Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом». ..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Фильмы смотрят абсолютно все. Но далеко не всегда есть возможность посетить кинотеатр, а по телевизору увидеть желаемую картину, в результате чего усиливается популярность видеопрокатов. Надо сказать, что с точки зрения бизнеса видеопрокаты уже прошли этап получения сверхприбылей. Более того, на сегодняшний день этот рынок считается перенасыщенным. Тем не менее, даже не смотря на это, видеопрокаты привлекают инвесторов простотой организации.

Основными преимуществами этого вида бизнеса являются:

• легко просчитывается;
• практически не имеет рисков;
• требует небольших затрат;
• имеет прогнозируемый доход;
• сопровождается стабильностью.

Большинство инвесторов, обладающих средствами в объеме до 30 тыс. долларов, рассматривают в качестве сферы вложения капитала создание видеопроката. Во многом на это повлиял опыт других стран, в которых, не смотря ни на что, прокатный бизнес не только успешно функционирует, но и активно развивается. Поэтому тема актуальна.

Целью настоящей курсовой работы является разработка информационной системы для автоматизации документооборота, сопровождающего бизнес-процессы видеосалонов ТОО «Меломан», которая представляет собой автоматизированную информационно-справочной систему для осуществления оптимального руководства рассматриваемой компанией.

Поставленная цель достигается путем последовательного решения целого ряда задач, а именно: определения исходных данных для разработки системы; разработка информационной модели; документирование общего построения системы; разработка плана внедрения управленческой информационной системы; определение преимуществ и недостатков системы, перспектив ее дальнейшего применения.

Объектом исследования является предприятие ТОО «Меломан».

Предметом является процесс, который позволит вести учет выданной в прокат видеопродукции.

Система автоматизации документооборота позволит достичь следующие функции:

• автоматизация ввода, контроля и загрузки данных первичных документов в базу данных с использованием экранных форм;
• ведение файлов с условно-постоянной информацией в базе данных;
• автоматизация выдачи результатных документов;
• автоматизация выдачи справочной информации;
• автоматизация обмена информацией между подразделениями компании;
• автоматизация системы формирования актуальной отчетности для оценки эффективности и качества выполняемых работ с целью принятия необходимых управленческих решений;
• сокращение времени обработки и получения оперативных данных для принятия управленческих решений;
• повышение степени достоверности обработки информации;
• повышение степени автоматизации получения первичной информации;

ИС должна обеспечивать выполнение всех этих действий, а также должна обладать удобным и простым для восприятия интерфейсом и справочной системой.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Видеопрокат на сегодняшний день является одним из популярных видов бизнеса. Даже, несмотря на то, что этот сектор уже в некоторой степени перенасыщен, инвесторы с большой охотой вкладывают свои средства в данное предприятие. Одним из представителей данного рынка услуг в Москве, является компания ТОО «Меломан».

Организационно-правовая форма предприятия - товарищество с ог­раниченной ответственностью.

Компания ТОО «Меломан» имеет сеть видеосалонов по городу Алматы и предоставляет услуги видеопроката и реализации видеопродукции на DVD дисках. Видеосалоны компании преимущественным образом расположены в спальных районах города, так как они достаточно густо населены и, к тому же, в таких районах обычно нет кинотеатров. Каждый видеосалон имеет площадь около 40 кв. м. Для функционирования видеопроката все видеосалоны оборудованы стеллажами и шкафами, предназначенными для хранения видеозаписей. Кроме того, видеосалоны оснащены каталогами фильмов и цветными рекламными плакатами новинок кино, а также кассовыми аппаратами, телевизорами, проигрывателями видео и компьютерами.

