Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Предоставление рекламных услуг» (Построение бизнес-процессов «как есть»).pdf

Введение

В рамках данной работы проведено проектирование информационной системы для менеджера рекламного агентства.

Автоматизированная система менеджера рекламного агентства может включать в себя компоненты: автоматизации продаж; автоматизации маркетинга, автоматизации обслуживания клиентов.

В настоящее время создание автоматизированных систем для рекламных агентств является актуальной задачей, так как способствует улучшению качества обслуживания клиентов и, как следствие, повышение уровня продаж и способствует росту оборота компаний.

Целью данной работы является регламента бизнес-процесса для рекламного агентства.

Задачи проекта:

- изучение специфики предприятия, декомпозиция бизнес-процессов;

- выбор инструмента моделирования бизнес-процессов;

- определение недостатков существующей технологии;

- определение напраавлений модернизации бизнес-процессов;

- моделирование бизнес-процессов «как будет».

Объектом исследования является ООО "Рекламно-Производственное объединение "Три-А".

Предмет исследования – рабочее место менеджера.

Метод исследования – изучение текущего состояния бизнес-процессов в сфере работы менеджера рекламного агентства, включенное наблюдение, математическое моделирование.

1. Построение бизнес-процессов «как есть»

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

Объектом исследования в рамках данной работы является рекламное агентство ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А».

ООО "Рекламно-Производственное объединение "Три-А" предоставляет широкий спектр услуг на рынке рекламы. Компания успешно работает с 2001 года. Основными направлениями работы компании являются [1]:

- Разработка рекламных материалов;

- Разработка рекламных роликов;

- Разработка и производство рекламных буклетов;

- Производство баннеров;

- Адресная рассылка;

- Адресная доставка;

- Безадресная рассылка;

- Безадресная доставка.

- Доставка рекламной продукции по почтовым ящикам;

Безадресное и адресное распространение рекламной продукции (флаеров, газет, листовок, каталогов и т.д.) по почтовым ящикам является одним из самых эффективных и малобюджетных продвижений товаров и услуг.

---

Проведение безадресных рассылок позволяет получать ряд преимуществ перед конкурирующими организациями, связанных с:

- возможностью получения полного контакта с потенциальными потребителями услуг рекламного агентства;

- возможностью размещения большого объема информации на носителях;

- продолжительностью воздействия рекламных сообщений на целевую аудиторию;

- возможностью использования территориального фактора;

- возможностью осуществления контроля объемов тиража и качества безадресной доставки рекламной продукции по почтовым ящикам (совместные проверки)
внутренний контроль распространения рекламы нашей компанией
рекомендации наших клиентов;

- адресная доставка рекламной продукции по почтовым ящикам;

- адресная доставка (директ маркетинг) - доставка письма, рекламного носителя, газеты, каталога конкретному адресату и относится к прямому маркетингу. Позволяет осуществить прямое рекламное воздействие на определенную целевую аудиторию, в основе которого лежит индивидуальный подход к каждому получателю сообщения.

- реклама в коттеджных городках;

- все виды полиграфических услуг. Полиграфия - это неотъемлемым рекламно-информативный инструмент продвижения и развития бизнеса. Оригинальная визитка, информативный флаер или каталог с вашей продукцией - это то, что выгодно выделит предложение среди конкурентов. ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» предоставляет услуги по печати визиток, листовок, флаеров, каталогов, газет, постеров, наклеек и т.д.

- наружная реклама;

- дизайн/фирменный стиль/брендинг;

- реклама на транспорте;

- реклама в метро.

Многолетний опыт и знания, имеющие огромную практическую основу, является гарантией успешной работы компании. Организационная структура ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» приведена на рис.1.

Рисунок 1 - Организационная структура ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»

Как показано на рис.1.1, в структуру ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» входят 5 отделов, находящихся в подчинении генерального директора. Структура ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» является линейно-функциональной.

Рассмотрим основные функции подразделений рекламного агентства.

В функции специалиста по разработке входит разработка дизайн-проектов рекламных материалов, а также фото-, видео- и аудио материалов. В состав данного отдела входят специалисты, работающие с программным обеспечением обработки изображений, звука, видео. В состав данного отдела также входят 2 специалиста по информационным технологиям, в функции которых входит поддержка функционирования программного обеспечения указанного профиля.

---

Специалист по работе с клиентами курирует вопросы заключения договоров на реализацию продукции компании, а также вопросы доставки рекламных материалов (адресные и безадресные рассылки, рассылки по электронной почте).

Полиграфисты производят печать рекламных буклетов, материалов для рассылки согласно заявкам от клиентов.

Бухгалтер-экономист проводит анализ эффективности работы рекламного агентства, определяет ценовую политику, бухгалтерский и налоговый учет.

В состав общего отдела входят:

- специалист по кадрам и делопроизводству;

- юрисконсульт;

- специалист административно-хозяйственной части.

Организационно-экономические параметры ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» за 2016г. приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1

Организационно-экономические параметры ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» за 2016г.

№ п\п	Наименование характеристики (показателя)	Значение
1	Суммарная прибыль, тыс.руб.	15326
2	Количество сотрудников, чел.	9
3	Количество офисов	2
4	Количество клиентов – заказчиков рекламной продукции	236
5	Количество наименований продукции	52
6	Фонд заработной платы, тыс. руб.	5260

Специалисты отделов рекламного агентства работают с первичной информацией (договора на изготовление, доставку, распространение продукции, платежные документы). Специалисты отделов, по материалам поступившей первичной информации готовят отчеты для начальников отделов, которые готовят консолидированную отчетную информацию для генерального директора.

