Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Понятия процесса и процессного подхода).pdf

Самые популярные способы описания бизнес-процессов приведены в Таблице № 1 (Журнал "Справочник экономиста", №11, ноябрь 2013г):

Таблица № 1

Способы описания бизнес-процессов

Продолжение Таблицы № 1

После того как бизнес-процесс описан и согласован, необходимо создать механизм контроля над новым процессом. Механизм контроля включает инструменты контроля, методику контроля, описанные и утвержденные документально. Процесс будет четко и правильно работать только когда полностью понятен и заказчику, и исполнителю.

Оценка качества бизнес-процесса осуществляется с помощью анализа его результативности. Уолтер Шухарт впервые описал концепцию того как с помощью цикла можно управлять результативностью процесса в 1939 году в своей книге "Статистические методы с точки зрения управления качеством". Но, т.к. это метод активно продвигался другим не менее известным американским ученым Эдвардом Демингом, цикл называется его именем – цикл Деминга или циклом PDCA. Применение цикла PDCA характеризуется определенным набором действий.

Цикл PDCA представляет собой простую и наглядную модель управления качеством процесса, согласно которой для управления процессов нужно непрерывно повторять следующие этапы:

• планирование: что нужно сделать, когда это нужно сделать, кто должен это сделать, как это следует сделать и с помощью чего;
• выполнение: выполнение запланированных работ;
• проверка: дало ли выполнение работ ожидаемый результат;
• действие: производится корректировка планов с учетом информации, полученной на этапе проверки, и проводятся необходимые изменения.

В научно литературе существует великое множество схематичных представлений цикла Деминга. На мой взгляд наиболее наглядным является представленный на Рисунке № 2 (Репин В.В., Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов., 2013)

Рисунок № 2

Цикл Деминга

Процессный подход меняет суть управления. Все процессы компании описаны и структурированы. Все в компании подчиняется логической и продуманной цепочке действий.

Пример внедрения процессного подхода

Теперь попробуем на примере разобрать этапы внедрения процессного подхода. Допустим, необходимо описать простой бизнес-процесс запуска нового продукта.

Нарисуем схему запуска продукта как показано на Рисунке № 3:

Рисунок № 3

Схема запуска продукта

На этапе идеи формируется понимание будущего процесса. Создание концепта и анализ предполагают принятие окончательного решения: ответственные за процесс лица, ресурсы, затраты и конечный результат. На этапе описания процесса формируются все необходимые для реализации задачи условия.

А вот при разработке может возникнуть ситуация, когда описанный процесс невозможно реализовать. Причиной такой проблемы могут быть:

• отсутствие согласованности процессов в разных подразделениях;
• ошибки в описании;
• изменение условий запуска: внешние, такие как экономическая ситуация в стране, и внутренние (например, изменение политики компании).

Тогда схема запуска будет выглядеть по-другому (Рисунок № 4):

Рисунок № 4

Схема запуска продукта (изменения на этапе разработки)

Таким образом, происходит возврат на предыдущий этап, а это значит, что сроки согласованные и запланированные уже не актуальны. После исправления ошибок и недочетов, начинается вновь разработка проекта по запуску продукта.

После завершения разработки, устранения недочетов на этапе тестирования, которые также могут привести к возвращению на этап разработки, проект переходит в стадию внедрения и, наконец, к запуску в промышленную эксплуатацию.

В итоге, если не принимать во внимание факторы, связанные, в большей степени, именно с человеческим фактором, проект не только запущен в эксплуатацию, но также, в ходе описания и разработки были выявлены те недочеты бизнес-процессов, которые никогда не заметили бы в рабочем процессе без глубокого анализа.

Глава 3. Преимущества и недостатки процессного подхода

Преимущества процессного подхода

Преимущества процессного подхода на примере описаны мною в предыдущей главе. Также, в научной и учебной литературе о преимуществах процессного подхода сказано очень много. Из общей массы можно выделить следующее (Репин В.В., Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов., 2013, стр. 287-290):

• оптимизация системы управления;
• четко сформулированные показатели и критерии оценки результативности каждого этапа бизнес-процесса;
• ориентация управления стратегические цели;
• четкий порядок в разработке, утверждении и ведении документации;
• внедрение информационной системы в рамках системы управления;
• взаимозависимость результатов процессов между собой.