На сегодняшний день каждый видеосалон компании ТОО «Меломан» имеет видеотеку в количестве более 10500 DVDдисков, выпущенных на лицензионный рынок России компаниями "VideoGram", "WestMulimedia", "CP Digital", "Twister и др. Видеофонд компании еженедельно пополняется киноновинками и увеличивается на 50 – 200 кинокартин ежемесячно. Все диски снабжены специальными голографическими марками «Легализовано для видеопроката». Поставка товара на реализацию осуществляется по договору франчайзинга с концерном «Викинг-Видео». Согласно договору концерн предоставляет право на торговую марку «Викинг-Видео», обеспечивает техническое обслуживание оборудования и поставку товара. Согласно договору «Викинг-Видео» выплачивает агентское вознаг­раждение 70% от выручки проката и 15% от выручки продажи. Деятельность видеосалонов обусловлено договорам франчайзинга с поставщиком на право проката DVDдисков. Данный договор даёт право проката DVD дисков на одной точке проката, и заключается на один календарный год. Цены на видеопрокат устанавливаются концерном «Викинг-Видео» от 20 до 50 рублей в сутки. Вся продукция лицензирована, сертифицирована и защищена патентами.

Потенциальные потребители услуг видеосалонов ТОО «Меломан» население всех возра­стных групп. Каждый видеосалон ТОО «Меломан» в сутки посещает в среднем 40 – 60 человек, а каждый DVDдиск может принести доход от 20 до 100 рублей в день. Для расширения границ бизнеса и увеличения доходов в видеосалонах компании ТОО «Меломан» предлагается дополнительная услуга по продаже чистых DVDдисков, Flash-накопителей, батареек и других сопутствующих товаров.

Таким образом, ежемесячный средний доход от одного видеосалона составляет по прокату 500000-600000тг, по продаже – 400000-500000тг.

Сотрудники видеосалонов ТОО «Меломан» занимаются проведением рекламных акций в виде поощрения наиболее актив­ных и постоянных клиентов привлечением внимания будущих клиен­тов и увеличением выручки от существующих клиентов. Конкурентоспособность продукции компании обусловлена не только высоким сервисом обслуживания клиентов и гибкой системой скидок для постоянных клиентов, но и высоким качеством продукции и скоростью появления новинок.

Среди функций управления, осуществляемых в компании ТОО «Меломан» в ходе его деятельности, можно выделить следующие функции:

Работа видеосалонов.

Складской и бухгалтерский учет.

Управление компанией.

Для характеристики существующих бизнес-процессов компании ТОО «Меломан» с помощью CASE-средства BPWin, которое предназначено для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов, была составлена структурно-функциональная диаграмма в методологии IDEF0. Модель «AS-IS»

Декомпозиция модели «AS-IS» А-0 (модель «AS-IS» А0 Деятельность компании ТОО «Меломан») представлена в на Рис. 1.2.

Рис. 1.2 – Развёрнутая схема процессов компании ТОО «Меломан»

В результате анализа построенной модели, можно отметить что функции «Управление компанией» и «Складской и бухгалтерский учет» автоматизированы с помощью программного продукта «1C:Бухгалтерия 8.0».

При выполнении функции «Работа видеосалонов» протекают бизнес-процессы, которые сопровождаются формированием сопроводительной документации. В данный момент времени, функция «Работа видеосалонов» частично автоматизирована с помощью программных продуктов пакета «MSOffice 2007». Таким образом, решаемая в ходе работы видеосалонов компании ТОО «Меломан» экономическая задача, касается следующих направлений экономической деятельности предприятия:

• оперативное обслуживание клиентов видеосалонов;
• сокращение сроков формирования сопроводительной документации и отчетности;
• снижение трудоемкости и сокращение стоимости работ при формировании сопроводительной документации и отчетности;
• освобождение работников от ручной работы за счёт её автоматизации;
• оперативный контроль за выданной в прокат продукции;
• повышение уровня организации и улучшение качества обслуживания клиентов;

1.1 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В видеосалонах компании ТОО «Меломан» проводится работа с клиентами по продаже и сдаче в прокат видеопродукции. Клиент видеосалона имеет возможность получить устную консультацию по продукции и новинкам от продавца-консультанта, просмотреть рекламный каталог продукции и выбрать необходимую продукцию. Оплата купленной видеопродукции, либо взятой в прокат происходит в кассе видеосалона и сопровождается записью в журнале учета проданной и выданной видеопродукции. Кассир с помощью программного продукта MSExcel 2007 ведет учет продукции и клиентов видеосалона, а также формирование отчетности, необходимой для предоставления в бухгалтерию и руководству компании. С помощью программного продукта MSWord 2007 происходит формирование сопроводительной документации, необходимой для реализации, либо сдачи видеопродукции в прокат.