Информация, циркулирующая в системе ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А», может предоставляться и обрабатываться как в автоматизированной, так и в неавтоматизированной форме.

В данной работы был проведен анализ функционирования технологии работы специалиста экономического отдела рекламного агентства. Структура экономического отдела рекламного агентства приведена в таблице 1.2.

Таблица 1.2.

Функционал специалистов экономического отдела ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»

Наименование должности	Количество ставок	Функциональные обязанности
Начальник отдела	1	Курирует деятельность специалистов экономического отдела, утверждает ценовые параметры на продукцию предприятия
Специалист по бухгалтерскому учету	2	Ведение бухгалтерского учета основных средств, заработной платы, налогового учета, сдача отчетности в государственные органы
Экономисты	2	Анализ экономической эффективности оказываемых услуг и производимой продукции, расчет себестоимости, анализ нагрузки на специалистов рекламного агентства

---

Перечень видов первичной информации, с которой работают специалисты ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А», представлен в таблице 1.3.

Таблица 1.3.

Перечень видов первичной информации ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»

Вид информации	Отдел	Носитель	Способ
Заявка на изготовление продукции	Отдел по работе с клиентами	Журнал приема заказов	Частично автоматизированный
Договор на изготовление продукции	Отдел по работе с клиентами	Номенклатура дел	Неавтоматизированный
Счета и счета-фактуры	Экономический	Номенклатура дел	Автоматизированный
Договор на распространение рекламных материалов	Экономический	БД СБИС++	Неавтоматизированный
Движение по расчетному счету	Экономический	Банк-Клиент	Автоматизированный
Файлы рекламных материалов	Отдел разработки, полиграфический отдел	Каналы связи	Автоматизированный

Таким образом, как показано в таблице 1.3, большая часть первичной системы ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А» поступает в неавтоматизированной форме. Далее специалисты отделов вводят поступившую информацию в базы данных программных комплексов предприятия, после чего формируется отчетность для руководителей подразделений и консолидированная отчетность для генерального директора. Вместе с тем, существует ряд технологий, в рамках которых на этапе консолидации информации работа с информацией производится в ручном режиме путем ввода данных в MS Excel, так, например, в данном режиме обрабатывается информация о поступивших заявках на изготовление рекламных материалов.

В рамках данной работы мной было проведено изучения основных технологических задач в рамках функционирования автоматизированной системы предприятия, а также перспектив автоматизации технологий, выполняемых в ручном режиме. В таблице 1.4 приведен перечень автоматизированных задач в рамках технологии работы специалистов ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А».

Таблица 1.4.

Перечень автоматизированных задач технологии работы специалистов ООО «Рекламно-Производственное объединение «Три-А»

Наименование задачи	Отдел	Название ПО
Учет договоров	Общий отдел (специалист-юрисконсульт)	Учет договоров
Бухгалтерский учет	Экономический	1С Предприятие: Бухгалтерский учет
Учет заработной платы	Экономический	1С Предприятие: Зарплата и Управление Персоналом
Сдача отчетности, ЭДО с госорганами	Экономический	СБИС++
Работа на торговых площадках	Экономический, Отдел продаж, Юридический	ЭТП-Клиент
Учет поступившей оплаты за изготовление рекламных материалов	Экономический	1С Предприятие
Удаленная работа с расчетным счетом	Экономический	Система «Банк-Клиент»

---

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

В настоящее время для моделирования бизнес-процессов разработано множество методологий, среди которых наиболее распространенными являются: DFD, IDEF0, IDEF3, ARIS, UML.

Согласно поставленным задачам в рамках данной работы проводится анализ информационных потоков на примере рекламного агентства без проведения проектирования хранилищ данных, также определяются «узкие места» существующей технологии, определяются пути совершенствования бизнес-процессов.

Методология DFD предполагает анализ и проектирование хранилищ данных, IDEF3 служит для анализа участков работы основного бизнес-процесса, поведения системы в различных ситуациях. Методология UML применяется при непосредственном проектировании информационных систем. Для реализации поставленных в данной работе задач подходят методологии ARIS и IDEF0.

В качестве инструмента моделирования выберем нотацию IDEF0 и программное средство моделирования - CA ERWin Process Modeller.

Описание IDEF0 модели построено в виде иерархической пирамиды, в вершине которой представляется самое общее описание системы, а основание представляет собой множество более детальных описаний.

Нотация IDEF0 построена на следующих принципах [11]:

1) Возможность графического описания моделируемых процессов. Процессы и информационные потоки изображаются в форме блоков и дуг. Операции или функции отображаются в виде Блоков, а взаимодействие между входами/выходами операций, входящими в Блок или выходящими из него – в форме дуг.

2) Лаконичность. Графический язык позволяет большой объем информации о бизнес-процессах изобразить на одной диаграмме.

3) Нотация IDEF0 имеет единые подходы к стандартам, что позволяет избегать двойных толкований графического изображения. Основными стандартами являются [5]:

– наличие от 3 до 6 функциональных блоков;

– информация не должна выходить за рамки контекста;

– диаграммы должны обладать связанностью интерфейса, когда номера блоков, дуги и ICOM коды имеют единую структуру;

–имена функций блоков и наименования дуг должны быть уникальными;

– четкость определения ролей данных и разделения входов и управляющих воздействий;

– лаконичность замечаний для Дуг и имен функций;

– каждому функциональному блоку необходимо сопоставление как минимум одной управляющей дуги;

---