется продажа, если запчасти нет, формируют заявку.

Общая схема документооборота представлена в соответствии с рисунком 8.

Рисунок 8 – Схема документооборота

1.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Перечень входных документов в разрабатываемой информационной системе для магазина автозапчастей:

• информация о запчастях;
• информация о поставщиках;
• информация о клиентах;
• информация о сотрудниках.

Перечень выходных документов:

• информация о поступивших запчастях;
• информация о проданных запчастях;
• информация об остатках запчастей.

Состав экранных форм должен решать задачи, реализованные в отдельных экранных формах:

1. Заполнения и корректировки справочников.
2. Формирование приходных и расходных документов.
3. Запроса необходимой отчетности.

При анализе объема выполняемой работы, был выбран формат базы данных для реализации технологии работы по учету запчастей в виде отдельного файла, содержащего таблицы с условно-постоянной и переменной информацией. Требованиям разрабатываемой информационной системы удовлетворяет 1С: Предприятие 8.3.

Полученные выходные данные позволят получить информацию о запчастях в магазине, что позволит принимать управленческие решения по работе тех или иных специалистов, иметь представление об объемах выполняемых ими работ.

2 глава. Проектная часть

2.1. Характеристика разработанных справочников в среде 1С: Предприятие (справочники, константы, перечисления)

В созданной конфигурации создадим 4 справочника: Отделы, Поставщики, Клиенты, Номенклатура.

Рассмотрим их.

Таблица 1 - Отделы

Таблица 2 - Номенклатура

Таблица 3 - Клиенты

Таблица 4 - Поставщики

Для этого откроем в конфигураторе конфигурацию, выделим в дереве объектов конфигурации ветвь «Справочники» и нажмем кнопку «Добавить» в командной панели окна конфигурации.