Для декомпозиции функции «Работа видеосалона», с помощью CASE-средства BPWin, была построена диаграмма IDEF0 модели А1 «Работа видеосалонов», которая представлена на Рис. 1.3.

Рис. 1.3 – Модель "AS-IS" A1 "Работа видеосалонов"

Ежемесячно формируется отчет о списанной видеопродукции, который отображает информацию о видеопродукции, списанной по причине не сдачи клиентом, за определенный период.

Для обеспечения учета должников необходимо формировать отчет о том, сколько видеопродукции находится у клиентов видеосалона, которые не сдали её в запланированный срок. Отчет о должниках, которые не сдали в срок видеопродукцию, взятую в прокат, формируется ежедневно.

В обязанности кассира видеосалона входит учет и предупреждение клиентов видеосалона об истечении срока сдачи видеопродукции с проката.

Функции кассира видеосалона:

• Выдача видеопродукции в прокат и формирование квитанции
• Расчет суммы аренды видеопродукции
• Учет выданной в прокат видеопродукции
• Учет не сданной в срок видеопродукции
• Расчет суммы штрафа за не выполнение сроков сдачи видеопродукции
• Списание видеопродукции и формирование акта списания
• Прием оплаты от клиентов видеосалона за услуги проката
• Ведение журнала учета
• Формирование выходной отчетности

Для предоставления справочной информации о видеоновинках и видеопродукции находящейся в прокате, а также формирования отчетов и сопроводительной документации используютсяфункция поиска и фильтры продукта MSExcel. Использование большого количества не связанных таблиц обуславливает высокую трудоёмкость сбора, регистрации и обработки информации (от 2 до 10 мин. на одну операцию), а так же снижению оперативности работы подразделения.

В связи с тем, что от 50 до 60 процентов DVDдисков видеосалона постоянно находится на руках у клиентов, а в сутки видеосалон посещает в среднем 40 – 60 человек, требуется формирование и учет большого количества сопроводительных документов. Это, в свою очередь, обуславливает необходимость в большом количестве сотрудников, работающих с документацией и отчетностью, что влечет за собой дополнительные трудовые затраты.

Схема документооборота документа «Квитанция», сопровождающего оплату заказа, представленана Рис. 1.4.

Рис. 1.4 – Схема движения документа «Квитанция»

Аналогичным образом выглядит схема документооборота документа «Товарный чек», которая сопровождает продажу видеопродукции и представлена на Рис. 1.5.

Рис. 1.5 – Схема движения документа «Товарный чек»

Схема документооборота документа «Договор о прокате», сопровождающего прокат видеопродукции, представлена на Рис. 1.6.

Рис. 1.6 – Схема движения документа «Договор об аренде»

Технология «бумажного» и «частично автоматизированного» документооборота выражается в неэффективной организации деловых процессов, связанных с документами и несоответствии современным требованиям управления организациями.

К тому же, отсутствие информационной системы для автоматизации ручной работы сотрудников видеосалонов ТОО «Меломан», приводит к|до| очень низкой скорости обработки и формирования отчетов и сопроводительных документов и не позволяет эффективно контролировать |выданную в прокат видеопродукцию. Из-за больших объемов ручной работы сотрудников видеосалонов ТОО «Меломан» возникают следующие проблемы:

• Увеличение времени на обработку и формирование сопроводительных документов и отчетов.
• Затруднение поиска документов в журнале учета.
• Усложнение контроля выданной в прокат видеопродукции.
• Некорректный учет проданной и выданной в прокат видеопродукции.
• Неэффективный анализ работы видеосалона.
• Замедление документооборота.