С введением процессного подхода появляется единообразие в описании деятельности, доступное и понятное всем участникам процесса, а также возможность простой и наглядной графической трактовки деятельности. Происходит выделение обязанностей, что облегчает требования к работникам.

Процессный подход - это простое и надежное определение точек контроля, что достигает в результате разбивки основного процесса на подпроцессы. Упрощается обмен информацией и сокращается обособленность подразделений.

Другим важнейшим преимуществом применения процессного подхода является возможность формализации технологии выполнения работ по организации деятельности компании и проектированию информационных систем поддержки рациональных бизнес-процессов.

Также надо отметить, что процессный подход характеризуется большими возможностями в отношении развитии системы управления компанией, расширяет возможности организаций в развитии бизнеса.

Недостатки процессного подхода

Идея процессного подхода в том, что успешное управление деятельностью компании может быть реализовано посредством управления через процессы. То есть, это означает переориентацию компании на процессы, что не всегда воспринимает оптимистично работниками, привыкшими с определенным стандартам работы и не готовым к переменам.

Одним из главных недостатков при изучении процессного подхода, на мой взгляд, является сложное описание процессов компании. Это огромная работа, требующая сложного и очень детального описания рабочих процессов каждого подразделения, связанного с запуском бизнес-процесса.

Помимо сложности описания процессов, можно также отметить сложность внедрения. Это связано с тем, что такой подход можно считать успешно внедренным только после того, как в компании будет налажено управление процессами. В пункте 2.2, на примере было показано как на стадии разработки задача останавливалось из-за необходимости уточнения дальнейшего процесса. Может возникнуть ситуация, когда проект не будет завершен по причине отсутствия эффективного управления процессами.

Это говорит о том, что отсутствие должного внимания со стороны руководства компании к организации работы и управлению (как персоналом, так и процессами) может загубить любой даже самый дорогостоящий проект. Система управления процессами не сможет быть создана, если в период внедрения процессного подхода топ-менеджмент не уделяет этому вопросу приоритетного внимания.

Заключение

Процессный подход имеет практически равное количество преимуществ и недостатков, однако нельзя не отметить, что те компании, где внедрен процессный подход, имеют более эффективную деятельность.

Процессная структура позволяет компании улучшить координацию деятельности персонала в рамках процесса, снижение затрат на выполнение операций и концентрацию на основных видах деятельности.

Процессный подход к анализу и моделированию бизнес-процессов, а также к последующей разработке требований к информационным системам позволяет оперативно изменять и/или дорабатывать описанные технологии, параллельно с эксплуатацией модернизировать информационную систему компании, наращивать мощность базы данных и поддерживать ее в актуальном состоянии.

Процессный подход один из основных инструментов, которые может использовать руководитель компании, планируя оптимизацию бизнес-процессов. Процессный подход лучше внедрять через принятие решения, а не по инициативе службы информационных технологий. Если это инициатива будет идти от сотрудников заинтересованных в этом подразделений, то процессный подход не даст ожидаемого эффекта и его реализация будет условной и формальной.

Для успешной реализации в процесс, должны быть вовлечен весь персонал компании. Для освоения навыков командной работы проводится обучение.

Проект необходимо начинать с определения стратегических целей компании и, на их основе, переходить к определению целей процессов. Отсутствие стратегических целей приводит к тому, что выбираются наиболее легкие и не глобальные показатели, которые, как правило, не имеют отношения к стратегии развития компании и к улучшению бизнеса.

Список использованных источников

1. (2002). В А. Вендров, Учебник. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. Финансы и статистика.
2. (2004). В К. Б. В.Б. Уткин, Информационные системы в экономике (стр. 141-145).
3. (2011). В Д. Ч. М. Хаммер, Реинжиниринг корпораций: Манифест революции в бизнесе (стр. Глава 2 Реинжиниринг: путь к изменениям). Манн, Иванов и Фербер.
4. (2013). В Е. В. Репин В.В., Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. Манн, Иванов и Фербер.
5. (2015). В ГОСТ Р ИСО 9000-2015 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (стр. п. 3.4.1).
6. (2015). В ГОСТ Р ИСО 9000-2015 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (стр. п. 2.3.4.1).
7. Журнал "Справочник экономиста", №11. (Ноябрь 2013).
8. Репин В.В., Е. В. (2008). Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. . РИА «Стандарты и качество».